用Excel制作自动记录的考勤表

用Excel制作自动记录的考勤表

用Excel制作自动记录的考勤表

作为一项规章制度，几乎每个公司、部门都要进行考勤登记，其结果一般都和工资挂钩。传统的考勤登记方式不外乎以下两种：一是在制作、印刷好的考勤表上填写员工的姓名，然后由考勤员每天记录各员工的迟到、早退、病假、事假、旷工等情况，再在月末进行统计；另一种就是使用“打卡机”，在人员比较多的单位用得比较多，末了也要考勤员记录和统计。传统考勤方式的缺点不言自明：工作量大、出错几率高、需要专用设备、统计分析麻烦。如果你看了下面用Excel制作的简单、快捷、准确的考勤表，你便能切身体会到信息时代的方便与快捷，同时还能从中学到许多鲜为人知的Excel实用技巧。

一、制作考勤表的基本框架

首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。虽然简单，但其中涉及不少实用技巧。

1.启动Excel（这里用的是Excel 2002），新建一个工作簿，命名为“2003年员工考勤表”，在工作簿中建立12个工作表，分别记录每个月的考勤状况，将每个月的工作表依次命名为“一月”、“二月”、“三月”等。

2.在当月工作表的A1、B1单元格中分别输入“姓名”、“日期”，在A2单元格中输入第1个员工的姓名，接着选择A2、A3单元格，然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为1个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（图1）。

3.在单元格C1中输入“1-1”，程序将自动转成“1月1日”（这里假定考勤从1月1日开始）。用鼠标点选单元格C1，并移动鼠标到单元格的右下角，待出现实心“十”字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在1月1日后便形成了一个日期序列（图2）。

4.单击日期序列最后的“自动填充选项”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不计入考勤日期（图3）。

5.默认情况下日期格式是某月某日，其实我们可以统一去掉前面的月。框选整个日期行，然后单击“格式”→“单元格”项，在弹出的“单元格格式”对话框中点选“数字”标签。在“分类”列表中点选“自定义”项，在类型框中输入“d"日"”，然后单击“确定”按钮（图

4）。这样选区中的日期格式就全变了（图5）。

二、录制记录上下班时间的宏

在制作完考勤表的基本框架后，我们接着就需要录制一个记录员工上下班时间的宏。“宏”？——你不会不知道吧，就是为了减少重复工作而定义的一段操作（指令集合），每当执行录制好的宏，便会将宏中的操作重复执行一遍。以下是录制插入当前时间的宏的具体操作步骤：

1.点选工作表中的任意一个单元格，然后单击“工具”→“宏”→“录制新宏”菜单项，进入“录制新宏”对话框。在“宏名”框中输入准备录制的宏的名称——“返回当前时间”

用Excel制作自动记录的考勤表

（图6），“确定”后即进入宏的录制阶段。

2.输入公式“=NOW()”，然后按回车键，接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制（图7）。

这样，“返回当前时间”宏便录制完了，执行此宏将在活动单元格中返回当前的日期和时间。

三、制作宏按钮

接下来就是在B列中制作一些按钮，用来调用“返回当前时间”的宏，以记录员工上下班时间。下面我们就一起来看看其具体制作步骤：

1.单击“视图”→“工具栏”→“绘图”菜单项，调出“绘图”工具栏，接着选择“绘图”工具栏中的“绘图”→“对齐”→“对齐网格”项（图8）。这一步的主要目的是使后面绘制的按钮尺寸正好和单元格一样大。

2.单击“视图”→“工具栏”→“窗体”菜单项，调出“窗体”工具栏，然后单击“窗体”工具栏上的“按钮”（图9），接着在单元格B2中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel将自动打开“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间”宏，并单击“确定”按钮（图10）。这一步的目的是将“返回当前时间”宏指定给按钮，这样，单击按钮便会执行此宏。

3.单击按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮，并按住“Ctrl”键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到B3中（图11），即将制作好的按钮复制到B3中，并将按钮上的问题更改为“下班”。

注意：如果不按下“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮，则单击按钮后，将执行“返回当前时间”的宏命令。

4.确认“绘图”工具栏上的“选择对象”按钮被选中，单击“下班”按钮，然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮，将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到B列的其余单元格中。最后效果如图12。

四、记录出勤

有了前面的制作，出勤的记录就非常简单了：只需点选待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可（图13）。当然如果是“事假”、“病假”等则需要直接输入。不 …… 此处隐藏：1557字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……