《销售合同管理办法》

1. 目的

为规范公司合同管理，确保公司签订的销售合同合法、有效，降低或避免销售合同签订、履行过程中的风险和损失，结合公司实际，制定本办法。

2. 范围

2.1 各市场部应明确一名兼职合同管理员，部门负责人是销售合同管理的第一责任人。公司授权总裁办公室就合同的订立、履行、变更、解除、终止及合同纠纷解决进行督查和指导。

2.2 本办法适用于公司对外销售产品和提供加工承揽服务的经营活动。

3. 销售合同的订立

3.1 合同签订前，销售员必须充分了解客户资信情况，根据《客户信用管理办法》建立客户档案，办理客户信用审批手续。销售员对客户资料的真实性负责。

3.2 除标的额小且即时清结的合同外均须采用书面形式。 采用数据电文和电子邮件订立的合同应当采用书面形式确认。

3.3 订立合同应使用由公司制定的格式文本或示范文本。总经理办公室应根据法律要求和市场状况对相关条款内容作适时调整。

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3.4 使用格式文本时条款内容必须填写齐全。使用示范文本拟写合同时应争取己方为主，条款齐全、文字准确、权利义务明确、相关附件完备。业务必需，而格式文本或示范文本中未涉及到的内容应予补充。

3.5 对格式文本或示范文本作重大变更，删改或增加一些涉及双方根本利益，可能产生潜在风险的条款，业务经办人及所在部门应及时与总裁室沟通，对合同条款风险进行评估。

3.6 与长期稳定客户发生业务可参照合同变更适当简化程序。

4. 销售合同的审核

4.1 合同必须经部门负责人审核，重大合同还应组织评审。

4.2 合同审核要点：

4.2.1 严密性：内容合法；条款齐全；文字准确；权利义务明确；相关附件完备。

4.2.2 经济性：产品报价必须在核定范围内；成本及费用核算涵盖内容必须全面。对毛利率低于各市场部控制线的、或需支付佣金、或买进卖出的贸易合同均要编制《利润概算表》报总经理审批；新产品定价须编制“新产品报价审批表”经销售部长审核，分管领导审批后方可对外报价。

4.2.3 技术与安全：技术措施完备、可行；技术标准和参数科学、真实、齐全；无泄露公司知识产权；无损害公司商誉。

4.3 客户信用审批符合《客户信用管理办法》要求。

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4.4 合同经审核批准后交总经理办公室盖章，总经理办公室对合同是否符合审批程序承担责任。对不利于我公司权益的相关内容提出修改意见，是否修改由销售部负责人决定。

5. 销售合同履行

5.1 合同依法签订生效后，经办人应及时检查了解履行情况及客户资信变化情况，发现问题及时处理，并向部门负责人汇报。如遇合同不能履行或不能完全履行，部门负责人应及时向分管领导汇报。

5.2 合同变更、解除应当采用书面形式。

5.3 销售员对合同订立、履行、变更、解除过程应作详细记载。与客户往来原件资料必须收集好并及时移交合同管理员。销售员与合同管理员应办理移交、登记手续。

6. 应收账款管理

6.1 销售员应严格按照公司《信用管理办法》、《应收账款管理办法》 控制应收帐款。定期与客户对账，形成对账单；对应收帐款进行分析、核对，并向销售部负责人如实汇报。

6.2 销售员岗位变动，必须在岗位变通前检查债权资料是否全部移交；对其经办的应收账款从客户资信、履约能力、联系人状况等情况作详细分析。部门负责人向客户发函，通知我公司经办人变更情况并核对账目，形成对账单。

6.3 销售部负责人是销售合同管理的第一责任人。对本部门（同一客

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户涉及多个部门的，涉及的部门负责人共同承担管理责任）合同审核、履行和档案归档情况应作全面跟踪，所属经办人违反本办法给公司造成损失的，应承担领导责任。

7. 销售合同台账的建立

销售合同台账是记录与客户往来合同签订、履行、变更、解除、终止情况的记载。销售合同台账由销售员通过公司专用平台详细记载。

8. 销售合同档案资料的管理

8.1 销售员负责收集和临时保管合同原件档案资料并及时办理移交手续；各部门负责人应将合同档案资料的管理列入客户关系管理和维护公司权益的重要内容。

8.2 合同档案资料包括但不限于：

8.2.1 双方签字盖章的合同；

8.2.2 与合同相关的技术资料、双方确认的封存样品及其他附件；

8.2.3 由合同经办人签字确认的签订合同意见书；

8.2.4 客户信用审批表；

8.2.5 客户营业执照副本、税务登记证复印件、反映工商登记情况其他反映对方资信情况的有关资料；

8.2.6 与合同履行相关的人员身份情况、名片等； 4 / 6

8.2.7 质量检测报告、履行交货、交接票据等证明履行合同义务情况的相关资料证据；

8.2.8 合同发生争议和变更、解除合同处理过程中双方的往来函件，包括传真信函、邮件、图表、视听资料、广告、各种资料跟踪查询证据等相关资料；

8.2.9 反映客户资信情况变化的有关证据及相关说明记载；

8.2.10 催款函、对账单等其他与合作有关的资料。

8.3 各部门合同管理员是上述合同档案资料保管责任人，经办人应在合同及文件形成后3日内，交所在部门合同管理员保管。

8.4 各合同管理员必须将合同文件统一编号、整理，按客户建立合同档案，每档案必须有资料交接明细表，由经办人亲笔签字。

8.5 合同管理员每季度初月30日前将合同资料归档情况以书面形式提交给部门负责人。

8.6 合同档案是公司经营活动的依据，是公司商业秘密，未经部门负责人批准，不得对外调阅和借出。

9. 销售合同管理的责任追究

9.1 出现下述情形之一的应予追究责任：

9.1.1 对客户主体资格和资信情况未作充分了解； 5 / 6

9.1.2 擅自对格式合同或示范文本作重大删改；

9.1.3 未认真核对和妥善收存对方的收货凭证等属于公司债权性质的资料；

9.1.4 未及时核对往来帐目；

9.1.5 隐瞒情况不报或隐藏、遗失资料；

9.1.6 未按本办法要求执行的其他情节。 一经查实，对经办人处以降级、降职等行政处分和500元以下的经济 处罚；给公司造成实质性经济损失或致使公司债权无法实现的，公司有权决定经办人在10%-100%的范围内赔偿经济损失，并视情节给予行政处分。

9.2 从合同订立到履行完毕、公司回收全部货款，经办人不因工作岗位的变动或离职而免除本办法所规定的相关责任。

9.3 故意、恶意违反制度或重大过失造成严重后果，触犯法律的将移交司法机关处理。

10. 本制度自发布之日起开始执行，此前公司相关制度与本制度抵触的，按本制度执行。

11. 本办法解释权属公司总经理室。

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