公司档案室管理制度
时间：2025-04-20
公司档案管理制度
一、总则
1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于公司的档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
4、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三 、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
2、公司档案大致分为以下几类：
2.1、文书档案
2.1.1归档范围：
a、集团资料
（1） 各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证
书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等
（2） 公司章程
（3） 集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文
b、红头文件
公司下发和上报的各类正式行文
c、外来文件
各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件
d、会议资料
（1） 会议纪要利用明源流程存档
（2） 专题会会议讲义
e、法律文件
（1） 合同、协议审核；
（2） 诉讼材料
f、物资采购合同
g、车辆资料
公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料
2.1.2归档要求：
(1)、集团证照资料：由专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。
(2)、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由专员处理完成后3日内直接移交。
(3)、法律文件：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。
2.2、人事档案
2.2.1、归档范围
(1)劳动合同、聘用协议；
(2)一般员工调动、任免、离职、降职文件；
(3)职称评定材料；
(4)面试表；
(5)劳务合同纠纷及处理材料；
(6)员工培训计划、总结、方案
2.2.2、归档要求
(1)员工个人档案由专员保存于部门档案柜；
(2)绩效管理资料由专员于每年2月份移交档案室；
(3)薪酬资料由专门负责人保管。
2.3、科技档案
2.3.1、归档范围（集中于工程部）
(1)勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。
(2)预算、结算文件：
(3)项目核准（立项）阶段
(4)方案审查阶段
(5)初设审查阶段
(6)施工许可证阶段
(7)竣工验收备案登记阶段
2.3.2、归档要求
(1)政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。
(2)工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交给专员保管。
(3)施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。
(4)招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交给专门负责人，专门负责人存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。
2.4、会计档案
2.4.1、归档范围
a、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；
b、会计账簿类：
（1）总账；
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