第一章 系统应用基础

一 实施会计电算化基础准备工作

（一）基础资料的收集与整理

在财务软件的使用中，为了实现系统的设计功能，一般需要一些比较详细的资料，因此，做好资料的收集与整理工作，对正常使用软件和充分发挥软件功能起着重要的作用，收集与整理的资料主要包括以下几方面：

1、企业的基本情况：如企业的名称，主要经营范围、组织结构、具体的部门设置和主要领导。

2、企业的经营情况：企业的主要原材料、产品及其分类、主要供应商和客户情况，开户银行及账号等。

3、企业会计科目的使用情况：对企业所使用的会计科目要按照规范化的标准进行清理并进行编码设计，这是很重要的一项工作。

4、科目期初余额和明细资料情况，要重新核对各类凭证和账簿，软件使用前的会计、统计差错按有关规定进行必要的调整，做到账证、账账、账实相符，计算出所有会计科目到软件启用之前的当年累计发生额和余额，以其作为软件初始化设置使用。同时要对所有科目的明细资料进行收集和整理，尤其要加强对银行的未达账项,应收应付款等结算账项的清理，以保证软件使用前后账务核算的连续性。

5、会计核算的具体方法：要明确企业对固定资产标准及折旧、坏账准备、工资计算、成本核算、应交税金和利润分配等账务核算的具体公式和方法，以备系统初始化设置的需要。

6、系统操作员及其操作员权限的设置审批情况：取得经单位主管领导和财务负责人批准的操作员名单、岗位分工及操作权限的设定方案。

（二）软件启用前的准备工作

如果是新用户，买回软件不必立刻安装并启用，应按本章介绍的内容做好必要的基础准备工作，充分了解软件的性能，特点和本企业的生产经营特点和管理要求，争取在准备工作阶段，把现实和潜在的需要结合起来，使准备工作具有足够的前瞻性，避免以后在使用中频繁修改账套资料，或者使一些系统功能不能充分发挥。

用户将财务软件安装到计算机后，应先认真阅读本资料介绍的内容和产品使用说明书。熟悉软件的各项功能和使用方法。再开始进行系统初始化设置，系统初始化设置的水平和深度，直接决定着软件系统的使用功能能否得到充分发挥，如果系统初始化设置不合理，软件的部分功能在以后将不能正常使用。影响软件功能的充分发挥。除非在发现问题时，重建账套，但这样做将会使工作量增加很多，工作效率大大降低，而且不断修改或重建账套，财务数据的连续性反映将受到很大的影响。

1、系统初始化前应通盘考虑的工作。

俗话说：“万事开头难”，使用财务软件最难的不是以后怎样使用，而在开始阶段怎样把财务软件的使用框架搭设起来，这里所说的使用框架搭设对财务软件来说，就是指“系统初始化设置”，系统初始化设置前，应对软件提供的不同于传统手工处理的如“辅助核算”、“自动转账”等内容作充分地了解，了解其在以后核算中的现实需要，“基础信息设置”和“会计科目设置”等初始化设置必须能满足当前和以后的核算要求，否则系统正式启用以后，将不能再随意进行修改。例如“自动转账”功能中的“对应结转”，“销售成本结转”要求进行结转的相关科目的结构和排列顺序必须完全相同，这就要求在进行会计科目设置时，必须考虑这种内在的规定，将相关的明细科目设置完全符合以上要求，还有如果需要使用系统辅助核算功能，就要求在进行辅助核算的相关会计科目设置时，按照不同于传统手工会计处理时采用的层层往下设置明细科目的做法，在系统初始化中做好“辅助核算”的基础设置。

2、系统初始化前应全面清理期初事项及科目余额。

系统初始化前，应对进行电算化之前的会计事项，特别是一些历史遗留问题，进行全面、认真、系统细致的清理，将未了事项和历史遗留问题按会计法律、法规、制度的规定尽量处理完毕，不要将太多的未地址:北京中路海联大厦6楼 联系人：付老师 1 电话：0716-8232632 13085105538