《办公室管理》期末复习指导

第一部分 ：复习应考的注意事项

（一）考核形式

本课程的考核形式为形成性考核和期末考试相结合的方式，本课程形成性考核为课程平时作业。考核成绩由形成性考核成绩和期末考试成绩两部分组成，考核成绩满分为100分，60分为及格。其中形成性考核成绩占考核成绩的20%，期末考试成绩占考核成绩的80%。期末考试采用闭卷笔试形式，卷面满分为100分，考试时间为90分钟。

（二）试题类型及分配比例：

试题类型分为：单项选择题、判断题、简答题、设计题、案例分析题等。各题所占比例分别为：10%、 10%、 20%、、30%、30%。

（三）复习资料及其使用

1、《办公室管理》期末复习指导，非常重要，它是浓缩了的考试范围，要认真看。

2、本复习材料

3、《办公室管理》教材，考前通看一遍，熟悉教材的篇章结构。

（四）应试要注意的问题

1、考试时试卷书写要工整，一定要注意认真审题，每个问题均要回答。不能留空白。

3、本课程试题题量较大，一定要注意把握时间，先易后难。

第二部分 ：平时作业（作业内容占期末考试内容有一定比例）

以下彩色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。

第一次作业

一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

本题主要考核本课程的教材P3—5的 办公室实务的范围和内容 这一知识点。

办公室实务工作一览表

在一起而失分。

在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。

二、办公用易耗品主要包括哪些？

本题主要考核本课程的教材P19的 办公用品的种类 这一知识点。

办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

本题主要考核本课程的教材P25的 文员工作指导思想 这一知识点。

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳，当上司分派两项以上工作时，必须排定优先顺序。2．实施的步骤，同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。

三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕 计划——实施——检查 这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。

四、按照 优先顺序 处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

本题主要考核本课程的教材P27的 按照‘优先顺序’处理工作 这一知识点。

在按照 优先顺序 制定计划书时，要按以下三个步骤进行：

1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。

2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。

3．同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于重要并且紧急的事的优先顺序要与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。

本题的例子请同学们见教材第28页。

五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。

1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。

本题主要考核本课程的教材P32的 文员的工作方法 这一知识点。例：

1． 首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

（3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出

了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，例如进言方法，应重点体会 适时、适事、适地、适度 ，从而加深对所学知识的理解和掌握。又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。

第二次作业

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。

本题主要考核本课程的教材P42-46的知识点。以下为参考答案：

同：1．都应先问好，再传达自己的信息；

2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

4．都应简明扼要表达自己的意思。

异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。

2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。

二、了解 电视会议 、 交互式电话会议 的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。

本题主要考核本课程的教材P59的 电视会议 和 交互式电话会议 这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。本题答题思路如下：

1．基本用途：

电视会议 主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。 交互式电话会议 的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。

3．各自的优劣：

电视会议 ——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。 交互式电话会议 ——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。

本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

本题主要考核本课程的教材P65的 邮件的分拣 这一知识点。

（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照收件部门的名称分拣；（3）按照邮件的重要性分拣；此外各单位还可以依照自己的标准进行分类。

要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题主要考核本课程的教材第72页的 上司不在时邮件的处理 这一知识点。

（1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复。

（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间。

（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。在回信上签上自己的职称（某某人的文秘人员），发出前复印一份，留待上司过目。如果是回电或面谈，则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容，以备后查。

（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表。表上列出何时收到邮件？怎样处理的（文秘人员回信或转送他人）？做了哪些事？采取了哪些措施等等，有些内容需要上司回来决定。

（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报。

（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话。文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。

（7）把寄给上司邮包连续编号（如4—1、4—2、4—3），这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。如果上司经常换地方，在邮包上编号尤为重要。

（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上 需要签字的信件 、 需要您处理的信件 、 需要读的信件 （这些信件已经答复，但上司可能要过目）、 报告 、 一般阅读材料 （上司可能想读的广告和出版物）。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

本题主要考核本课程的教材P88的 上司拒绝接见来访者的做法 这一知识点。

上司正在开会时—— 让您久等，抱歉。他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？ 上司繁忙时—— 真对不起，某某（上司）现在正忙，放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。 上司即将外出—— 对不起，某某先生（上司），已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。我叫××，是他的文员。 然后将留言记录下来。 远道来访或有重要事情的来访——先告诉来访者 他（上司）即将外出…… 再去通报上司。若上司指示代理人，便向来访者传达 抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。请往这边走…… 使对方能充分了解情况。

六、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。

答案：参见教材第137页。会议记录的写法，应该注意如下的事项：

a. 以决定事项为重点，逐项列出较易明了；

b. 简洁而有要领地写出会议经过，不一定要写所有人员的发言；

c. 要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提出？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上；

d. 要写正确、清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。

第三次作业

一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

本题主要考核本课程的P165的 日程安排计划表的种类和管理 这一知识点。

1．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对以上四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

本题主要考核本课程的P202的 文秘人员对上司主要工作的辅佐 这个知识点，本题答题思路如下：

1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

另：第三题主要是给同学们提供了一个编写 工作任务单 的范本，同学们可以学习一下。最好能够根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个 工作任务单 。

第四次作业

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

本题考核本课程的P227的 口头语言的特征 和P228的 敬语的用法 这两个知识点。

1．口头语言的基本特征：

（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。

（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。

（3）有歧义。因为汉字一音多字。

（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。

2．敬语使用的一般场合：

（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。

（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。

（3）敬语一般针对：

年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

二、简要阐述社交话题的选择。

本题主要考核本课程P242的 社交话题的选择 这个知识点，本题答题思路如下：

1．合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；

（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；

（5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。

2．不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。

（5）夸耀自己的话题。

（6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？

本题主要考核本课程的P246的 印章的使用 这一知识点。

1．印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。

2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。

（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。

要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

本题主要考核本课程的P257的 收文处理 这一知识点。

1．收文处理的程序：

签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。

2．分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好 公文处理单 ，连同文件一并送批；

（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。

五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。

本题主要考核本课程的P265的 文书立卷标准 这一知识点。

1．类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

2．按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。如 关于某型号产品 可以将开发设计、工艺安排、加工制造、商标包装、产品销售、附加情况等方面资料组合在一起立卷。

同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

本题主要考核本课程的P272的 档案的利用 这一知识点。

1．通过设臵档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

2．通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；

3．根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；

4．利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；

5．以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；

6．将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；

7．通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

第三部分 ：综合练习题

一、单项选择题

1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ B ）。

A．服务性 B．决策性

C．专业性 D．主动性

2．办公室布臵要注意（ D ）。

A．上司单独用的办公桌椅靠墙放

B．一般办公室桌椅最好面对面放臵

C．打字、复印间离上司办公室近些

D．各种沟通、保密

3．文员在进行办公室布臵时，以下哪些行为是不适宜的？（ C ）。

A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

4．以下关于文员对办公室布臵的情况，哪一个是错误的？（ B ）。

A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品

B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放臵整齐，东西可放得满一些

C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识

D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

5．在办公室里，（ D ）的位臵是上座。

A．离入口最远 B．离入口最近

C．靠近门口 D．靠近窗户

6．传真机的使用哪一项是不对的？（ B ）。

A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送

C．不宜发送礼仪性文本 D．不宜发送私人、保密文本

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（ A ）。

A．接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电

C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿

8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（ A ）。

A．录音时需将监听开关至于 ON 位臵

B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米

D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ D ）。

A．安臵窗帘遮挡室外光线

B．与其他设备正确连接

C．投影机要远离热源

D．应设臵电脑的桌面屏幕保护功能

10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ B ）。

A．订购 B．制造

C．分配 D．储备

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ B ）。

A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾

B．让员工们随意领取办公用品

C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

D．用库存一览表来储备办公用品

12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（ B ）。

A．没有任何设想就应着手从事该项工作

B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行

D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

13．文员按照 优先顺序 处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ D ）。

A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类

B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率

D．可以按照文员自己的习惯进行工作

14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做

C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

D．对每一项工作作出安排，定好最后期限

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（ D ）。

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务

C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿

D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（ C ）。

A．现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里

B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中

C．标准的零用现金单据有一个签名

D．不允许任何人从零用现金基金里借钱

17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ A ）。

A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

B．必要时可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示

D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ B ）。

A．善于同他人合作，密切配合，步调一致

B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（ C ）。

A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录

B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系

20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ）。

A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

B．给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上

）。 C

C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用

D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放臵

21．文员在接打电话时，正确的做法是（ B ）。

A．电话铃响一声就应接听

B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来

C．文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位

D．文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（ B ）。

A. 考虑打电话的时间是否合适

B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些 美丽的谎言

D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事

23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ C ）。

A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣

C．按私人公务标准分拣 D．换邮件重要性分拣

24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ）。

A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开

B．应该把邮件分成最急件、次急件和普通件

C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题

D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好

25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（ A ）。

A．在信封上注明 误拆 ，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

B．在信封上注明 误拆 ，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去

C．在信封上注明 误拆 ，把信重新封好并退回去

D．写上 查无此人 ，并把信重新封好退回去

26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（

A．每天开箱次数与邮局投递次数一致

B．取出邮件立即返回办公室

C．事先带上包袋返回办公室

D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）。

A．时间 B．便利

C．经济 D．爱好

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C ）。

A．国名、地址、部门、姓名

B．姓名、地址，部门、国名

C．姓名、部门、地址、国名

D．姓名、国名、部门、地址

29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）。

A．一般的图纸 B．机密文件

C．很长的文件 D．感谢信

30．以下关于握手的礼节，不正确的是（ C ）。

A．上级先伸手后，下级才能相握

B．一般社交场合握手不可太用力，但也不可漫不经心用手指尖点一下

C．双方有很多人时，可以交叉握手

D．握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好

31．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（ A ）。

A．初次写信，或有过激言行的

B．有过激言行或漫骂领导的匿名信

C．已做结案处理的

D．没有具体内容的匿名信

32．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（ C ）。

A．拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订

）。 D

B．对写信人的各项情况逐项登记

C．处理信件按照 分级负责、归口办理 原则，进行转办、交办或自办

D．对问题复杂、调查处理的时间较长的信件，应复信作解释和答复

33．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？（ C ）。

A．协助签到

B．分发资料

C．作会议记录时离开会议室接听电话

D．暂时保管与会者的物品

34．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ ）。

A．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便

B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度

C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定

D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作

35．文员做会议记录时，可以在会议记录中（ C ）。

A．加入自己的主观意见

B．不记录议题

C．与发言者用词不一致但意思完全一致

D．对所记内容作评论

36．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（ D ）。

A．不理睬

B．不征求主持人意见，停止笔录

C．征求主持人意见，停止笔录，不关录音机

D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机

37．上司决定参加某个会议时，文员不应该（ A ）。

A．只在便笺上写好会议名称

B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料

C．如果是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所耗费的时间

D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中遇到电话联系的不便

38．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？（ C ）。

A. 口字型 B．教室型

C．圆桌型 D. U字型

39．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？（ A ）。

A．审查功能 B．保密功能

C．欢迎词播放功能 D．报数功能

40．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？（ B ）。

A．准备资料 B．发表意见

C．现场服务 D．会议或会谈记录

41．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？（ D ）。

A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认

B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知

C．对方越忙越必须早一点联络

D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

42．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？（ D ）。

A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上

B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号

C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间

D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃

43．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（ B ），了解要求约会者的心理。

A．社交的能力 B．说话的技巧

C．听话的能力 D．听写的能力

44．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？（ A ）。

A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划

C．如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室

D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好

45．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？（ B ）。

A．准备旅行计划和旅馆信息

B．代替上司制定约会计划

C．为商务洽谈收集资料

D．把上司商务旅行时需要带的行李列出清单

46．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？（ D ）。

A. 与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人

B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求

C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话

D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明

47．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？（ D ）。

A．首先搞清楚上司想作什么样的安排

B．办理预订飞机票手续之前材料要备齐

C．与人联系时要记下对方姓名（同时告知你的姓名），如有疑点，应找同一个人

D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认

48．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？（ D ）。

A．有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性

B．到了用餐时间，上司仍有公事或正在与人谈话，要利用适当时机提醒上司用餐

C．对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段

D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助

49．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？（ D ）。

A．文员应在任何时候、任何场合携带名片

B．向别人递送名片时应双手捧交，将文字下面朝向对方

C．如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意

D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的

50．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（ D ）。

A．不作声，等无人时查字典

B．作判断，用同偏旁的字音读

C．不用读，只称呼姓即可

D．请教对方 可否请问一下，这个字怎么念？

51．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的？（ D ）。

A．用后跟着地走路

B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿

C．男性在任何场合都可戴着手套握手

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

52．社交场合很讲究次序礼仪，一般（ B ）。

A. 以右为次 B．以右为尊

C．以后为次 D．以左为尊

53．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（ D ）。

A．向上司报告 B．送礼

C．写信 D．查证消息的可靠性

54．文员协助举行宴会时，不用考虑（ D ）。

A. 宴会的形式与气氛 B．交通是否方便

C. 有无停车场 D．有无休息室

55．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的？（ C ）。

A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般在餐厅举行

C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交

56．以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的？（ D ）。

A．用叉、匙进食时，将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔

B．站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物

C．口内含有食物与人说话

D．吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去

57．以下餐巾的使用方法是正确的（ C ）。

A．中途离座，把餐巾放在椅子上

B．用来擦刀叉

C．用来擦嘴唇嘴角

D．塞入衣服领口里

59．以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的？（ C ）。

A．应选择轻软而富于光泽的衣料，用黑、红、白等纯色为宜

B．白天赴宴应选用香味较浓的香水，夜晚则应选用香味优雅的香水

C. 未用完一道莱时，应将刀叉平行排放在盘了上右侧，叉尖向上，刀刃向内

D．文员应在上司之后与对方碰杯，碰杯时应目视对方以示敬意

60．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（ A ）。

A．通知上司家人把衣服送达

B．自己到上司家里去拿

C．让上司自己去家里更换

D．去买新的服装

61．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜？（ B ）。

A．语句要简短

B．由过程先说

C. 利用重复的效果

D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言

62．接受忠告的正确反应是（ D ）。

A．以烦躁的倾听 B．尽量把责任推给别人

C．应辩解说： 那是因为…… D．切勿感情用事

63．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？（ A ）。

A．有共同利益的话题 B．夸耀自己的话题

C．保密的话题 D．应当忌讳的话题

64．将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（ A ）。

A. 骑边章 B．封存章

C. 骑缝章 D．证见章

65．值班人员不应该做以下哪类事情？（ A ）。

A．签发文件 B．分发会议通知

C．询问情况 D．传达指示

66．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（ A ）。

A．下级单位报送的报告，统计报表等

B．未经签发的文电草稿

C．单位内部互相抄送的文件材料

D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料

67．以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用（ A ）。

A. 按通讯者特征立卷 B．按地区特征立卷

C．按文种特征立卷 D．按作者特征立卷

68．文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（ B ）。

A．归档内容、归档时间、保密要求

B．归档范围、归档时间、归档耍求

C．收集范围、归档时间、管理制度

D．归档范围、时间限度、归档材料要求

69．文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ A ）和归档要求。

A．归档时间 B．归档凭证

C．归档模式 D．归档历史

70、文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名，地址应该打印在（ ）

A．右上角 B。左上角 C。右上角 D。左下角

71．文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的 （ ）

A. 最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要；

B. 作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支

C. 采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品

D. 限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务

二、判断题

1．办公室环境布臵的目的之一是为了建立挡驾制度。（ ∨ ）

2．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（ × ）

3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。（ × ）

4．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（ ∨ ）

5．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。（ × ）

6．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（ × ）

7．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（ × ）

8．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（ × ）

9．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（ × ）

10．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（ × ）

11．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（ ∨ ）

12．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（ ∨ ）

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。（ ∨ ）

14．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（ × ）

15．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。（ ∨ ）

16．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。（ × ）

17．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（× ）

18．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（ × ）

19．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。（ × ）

20．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。（ ∨ ）

21．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。（ ∨ ）

22．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。（ ∨ ）

23．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。（ × ）

24．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。（ ∨ ）

25．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。（ ∨ ）

26．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。 （ ∨ ）

27．为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。（ × ）

28．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。 （ ×）

29．如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。（ ∨ ）

30．会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布臵好，这些设备应由文员具体操作和负责。（ × ）

31．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。（ ∨ ）

32．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（ ∨ ）

33．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。（ ∨ ）

34．如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。（ × ）

35．上司自己安排的约会忘了事先告诉你，出现约会冲突，解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。（ × ）

36．文员因为已经打过电话，并给对方留了言，即是已经完成任务了。 做过某项工作 和 完成某项工作 是完全相同的。（ × ）

37．对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上 该地址不对 ，并把它退回去。（ × ）

38．假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（ ∨ ）

39．拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。（ ∨ ）

40．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。（ ∨ ）

41．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。（ ∨ ）

42．如果是沿着人行道走，两个人并行， 尊贵的位臵 是在右边，三个人并行，则在中间。（ ∨ ）

43．文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内，也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（ × ）

44．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅面有一个拳头大小距离。（ ∨ ）

45．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。（ ∨ ）

46．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（ ∨ ）

47．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（ × ）

48．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（ ∨ ）

49．用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（ × ）

50．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（ × ）

51．无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打 黑领结 ，便表示穿无尾正式礼服。（ ∨ ）

52．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求。（ × ）

53．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（ × ）

54．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。（ × ）

55．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（ ∨ ）

56．合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。（ × ）

57．凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。（ × ）

58．监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。（ × ）

59．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（ × ）

60．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理。（ × ）

61．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。（ × ）

62．办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度。（ × ）

63．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（ ∨ ）

64．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。（ ∨ ）

65．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。 （ ∨ ）

66．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。（ × ）

67．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为 归档 ，有归档范围和要求，但没有期限。（ × ）

68．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归人卷内，即为年终归卷工作。（ × ）

69、介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信（ × ）

70．办公室环境布臵的目的之一是为了有利于保密工作。（ ）

71、小办公室的优点是节省空间，空气流通，联系方便。（ ）

72． 文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。 （ ）

73． 介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。 （ ）

三、简答题

1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？

(1)受意是文员接受和领会上司意图。 (2)一种是直接受意，另一种是间接受意。 (3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

2．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？

(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(2)参谋作用； (3)补缺作用； (4)增进关系作用； (5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事； (6)适时。考虑时机； (7)适地。看场合； (8)适度。要注意掌握分寸。

3．来信受理的范围包括哪些? p109受理与处理的程序和基本要求是什么？p109--110

4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170--171

5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178--181

6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p137

7．提高会议效率可以有哪些做法？p156--159

8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234

9．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？p237--238

10．单位印章主要有哪些？ 印章的刻制和使用有哪些规定？

(1)单位印章、套印章； (2)钢印、领导人签名章、其他印章；(3)刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发 (4)另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制； (5)公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；(6)加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名； (7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记； (8)加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

11．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？

(1)命令(令)； (2)决定； (3)公告；通告； (4)通知；通报； (5)议案； (6)报告； (7)请示； (8)批复；意见； (9)函； (10)会议纪要。

12．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。

(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标题。(5)主送机关． (6)正文、附件。 (7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明．

13．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。P259--263

14．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷？

(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为 立卷特征 ； (2)按问题特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文种特征立卷； (5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷； (7)按通讯者特征立卷； (8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

四、设计题

1．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜、储物架、书报架，办公室主任给她配臵了带锁的办公桌、电脑、电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒、各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章、印盒、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放臵在适当的位臵。小李应该怎么做?

电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里，公司印章放人办公桌带锁的抽屉内，墨水放臵在储物架底层，复印纸放在下面几层．

2安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？

(1)接受任务， (2)了解来宾， (3)制订计划； (4)预订食宿； (5)迎接来宾， (6)商议日程， (7)安排会谈： (8)陪同参观； (9)送别客人； (10)接待小结。

3．康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？

(1)会议的名称； (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称； (3)日期、时间(开始到结束的预定时刻)； (4)地点：(具体在几楼几号会议室)； (5)议题(或者议事日程)； (6)主办者的联络处、电话号码等； (7)开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图)； (8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。

4．文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？(P145)

5．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者； (2)座谈会以小型为主，人数以

七、八人为宜； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合； (4)主持人负责引导、组织，可不做记录； (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做； (6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短； (7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

6．某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有很各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾， 为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？

(1)要替搭车回去的人安排车子； (2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领； (3)有留话时，切记务必传达； (4)检查会场有无物品遗漏； (5)要为参加会议的人员送行； (6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； (7)桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾； (8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回； (9)关紧门窗并上锁； (10)通知会场的管理单位，会议已经结束。

7．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46

人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。

(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T〃n+后勤开支 (2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8) (3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8) (4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时； (5)n——参加会议人数为50人(46+4)； (6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)

8．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？(P196)

9．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？(P186)履行哪些职责？(P1182)

10．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？(P126)

11．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？(P223)

12．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P152)

13．某中外外资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？(P223)

14．总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？(P248)

15、某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计？

16、有时来电者会说： 你告诉他魏林来过电话就行了 ，这时文秘人员应该如何问，而且如何设计电话记录单？

这时文秘人员应该问： 哪位魏林？ ，一定要对方留下回电号码或单位。电话记录单图示如下：

五、案例分析题

1．新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈小姐顶替自己。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：

来电者： 是利达公司吗？

陈小姐： 是。

来电者： 你们经理在吗？

陈小姐： 不在。

来电者： 你们是生产塑胶手套的吗？

陈小姐： 是。

来电者： 你们的塑胶手套多少钱一打？

陈小姐： 1.8美元。

来电者： 1.6美元一打行不行？

陈小姐： 对不起，不行的。 说完， 啪 挂上了电话。

上司回来后，陈小姐也没有把来电的事告知上司。过了一星期，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出： 啊呀，上星期有人问1．6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。 上司当即脸色一变说： 你被解雇了 ，陈小姐哭丧着脸说： 为什么？ 上司说： 你犯了五个错。

陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？

(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)； (2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)； (3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)； (4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示)； (5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地)， (6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门， (7)不等对方说完，就 啪 挂上电话。

2．文员邓小姐第一天上班，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者把信就堆放在