深圳市市场监督管理局罗湖分局

时间：2026-01-20

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档案扫描服务外包方案

根据分局档案管理工作的实际情况，为加快我局档案工作数字化建设的步伐，完善、规范档案管理工作，提升档案管理与档案应用水平。拟对我局历年个体档案资料进行数字化扫描、系统归档等服务外包工作。

本项目扫描服务外包工作量约为9万多盒、700万页个体档案资料（2008年前储存的所有个体档案资料，含2008年），扫描服务外包期限：6个月，工作内容需包括扫描、拆装、贴条码、录入及档案管理等工作。

本项目具体可分两部分，一、档案扫描加工部分；二、档案管理软件（网络版）部分。

项目采购实施方式:公开招标。

一、服务公司资质及相关要求：

1、参与投标的服务公司须是在深圳市内依法注册的档案中介机构(须提供深圳市档案局档案中介证书)；

2、参与投标的服务公司在最近3年须在中华人民共和国内有过5次以上类似(合同金额在100万以上含100万)服务业绩；服务公司必需自带扫描设备（包括高速批量扫描仪、电脑、复印机、普通A3页面的平板扫描仪等）、装订机、打印机、条码打印机、扫描枪、电

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动缝纫机等设备，数量根据工作实际需求自带齐全进驻服务。

3、服务公司需提供驻场扫描服务工作，由我分局提供扫描服务场所。驻场期间，驻场人员需遵守分局的工作制度，服从分局领导，综合社保、食宿问题由服务公司自行解决；

4、服务公司扫描操作人员必须有一年的扫描工作经验较为专业性熟练的并能独立完成扫描工序分工的各个环节工作；服务公司必须根据工作需求配齐好足够的扫描工作操作人员（但不能超过30人）进驻服务；

5、服务公司必须安排2名档案专业人员服务期限1年。人员要求：必须具备独立完成规范整理做好文书、基建、荣誉（实物）、声像、会计、业务等档案专业技术能力（须提供深圳市档案局颁发的档案员资格上岗证书），并要通过我分局档案室考核后方能进驻服务。否则，取消该公司中标资格；

6、投标人注册资金不少于100万元（含100万）。

7、在政府采购最近三年内无骗取中标、无严重违约及重大工程安全及质量问题之一。

8、本项目不接受联合体投标，中标单位不得分包或转包。

9、软件质保期：3年。

二、档案扫描加工要求：

1、扫描量：服务公司负责对我分局现有的个体存档资料，共计约9多万盒、700万页档案进行扫描、拆装、贴条码、录入等工作。

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(上述数量仅供参考，实际数量与参考数量可浮动范围为+-10%)

2、扫描质量：必须能通过我局参照（ISO9001）质量管理体系标准进行验收。验收不合格，我局有权取消该公司中标资格。

3、完成时限：六个月。

4、扫描服务公司必需自行携带扫描仪（包括高速批量扫描仪、普通A3页面的平板扫描仪等）、电脑、复印机、装订机、扫描枪、条码打印机、电动缝纫机等设备；

5、扫描需生成黑白影像图片，影像采用单页TIFF压缩格式，分辨率200dpi以上，单个TIFF文件大小须严格控制在100KB以下；对于有相片或原件不清晰的页面，用黑白格式不能清晰地表现档案内容，应该用灰度生成单页JEPG格式，分辨率在200dpi以上，单个JEPG文件大小严格控制在200KB以下；对于个别档案资料，如审核文书等，需要对页面内容进行手工标注后扫描。（以单个文件最大容量测算，即200kb/文件，700万页档案扫描入库总容量约需800Gb硬盘空间，采用RAID1磁盘阵列模式，兼顾数据的存储和备份功能，总计需用硬盘空间2000g左右。）

6、实施内容与流程：

主要工作包括 : 卷宗出库、档案整理、排序索引、资料扫描 (信息著录)、特殊扫描、图像处理、图像质检(信息检查) 、卷宗材料装订（缝纫车订）、整理编号、卷宗回库、上架。其中，档案的出入库、档案整理和档案装订是由人工完成。

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扫描工艺流程：

领取档案 [ 领档记录表]

定位

( 整理、分类、编码、撤档、信息、著录 )

扫描

档案装订图片整理、标准化

质量检验数码档案检验

档案归还数码档案保存 [还档记录本]

档案扫描