弗布克管理职位工作手册系列

行政管理职位工作手册

（第2版） 於 敏 编著

北京

目 录

第一章 行政部职责描述 ............................................................................................................... 5

（一）行政部工作职责一览表……………………………………………………5

第二章 行政部组织管理 ............................................................................................................... 6

（一）行政部组织结构与责权表 ........................................................................... 6 （二）行政办公工作一览表 ................................................................................... 7 （三）行政办公职位规范表 ................................................................................... 7

第三章 办公事务管理 ................................................................................................................... 7

（一）行政费用计划表 ........................................................................................... 8 （二）行政费用申请单 ........................................................................................... 9 （三）通讯费用报销单 ........................................................................................... 9 （四）外勤费用报销单 ......................................................................................... 10 （五）车辆费用报销单 ......................................................................................... 10 （六）招待费用报销单 ......................................................................................... 10 （七）公务联系单 ................................................................................................. 11 （八）参观许可证 ................................................................................................. 11 （九）接待用餐申请表 ......................................................................................... 12 （十）公关工作计划表 ......................................................................................... 12 （十一）会议记录表 ............................................................................................. 12 （十二）年度会议计划表 ..................................................................................... 13 （十三）会议审核项目表 ..................................................................................... 13 （十四）决议事项确认表 ..................................................................................... 15 （十五）决议事项实施表 ..................................................................................... 16 （十六）会议室使用申请表 ................................................................................. 16 （十七）印章使用登记表 ..................................................................................... 16 （十八）印章使用审批表 ..................................................................................... 17 （十九）印章使用申请单 ..................................................................................... 17 （二十）印章管理登记表 ..................................................................................... 17 （二十一）印章使用范围表 ................................................................................. 18

第四章 网络信息管理 ................................................................................................................. 19

（一）计算机故障维修记录卡 ............................................................................. 19 （二）计算机网络报修登记表 ............................................................................. 19 （三）计算机网络设备档案表 ............................................................................. 19 （四）收文登记表 ................................................................................................. 20 （五）公文传递单 ................................................................................................. 20 （六）公文会签单 ................................................................................................. 20 （七）档案索引表 ................................................................................................. 21 （八）档案明细表 ................................................................................................. 21 （九）档案调阅单 ................................................................................................. 21 （十）信件接收登记表 ......................................................................................... 22 （十一）外发信件登记表 ..................................................................................... 22 （十二）图书借阅卡 ............................................................................................. 22

（十三）借阅登记表 ............................................................................................. 23 （十四）丢失报告单 ............................................................................................. 23 （十五）声像材料送审表 ..................................................................................... 23

第六章 提案管理 ......................................................................................................................... 24

（一）项目提案表 ................................................................................................. 24 （二）会议提案表 ................................................................................................. 24 （三）员工提案汇总表 ......................................................................................... 25 （四）优秀提案审核基准表 ................................................................................. 25 （五）提案实施成果评分表 ................................................................................. 26 （六）员工提案改善评分表 ................................................................................. 27

第七章 行政人事管理 ................................................................................................................. 28

（一）应聘人员登记表 ......................................................................................... 28 （二）面试成绩评定表 ......................................................................................... 29 （三）员工培训申请表 ......................................................................................... 29 （四）培训实施计划表 ......................................................................................... 30 （五）培训费用预算表 ......................................................................................... 28 （六）员工考勤统计表 ......................................................................................... 31 （七）员工请假申请单 ......................................................................................... 32 （八）出差计划申请表 ......................................................................................... 32 （九）差旅费报销清单 ......................................................................................... 33 （十）差旅费支付明细表 ..................................................................................... 33

第八章 财产物资管理 ................................................................................................................. 34

（一）物料移交清册 ............................................................................................. 34 （二）物资保管清单 ............................................................................................. 34 （三）物料使用转移登记卡 ................................................................................. 35 （四）固定资产登记表 ......................................................................................... 35 （五）固定资产移交清单 ..................................................................................... 35 （六）固定资产保管记录卡 ................................................................................. 36 （七）办公用品请购单 ......................................................................................... 36 （八）办公用品一览表 ......................................................................................... 37 （九）办公用品登记表 ......................................................................................... 37 （十）办公用品领用表 ......................................................................................... 37 （十一）办公用品盘点单 ..................................................................................... 38 （十二）办公用品耗用统计表 ............................................................................. 38

第九章 车辆管理 ......................................................................................................................... 38

（一）车辆登记表 ................................................................................................. 38 （二）车辆使用申请单 ......................................................................................... 39 （三）车辆调度派车单 ......................................................................................... 40 （四）车辆日常检查表 ......................................................................................... 40 （五）车辆故障请修单 ......................................................................................... 40 （六）车辆保养记录表 ......................................................................................... 41 （七）车辆交通事故处理单 ................................................................................. 41 （八）交通事故现场记录表 ................................................................................. 42

第十章 安全保障管理 ................................................................................................................. 43

第十一章

（一）安全工作日报表 ......................................................................................... 43 （二）安全检查报告书 ......................................................................................... 44 （三）安全整改通知书 ......................................................................................... 45 （四）意外事故报告单 ......................................................................................... 45 （五）安全事故报告书 ......................................................................................... 46 （六）保安工作日志 ............................................................................................. 47 （七）来宾出入登记表 ......................................................................................... 47 （八）员工外出登记表 ......................................................................................... 48 （九）物品出厂放行单 ......................................................................................... 48 （十）货品进厂联络单 ......................................................................................... 48 （十一）值班人员安排表 ..................................................................................... 49 （十二）值班工作记录表 ..................................................................................... 49 （十三）消防器械检查记录表 ............................................................................. 50 （十四）消防设备检修报告表 ............................................................................. 50 （十五）伤亡事故报告书 ..................................................................................... 51 （十六）突发事故报告表 ..................................................................................... 51 （十七）赔偿处理调查报告表 ............................................................................. 52

后勤服务管理 ............................................................................................................. 52

（一）员工住宿申请单 ......................................................................................... 52 （二）员工宿舍登记表 ......................................................................................... 53 （三）住宿人员资料卡 ......................................................................................... 53 （四）宿舍物品领用表 ......................................................................................... 54 （五）宿舍检查登记表 ......................................................................................... 54 （六）宿舍管理员值班日报表 ............................................................................. 54 （七）厨房排班表 ................................................................................................. 55 （八）餐厅卫生检查表 ......................................................................................... 55 （九）餐厅卫生考核表 ......................................................................................... 55 （十）清洁工作安排表 ......................................................................................... 57 （十一）卫生状况检查表 ..................................................................................... 57 （十二）绿化责任区划分表 ................................................................................. 58 （十三）绿化项目计划表 ..................................................................................... 58 （十四）绿化质量巡查表 ..................................................................................... 58 （十五）员工病假单 ............................................................................................. 59 （十六）员工体检表 ............................................................................................. 59 （十七）工伤医疗费用报销申请表 ..................................................................... 61

第一章 行政部职责描述

（一） 行政部工作职责一览表

第二章 行政部组织管理

（一）行政部组织结构与责权表

（二）行政办公工作一览表

部门： 人数：

填写日期： 年 月 日

（三）行政办公职位规范表

第三章 办公事务管理

（一）行政费用计划表

编号： 单位：元

（二）行政费用申请单

编号： 部门： 填写日期： 单位：元 报销人签字： 审核人签字： 主管领导签字：

（三）通讯费用报销单

编号： 填写日期：

（四）外勤费用报销单

（五）车辆费用报销单

编号： 填表日期： 年 月 日

（六）招待费用报销单

编号： 填表日期： 年 月 日

（七）公务联系单

（八）参观许可证

（九）接待用餐申请表

申请日期： 年 月 日

（十）公关工作计划表

（十一）会议记录表

编号： 填写日期：

（十二）年度会议计划表

（十三）会议审核项目表

会场的预订 (1)主会场 (2)分会场 (3)洽谈室 9 (4)展示室 (5)来宾休息室 (6)工作人员休息室 (7)演艺人员休息室 制作来宾名册 10 包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等 25 24

(1) 安排来宾的住宿 (套房、 单人房、双人房) (2)领导人的住宿预订房间 (3)妥善分配房间

支付的负担范围 (住宿、 餐费、 取用冰箱内的食物费用、 电话 费)

各类函件 邀请函、信封、邀请卡、回函明信片、 纪 11 念品、 停车场、 指引地图、 餐券订制张数 (多 印 20%以备用) 、信封书写投递日期 26

安排用餐方面 (1)住宿者的用餐事宜 (2)来宾、司机的用餐问题 (3)服务人员的用餐 (4)演员、乐队的用餐问题

纪念品方面 纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提 12 款、蝴蝶结(装饰礼品包装)订制数量 (要多出 20%以备用) 交通工具方面 13 飞机、面包车、轿车 14 酬谢费(给司机人员等) 会场布置 主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座 15 次、台下座位、紧急疏散方案、茶水饮料供 应 宴会的形式 (1)餐桌入座式 (2)自助餐入座式 16 (3)半入座式自助餐 (4)鸡尾酒立食式自助餐 16 料理样式和菜单印制 27

活动行程方面 (1)司仪开场白 (2)主持人的致辞 (3)来宾致辞 (4)宣读贺电 (5)致谢辞 (6)活动行程表 (7)播放背景音乐 (8)放映宣传影片、幻灯片

服务柜台的工作方面 (1)来宾出、缺席之确认 (2)发放胸章 (3)发放活动行程表 (4)引导来宾到休息室

（十四）决议事项确认表

（十五）决议事项实施表

会议名称：

（十六）会议室使用申请表

填写日期：

（十七）印章使用登记表