内部控制基本规范风险控制矩阵 采购

主流程名称： 采购业务 子流程名称： 适用单位： 流程负责部门： 一级流程 编号 7.1 一级流程 名称 采购计划管理 二级流程 编号 7.1.1 二级流程 名称 制定采购计划 一级风险 编号 R7-01

7.1.2

签订年度采购协议

7.2

采购申请管理

R7-02

7.3

供应商与采购定 7.3.1 价管理

选择供应商

R7-03

主流程名称：采购业务

子流程名称：

适用单位：

内部控制基本规范风险控制矩阵 采购

7.3.2

采购定价管理

7.3.3

招投标管理(如需)

7.4

采购合同管理

R7-04

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7.5

采购执行管理

7.5.1

运输与验收管理

R7-05

7.5.2

采购退货管理

7.5.3

采购付款管理

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7.6

采购会计控制

R7-06

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一级风险描述

一级风险评 级(高/中/ 低)

二级风险 编号 R7-01-01

采购计划安排不合理，不按实际需求安排 采购或随意超计划采购，或者框架协议签 订不当，造成库存短缺或积压

R7-01-02

采购申请不当或未经许可进行采购，造成 虚假或不合理采购

R7-02-01

R7-02-02

供应商选择不当，采购方式不合理，招投 标或定价机制不科学，授权审批不规范， 可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或 遭受欺诈。

R7-03-01

内部控制基本规范风险控制矩阵 采购

R7-03-02

R7-03-03

采购合同签订不当，或未经授权对外订立 采购合同，可能导致企业合法权益受到侵 害。

R7-04-01

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R7-04-02

采购验收不规范，付款审核不严，可能导 致采购物资、资金损失或信用受损及采购 的工程物资质量低下。

R7-05-01

R7-05-02

R7-05-03

R7-05-04

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R7-05-05

R7-05-06 企业采购记录、仓储记录以及相应的会计 记录不相符，或者不真实、不正确，可能 导致企业采购物资和资金受损 R7-06-01

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风

险

控

制

矩

阵 指引控制要求

二级风险描述(如适用)

缺乏采购计划，对市场变化趋势缺乏准确 经营、项目建设等部门，应当根据实际需 预测 求准确、及时编制需求计划；采购计划是 企业年度生产经营计划的一部分，应纳入 采购预算管理。 框架协议签订不当，可能导致物资采购不 企业应当根据确定的供应商、采购方式、 顺畅 采购价格等情况拟订采购协议，准确描述 协议条款，明确双方权利、义务和违约责 任，按照规定权限签订采购合同。 缺乏采购申请制度，采购申请提出不当或 企业应当建立采购申请制度，依据购买物 不合理 资或接受劳务的类型，确定归口管理部 门，授予相应的请购权，明确相关部门或 人员的职责权限及相应的请购和审批程序 。 具有请购权的部门对于预算内采购项目， 应当严格按照预算执行进度办理请购手 续，并根据市场变化提出合理采购申请。 对于超预算和预算外采购项目，应先履行 预算调整程序，由具备相应审批权限的部 门或人员审批后，再行办理请购手续。 请购未经适当审批或超越授权审批，影响 具备相应审批权限的部门或人

员审批采购 企业正常经营或资金流转 申请时，应重点关注采购申请内容是否准 确、完整，是否符合生产经营需要，是否 符合采购计划，是否在采购预算范围内等 。 供应商选择不当，可能导致采购物资质次 企业应当建立科学的供应商评估和准入制 价高，甚至出现舞弊行为 度，确定合格供应商清单，与选定的供应 商签订质量保证协议，建立供应商管理信 息系统，对供应商提供物资或劳务的质量 、价格、交货及时性、供货条件及其资信 、经营状况等进行实时管理和综合评价， 根据评价结果对供应商进行合理选择和调 整。 采购部门应当按照公平、公正和竞争的原 则，择优选择供应商 建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制 度，对供应商提供物资或劳务的质量、价 格、交货及时性、供货条件及其资信、经 营状况等进行失实管理和考核评价。

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采购定价机制不科学，采购定价方式选择 不当，缺乏对重要物资品种价格的系统跟 踪了解，引起采购价格不合理，可能造成 企业资金损失

采购的招投标或定价机制不合理，授权审 批不规范，可能导致采购物资不符合设计 标准和合同要求，影响工程质量和进度， 也容易出现舞弊或遭受欺诈

采购合同签订不当，可能导致物资采购不 顺畅

企业应当建立采购物资定价机制，采取协 议采购、招标采购、谈判采购、询比价采 购等多种方式合理确定采购价格，最大限 度地减小市场变化对企业采购价格的影响 。 大宗采购等应当采用招投标方式确定采购 价格其他商品或劳务的采购，应当根据市 场行情制定最高采购限价，并对最高采购 限价适时调整。 采购部门应当定期研究大宗通用重要物资 的成本构成与市场价格变动趋势，确定重 要物资品种的采购执行价格或参考价格。 建立采购价格数据库，定期开展重要物资 的市场供求形势及价格走势商情分析并合 理利用 企业的采购业务应当集中，避免多头采购 或分散采购，以提高采购业务效率，降低 采购成本，堵塞管理漏洞。 企业应当对办理采购业务的人员定期进行 岗位轮换。重要和技术性较强的采购业 务，应当组织相关专家进行论证，实行集 体决策和审批。企业除小额零星物资或服 务外，不得安排同一机构办理采购业务全 过程。 企业应当根据市场情况和采购计划合理选 择采购方式。 大宗采购应当采用招标方式，合理确定招 投标的范围、标准、实施程序和评标规 则；一般物资或劳务等的采购可以采用询 价或定向采购的方式并签订合同协议；小 额零星物资或劳务等的采购可以采用直接 购买等方式。 按照合同约定，企业自行采购工程物资 的，

应当组织工程物资采购、验收和付 款；由承包单位采购工程物资的，企业应 当加强监督，确保工程物资采购符合设计 标准和合同要求。严禁不合格工程物资投 入工程项目建设。 企业应当根据确定的供应商、采购方式、 采购价格等情况拟订采购合同，准确描述 合同条款，明确双方权利、义务和违约责 任，按照规定权限签订采购合同。

内部控制基本规范风险控制矩阵 采购

未经授权对外订立采购合同，合同对方主 对拟签订框架协议的供应商的主体资格、 体资格、履约能力等未达要求、合同内容 信用状况等进行风险评估；框架协议的签 存在重大疏漏和欺诈 订引入竞争制度，确保其具备履约能力。 对重要物资验收量与合同量之间允许的差 异，应当作出统一规定。 缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运 输方式选择不合理，忽视运输过程保险风 险，可能导致采购物资损失或无法保证供 应。 企业应当加强物资采购供应过程的管理， 依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同 履行情况，对有可能影响生产或工程进度 的异常情况，应出具书面报告并及时提出 解决方案。 企业应当做好采购业务各环节的记录，实 行全过程的采购登记制度或信息化管理， 确保采购过程的可追溯性。 根据生产建设进度和采购物资特性等因 素，选择合理的运输工具和运输方式，办 理运输、投保等事宜。

验收标准不明确，验收程序不规范、对验 企业应当建立严格的采购验收制度，确定 收中存在的异常情况不作处理，可能造成 检验方式，由专门的验收机构或验收人员 账实不符、采购物资损失 对采购项目的品种、规格、数量、质量等 相关内容进行验收，出具验收证明。涉及 大宗和新、特物资采购的，还应进行专业 测试。 验收过程中发现的异常情况，负责验收的 机构或人员应当立即向企业有权管理的相 关机构报告，相关机构应当查明原因并及 对重要物资建立并执行合同履约过程中的 巡视、点检或监造制度。对需要监造的物 资，择优确定监造单位，签订监造合同， 落实监造责任人，审核确认监造大纲，审 定监造报告，并及时向技术部门通报。 未建立适当的退货与折让制度及流程，导 致退货或折让未能及时、正确地处理，或 者相关采购、仓储、资金记录不完整、不 正确，可能导致企业采购业务未能如实反 映以及采购物资和资金受损 企业应当建立退货管理制度，对退货条件 、退货手续、货物出库、退货货款回收等 作出明确规定，并在与供应商的合同中明 确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符 合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办 理索赔。 付款审核不严格、付款方式不恰当、付款

企业应当加强采购付款的管理，完善付款 金额控制不严、可能导致企业资金损失或 流程，明确付款审核人的责任和权力，严 信用受损 格审核采购预算、合同、相关单据凭证、 审批程序等相关内容，审核无误后按照合 同规定及时办理付款。 企业应当加强预付账款和定金的管理。涉 及大额或长期的预付款项，应当定期进行 追踪核查，综合分析预付账款的期限、占 用款项的合理性、不可收回风险等情况， 发现有疑问的预付款项，应当及时采取措 施。

内部控制基本规范风险控制矩阵 采购

应付票据管理与保管不严格、支付与贴现 企业应当加强商业票据管理，明确商业票 方式不恰当、可能导致企业资金损失或信 据的受理范围，严格审查商业票据的真实 用受损 性和合法性，防止票据欺诈。 采购返利计算与记录不当，可能导致企业 企业应当加强采购返利管理，严格计算返 资金损失或信用受损 利金额并完整保留实际返利记录。 缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面 真实地记录和反映企业各采购环节的资金 流和实物流情况，相关会计记录和相关采 购记录、仓储记录不一致 企业应当加强对购买、验收、付款业务的 会计系统控制，详细记录供应商情况、请 购申请、采购合同、采购通知、验收证下 明、入库凭证、商业票据、款项支付等情 况，确保会计记录、采购记录与仓储记录 核对一致。 企业应当指定专人通过函证等方式，定期 与供应商核对应付账款、应付票据、预付 账款等往来款项。

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现有控制描述

控制相关制度

控制适用单位

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