第

3

章

办公中的电子表格设计

【本章内容介绍】本章首先介绍了办公中电子表格设计的基本知 识，包括实际办公中电子表格的主要类型以及制作 软件选取的基本原则，电子表格制作中的主要术语， 电子表格处理的通用操作；然后分别通过“比赛日 程安排表”和“报名登记表”为例，分别介绍了利 用Word制作简单规则表格和复杂不规则表格的方法； 最后，通过“报名信息汇总表”为例，讲解了利用 Excel制作电子表格的完整操作流程，包括：文件操 作、内容录入、格式编排、页面设置、打印预览、 打印操作等。《办公自动化实用技术》 电子教案 水利水电出版社 2

【本章主要知识点】

办公常用电子表格的类型 电子表格制作的软件选取 电子表格操作的主要术语 电子表格的通用操作 规则文字表格的制作 复杂文字表格的制作 利用Excel制作表格水利水电出版社 3

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3.1 电子表格制作的基本知识3.1.1 电子表格类型划分和制作软件选取1.规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。 2.单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。 3.形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜 于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实 现。 4.包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。 5.数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作

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3.1.2 电子表格的常用术语和通用操作1.表格的创建 Word中创建表格的方法有插入法、绘制法， Excel无所谓创建表格，因为其 工作区域就是一个很大的表格。 2.表格整体的缩放与移动 对于Word,拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一样实现表格整体的缩 小和放大，拖动左上角的黑色方框可以实现表格的整体移动；而Excel中选定 数据区域进行“剪切”操作即可将其移动到指定位置，整体调整单元格大小 可以实现缩小放大。 3.表格行高、列宽的调整与斜线表头设置 表格行高、列宽的调整一般通过拖动行列之间的分割线即可实现，当然也可 以通过有关菜单项进行精确设置，还可以进行多行行高相等、多列列宽相等 的操作。 在斜线表头的设置方面， Word 2000以后的各个版本都提供了斜线样式。 Excel表格中一般不需要斜线表头设置，如果需要，可利用“绘图工具栏”中 的直线工具绘制。 4.表格中单元格的拆分与合并 在Word中专门有“合并单元格”和“拆分单元格”的专

门按钮或命令。对于 Excel,软件的“格式”工具栏上专门提供了一个“合并居中”按钮，可以使 单元格合并同时使单元格文字在合并后的单元格中自动居中，如果合并错误 还可以取消合并，但是Excel不能拆分单元格。

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5.表格边框与底纹背景的设置 表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观，通过软件中的“边框与底纹”工具按钮 或相关菜单命令可以很容易地选择设置。 6.表格中单元格、行、列的编辑 有时表格需要进行单元格、行、列的添加或删除等编辑操作，通过工具按钮、菜单命 令、快捷菜单项很容易实现。需要注意的是，此处删除与清除是有区别的，前者指删 除对象，表格中不再存在，而后者是清除内容或者有选择则清除内容、格式、公式等。 7.表格单元格中文字的对齐方式设置 表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向，“格式”工具栏上的段落对齐按钮只能 设置水平方向，而垂直方向需要通过选择快捷菜单中的“文字对齐方式”项来进行设 置。一般垂直方向要设置为居中，水平方向根据情况需要进行灵活设置。 8.表格中的排序与公式计算 数据表格可以按照一个或多个关键数据进行升序或降序排列；不仅可以按行排序，也 可以按列排序；对于汉字，不仅可以按照“字典顺序”排序，也可以按照“姓氏笔画” 排序。对于公式计算和数据处理一般利用Excel比较快捷、高效。 9.表格与文本的转换操作 在Word中根据需要，可以利用“表格”菜单中的“转换”命令快速地按照指定要求 进行表格与文本之间的转换。

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10.拆分与合并表格 根据需要，有时候要进行表格的拆分和合并，这在Word的“表格”菜单中有专门的“拆 分表格”命令，要合并时需要将两个表格之间的空行或内容删除即可。

3.2 利用Word的插入法制作比赛日程安排表本节接着上一章的实例，制作一份“青年歌手大奖赛”的比赛日程安排表，效果如图3-1 所示。可以看出，它是一个5列7行的规则文字表格，整个表格从总体上来看宽度大于高 度，所以纸张方向应该设置为横向打印。 按照上面的原则，可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法来制 作该表。下面介绍用Word插入表格法制作该比赛日程安排表，操作步骤如下： (1)启动Word,打开一个空文档。 (2)根据表格形状进行页面设置：将纸张设置为B5,上下左右边界均设置为“2.5厘 米”,纸张方向为“横向”,其余按默认设置即可。

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图3-1 比赛日程安排表的制作效果

(3)制作标题。输入文字“比赛日程安排表”,设置字体为黑体、三 号、加粗效果，并设置段落对齐方式为“居中”,段后距“0.5行”。 (4)插入表格。执行“表格”|“插入”|“表格”命令，在出现的如图 3-2所示对话框中设置“行数”、“列数”分别为7和5,其余设置为默 认值，设置完毕，单击“确定”按钮，很快得到一个表格框架，效果如 图3-3所示。《办公自动化实用技术》 电子教案 水利水电出版社 8

图3-2 “插入表格”对话框

图3-3 插入表格的初始效果

(5)编排文字。首先按照与一般文档中文字录入一样的方法，在各个单元格中 输入需要的文字；然后全选表格文字，设置段落对齐方式为“中部居中”; 接着再将表格表头文字设置为四号、黑体、加粗效果，其余文字设置小四号， 默认字体。文字编排结束后的表格在纸张上的页面效果如图3-4所示。《办公自动化实用技术》 电子教案 水利水电出版社

(6)对表格进行修饰。在图3-4可以看到，表格在整张纸上大小不太合适， 表格有些高度不够，这时可以将光标停在表格上任何位置，向下拖动表格右 下角出现的“表格缩放控点”使表格高度加大到适应页面大小。另外，图3-4中表格外边框不太醒目，下面将其设置为粗线效果，操作方法 为：在表格内，单击鼠标右键，从弹出的菜单中，选择“边框和底纹” 按钮， 在出现的对话框中，设置表格外框宽“1 1/2磅”,经过修饰后的表格最终 效果如图3-5所示。

图3-4 输完文字后的表格效果

图3-5 对表格进行修饰后的最终效果

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3.3 利用Word绘制法制作比赛报名登记表本节实例是制作“青年歌手大奖赛”中使用的，用来记录报名者个人信息的报名 登记表，效果如图3-6所示，是个形状不太规则的表格。

图3-6 “表格和边框”工具栏

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本节利用Word的绘制表格法制作这个稍复杂的表格。操作步骤如下： 1.制作表格标题 启动Word,建立一个新文件。在文档的前3行输入图3-6所示的3行标题文字， 并进行适当的字体和段落格式设置。说明：如果开始没有输入标题而直接在纸张最上端就开始绘制表格。可在表格制作完成后，通 过拖动表格左上角的“表格移动控点”使之下移，再将表格标题补充上去。

2.绘制表格 在标题行下面单击要创建表格的位置，选择“表格”|“绘制表格”命令，随之出 现如图3-7所示的“表格和边框”工具栏，同时鼠标指针变为铅笔状。

图3-7 “表格和边框”工

具栏

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拖动铅笔状鼠标使之在文档上有角度地拉动，出现矩形表格框。然后按 住鼠标左键，使之直线移动，按照表格的形状要求在矩形内绘制行、列 框线，出现如图3-8所示效果的表格框架。

图3-8 利用绘制法制作的表格框架

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3.合并与拆分单元格 选中图3-8所示第1行、第1列所在的单元格，单击“表格和边框”工具 栏上的“拆分单元格”按钮，将其拆分为3行6列，用同样方法将第3行、 第2列所在的单元格拆分为1行3列；将第4行、第2列所在的单元格拆分 为1行3列，此时效果如图3-9所示。 之后，再选中图3-9所示表格的前4行最后一列所在单元格，单击“表格 和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮，将其合并成一个单元格。

图3-9 单元格拆分后的表格框架

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4.表格中文字的编排 表格框架建好之后，就可以在单元格中输入文字，文字的对齐方式默认 为靠上左对齐，大多数情况下还需要进行设置。设置单元格文字对齐方 式时，首先选中相应单元格，单击“表格和边框”工具栏上的“单元格 对齐方式”按钮右侧的箭头，从弹出的9种对齐方式中选择需要的方式， 使所有单元格文字设置为合适的对齐方式。 文字编排完成后的表格效果如图3-10所示。

图3-10 单元格拆分后的表格框架

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5.调整表格的整体形状 为了使表格正好充满整个纸张，可以通过拖动表格右下角的“表格缩放控点” 将表格适当放大。然后，再根据表格大小的实际需要，通过拖动行与行之间的 分隔线使得各个行的高度合适，用同样方法设置列的合适宽度。 另外，表格的外框设置还需要设置为粗线效果。首先单击表格左上角的“移动 表格”控点，全选表格；然后单击“表格和边框”工具栏上的“粗细”按钮将 边框线设置为1.5磅，单击“表格和边框”工具栏上的“外部框线”按钮，将表 格外框设置为粗线效果。至此，本表格全部完成，最终效果如图3-11所示。

图3-11 最后完成的“报名登记表”表格效果

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