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现代秘书实务

第六章 文书写作第一节 文书概述 一、文书的含义文书是人们为了凭证和传递的需要，在一 定介质上记录文字、图像信息而形成的书面材 料，包括公务文书和私务文书。公务文书是指 法定组织在公务活动中为推动实际事务而形成 的文书材料。在外延上，公务文书包括公文和 一般公务文书。

二、文书的构成要素(一)信息要素 1.主题信息主题信息是指文书记载和传递的主要信息， 是文书信息的核心部分，体现着文书制发的目 的。主题信息必须通过文书的标题、主送机关 (或称呼)、正文、署名(或发文机关)和成 文时间来表达。

2.辅助信息辅助信息是指因文书管理的需要，根据 不同的主题信息而附加的标识项目。如发文 机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签

发人、主题词、抄送、印发机关、印发时间等标识项目，一方面补充说明文书主题信息，

另一方面也是文书管理的重要依据。

(二)符号要素1.文字符号 (包括标点符号)2.图形符号(包括图像、照片、图表以及具 有指示和象征意义的符号) 3.格式符号(包括文书内部结构元素的组合 方式以及结构布局的表现形式——结构体 例；组成文书的各项书面视觉要素的形体 样式)

(三)物质要素1. 纸质文书 (1)书面载体书面载体是文书符号要素赖以附着的物 质。文书用纸要求质地良好、能永久保存的

白纸，纸幅尺寸应符合国家统一的标准。

(2)显字材料显字材料是附着于书面载体之上组成文字 字形的物质，如油墨、墨水等。文书显字材 料必须在书面载体上附着牢固，不褪色，能 永久保留文字字形，在颜色和亮度上与书面 载体形成明显反差，以便于阅读和确保扫描、

复制和传送的清晰度。

2.电子文书电子文书是指以数字形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，在通信网络上传输，并

依赖计算机系统阅读、处理的文件。■电子公文 ■普通电子公务文书

三、公务文书的特点(一)工具性(二)法定性

(三)规范性(四)时效性

四、公务文书的作用(一)规范行为(二)实施管理

(三)宣传教育(四)沟通交流

(五)凭证依据

五、文书的分类(一)按行文方向分

1.上 行 文即向具有隶属关系的上级机关或虽无隶 属关系但具有业务指导或行政管理关系的高 级别机关发出的文书。报告、请示、意见等 文种属于上行文。

2.平 行 文即平级机关之间，既不相隶属又无业务指导或管理关系的机关之间，以及高级别机

关就特定审批事项与具有审批权限的低级别机关之间的相互行文。平行文包括议案、意 见、通

知、函、会议纪要等文种。

3.下 行 文即向具有隶属关系的下级机关或虽无隶 属关系但具有业务指导或行政管理关系的次 级机关发出的文书。下行文包括命令、决定、 决议、意见、通知、通报、批复、会议纪要 等文种。

4.多向行文即特定机关根据工作需要，在自己的职权内同时向社会多个方面告知或要求办理某 个事项的行文。公告、通告、公报等文种属 于多向行文。

5.内向行文即形成后不对外行文，仅限于组织内部传阅或者直接归档保存的文书。如会议、会 谈记录以及部分工作总结、简报等等。

(二)按保密要求分1.保密性文书

2.普通性文书3.公开性文书