ERR系统物资编码管理实施细则20130502

发布时间：2024-10-12

北京能源投资（集团）有限公司企业标准

Q/BEIH-219.09-05-2013

ERP系统物资编码管理实施细则 Enterprise Resouce Planning

Material code Management Implementation

Detailed Rules

2013-04-30 发布 2013-04-30实施（集团）发布

生产管理 Q/BEIH-xxx.04-01-2013

前言 ............................................................................. 3 1 范围 ............................................................................... 4 2 规范性引用文件 ..................................................................... 4 3 术语和定义 ......................................................................... 4 4 职责 ............................................................................... 5 5 管理活动内容与方法 ................................................................. 5 6 检查与考核 ........................................................................ 14

前言

本标准根据北京能源投资（集团）有限公司（以下简称“集团公司”）标准体系工作的需要编制，是企业标准体系建立和实施的管理标准。目的是为了统一和规范集团所属发电企业ERP系统物资主数据管理工作，保障ERP系统数据的规范性、统一性和准确性，从而确保ERP系统长期稳定规范运行。

附录A、附录B、附录C、附录D为规范性附录本标准由集团公司电力生产经营部提出并归口管理

本标准起草单位：电力生产经营部、北京国际电气工程有限责任公司本标准起草人：艾晨、李岗本标准修改人：王琪、和雄伟本标准审核人：金生祥本标准复核人：刘海峡本标准批准人：郭明星本标准于2013年4月首次发布

ERP系统物资主数据管理实施细则

1 范围

本标准规定了京能集团ERP系统物资主数据管理工作的职责、内容、方法。

本标准适用于集团公司总部、分公司、全资、控股电力企业（以下简称发电企业）ERP系统物资主数据管理的全过管理工作。 2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 7635.1～2-2002 《全国主要产品分类与代码》 DL/T 600-2001 《电力行业标准编写基本规定》 DL/T 700.1～3-1999 《电力物资编码标准》 DL/T 800-2001 《电力企业标准编制规则》 GB/T 19000 《质量管理体系基础和术语》 GB/T 10113-88 《分类编码通用术语》 GB/T 20001-2001 《标准编写规则》 GB/T 20000-2000 《标准化工作指南》

GB/T 7027 《信息分类编码的基本原则和方法》

GB/T 20001.3 《标准编写基本规则第3部分：信息分类编码》 3 术语和定义

下列术语和定义适用于本规定： 3.1 京能集团、集团

指北京能源投资（集团）有限公司及其分公司、全资、控股企业。 3.2 集团公司、公司

指北京能源投资（集团）有限公司。 3.3 所属企业、企业

指适用于本标准的北京能源投资（集团）有限公司总部及其分公司、全资、控股企业。 3.4 物资

本标准所用的物资一词与可运输的产品、商品、货物、物品及物料含义相同。指一个机构生产运营期间所使用的物资，包含电力生产所涉及到的各种材料及其制品、设备及其零部件等。集团物资在物资管理系统中呈现为单品物资，需依据其名称、型号、规格、材质及包装等物理特性参数确定其唯一性，并以一物一码的形式编制。 3.6 码、代码

采用成组技术，根据事先制定的规则，将表征物资特征的信息转换成一组符号。 3.7 编码、锁码、赋码（Coding）

对各个具体物资给定一个专一代码的过程，即代码的设计。 3.8 码元（Code element）

组成代码的元素。 3.9 码长（Code length）

代码的位数。 3.10 设备（Equipment）

零部件的组合，作为一个整体实现所设计的功能。 3.11 部件（Component）

也称配件、零部件、零件、元件、构件。设备的组成元素。 4 职责

4.1 集团电力生产经营部

4.1.1 本标准归口管理部门，对本标准落实情况进行监督、检查、考核。 4.1.2 负责标准的制定、修改、宣传和解释。 4.1.3 负责本标准组织实施。

4.2 北京国际电气工程有限责任公司（以下简称“国际电气”）

4.2.1 在电力生产经营部的指导下，代表集团行使生产物资采购及管理职能。

4.2.2 根据本标准组织实施生产物资管理网络平台建设、维护及管理，编制集中采购目录和物资编码。 4.2.3 组织编制定额及储备方案，实施集中采购，实现物资合理调配。 4.2.4 对发电企业生产物资业务进行监督指导。 4.3 京能集团所属企业

4.3.1 负责结合本单位实际，制定企业ERP项目管理的有关规定和管理办法。 4.3.2 负责本单位项目管理的组织实施。 5 管理活动内容与方法

5.1 制定物资主数据编码系统运行规范及要求的必要性

5.1.1 为加强京能集团物资主数据管理，规范京能集团物资类别，建立公司统一物资编码；保证ERP系统上线后的正常运行，明确各部门、公司间职责及分工，规范物资主数据编码流程，指导业务人员对物资主数据正确编码工作，特制订运行规范，并作为现有相关标准的补充。 5.1.2 本运行规范适用于京能集团ERP上线所有单位。 5.2 物资编码组成与分类体系

5.2.1 京能集团物料主数据编码有四种相互独立类型码，分别为由9位流水码构成的物料主编码，44种专业分类编码，GB7635国家标准编码和电力分类编码。

5.2.2 按锁定情况，分为不可变编码和可变编码两类。9位流水码构成的物料主编码为不可变编码；44中专业分类编码，GB7635国家标准编码和电力分类编码为可变编码。

5.2.3 物料主编码由9位阿拉伯数字组成，是根据物资名称、规格、型号、材质、图号及制造厂由编码管理软件自动按1位锁码+8位流水顺序赋码，为无含义码。

5.2.4 44种专业分类由2位阿拉伯数字组成或一位类型码和二位流水码组成，是根据物资属性类型划分，为无含义码。

5.2.5 国际标准分类代码由5位阿拉伯数字组成，引用国家标准GB/T7635.1-2002中的前三类，大类占用一个字符，中类和小类各占两个字符，共占用5位字符，为有含义代码。

5.2.6 电力标准分类代码由4位阿拉伯数字组成，大中类各占用一个字符，小类占两个字符，共占用4位字符，为有含义代码。

5.3 物资分类体系

5.3.1 物资按专业分类分为生产物料和非生产物料。

5.3.2 生产物料包括：备件、设备-实验室、机械加工件、消耗材料、大宗运行材料。 5.3.3 非生产物料包括：计算机类耗材、低值易耗、办公资产、车辆及备件。 5.3.4 物资分类原则

5.3.4.1 对同名称出现在不同分类中的物资，需按照型号系列明确所属专业分类；根据型号系列无法判断专业分类的物资，可按其主设备所属专业进行划分。

5.3.4.2 对于配备主设备的备件如有标准的型号及规格，需划分为通用分类；没有标准的型号及规格、其设计图号或系列号本身不能独立使用、只能隶属于其主设备的物资，需按照所属专业进行分类。如发电机线圈，按发电机分类划分。

5.3.4.3 45种专业分类，大体分为备件、消耗材料、低值易耗三大类，备件是结合电力设备专业检修特点和管辖范围而定义出15种专业，对应通用类备件均单独划分，例如轴承、泵、阀门、减速机均单独列出。专业分类可根据业务增设范围而进行相应增加；消耗材料是针对生产运营所使用的材料而定义划分；低值易耗主要针对非生产运营所用物料。此种分类种类相对少，便于集团物资的统计、分析和管理。由于专业分类用于两个系统，因此其编码如（附件1）分别有两位码和三位码两种。

5.3.4.4 GB7635国家标准分类，附件2是一种大中小类的分类模式，但由于目前所使用的44种专业分类中已很明确国家标准的前两部分分类，甚至更为细致，因此，针对国家标准的分类应用，京能集团只应用其小类，显示国家标准大中小三类编号五位码，并显示小类分类含义。据与五大电力集团调研，没有哪家公司应用国家标准进行统计分析，因此，京能集团应用国家标准也是为了将来的企业间业务接轨，可按照

国家标准化编号进行业务切换，而并非使用与统计。

5.3.4.5 电力标准分类，电力分类的编制主要依照系统及安装位置而定义，但其弊端，有许多相同物料安装在不同位置上，在电力标准中将编制多码，其分类本身已造成物料的重码，因此，它只能作为独立的分类码使用，同国家标准分类模式相同，其电力分类标准的建立，只是为了电力行业间的相互交流使用。其编制码为四位。

5.3.4.6 物料的其它分类，物料在实际运维时，会与其它不同业务设定码形成间接业务绑定，如所属系统码、功能位置码（KKS码）或资产卡片码等。对于跨专业间的业务管理，可通过分类规则，进行有效管理。例如：所属系统码、功能位置码（KKS码）取决于工单填写的准确与否，资产卡片码的定义规则与填写是否到位。均导致物料使用情况不同维度的统计分析结果。

物料的其它分类，物料在实际运维时，是与工单或资产卡片相绑定使用，出具工单时必须填写系统和功能位置码（KKS码），物料在不断使用中，系统以赋予物料在电力行业的应用位置码，如需统计，只做物料关联开发统计即可，无需就此另行分类。 5.3.5 物资信息填写要求 5.3.5.1 名称填写要求

5.3.5.1.1 物资名称命名遵循国家标准；

5.3.5.1.2 物资名称没有国家标准的情况下，遵循企业标准；

5.3.5.1.3 物资名称中不能出现两种以上的物料属性字样，应为单一属性物料，例如：电机风扇，规范名称为“风扇”，电机字样需放置到本物料的型号配备主设备型号描述栏中；

5.3.5.1.4 在单一属性名称的基础上需按名称定义要求，本着九项不能的原则进行名称命名

；对国家定义的特殊包含数字符号的物资或表征现状的字符除外，如化学药剂：1-氨基-2-萘酚-4-磺酸和O型圈；

5.3.5.1.5 购买物资单位需与模版匹配

对同名称不同计量单位的物料，需由物料数据组成员定义区分名称的适用型方案，报集团数据组讨论确认后，下发新名称编制标准，方可使用。同时有集团数据组组织，按其标准对历史数据名称逐一进行修正。 5.3.5.1.6 物资名称及规格型号字符总长度不能超过40

对标准命名过长的名称，若影响到整体字段显示长度，需由集团组织所属专业编码小组人员，综合考虑实际使用情况，重新建立短命名规则，将定义标准挂接平台，各公司遵照执行。 5.3.5.2 品牌填写要求

5.3.5.2.1 品牌应写于品牌栏，制造商应写于制造商栏，制造商应写全称

品牌栏尽可能填写中文，填写汉字≤五个汉字，如：索尼、松下等。如英文均使用大写字母。中英文填写原则，取决字中英文各自占用字符长度和80%以上的习惯用法，去较短和常用填写，主要参考系统显示。英文字符明显小于中文表述所占字符的，使用英文，例如：ABB、A+H等。 5.3.5.2.2 品牌描述应按照系统已有80%以上描述方式填写

5.3.5.2.3 同系列的部件型号或主设备型号，需统一填写相同描述的品牌，对制造厂家和品牌同时存在的数据，只填写品牌

5.3.5.2.4 品牌和制造厂家栏为二选一，制造厂家如能用社会所熟知的简称代替，变可将简称作为品牌填写到品牌，如上汽、哈锅等。反之，按该产品制造厂家注册单位全称填写到制造厂家栏。如该产品有多家制造厂家，则物料信息不需要填写制造厂家信息，各厂可根据各性化要求，在提报采购需求时，在品名规格（长文本信息栏）做个性化信息补充，此补充信息是不会影响到其它发电公司同物料信息的使用，也不会影响到本公司下次采购的文本信息；

5.3.5.2.4 同系列型号（部件型号和主设备型号）中，部分品牌信息未填写的物料，需补充品牌信息。这样有助于品牌数据的提取；

5.3.5.2.5 部件型号栏不允许填写品牌信息，需将品牌信息剪切到品牌信息栏，例如，HP C7115A，品牌栏填HP，部件型号栏填C7115A。 5.3.5.3 部件型号填写要求

5.3.5.3.1 部件型号（订货号）是物料物理属性代号，物料是否相同，依照部件型号，因此同一部件型号，不能对应不同名称；

5.3.5.3.2 不同名称，所填主设备型号允许相同。因此上面所讲的部件型号相同名称不同的情况，很多是填错位置，需变更，并主设备型号应按“配***型***用”的格式填写75型带式输送机用；

5.3.5.3.3 物料“订货号”填写到部件型号栏。如果同时存在型号和订货号物资，型号和订货号全部写在部件型号栏中，填写次序为：部件型号+空格+订货号:***，例如：剥线钳,部件型号栏填“AM280 订货

号:7144101”，括号冒号均使用英文半角。 5.3.5.4 图号梳理

图号指该备件的图纸编号，它不具有物料唯一性，因此，如填写图号必须同时填写主设备型号。 5.3.5.5 主设备型号梳理

相同型号的主设备，要求描述一致。格式为：配***型***用。 5.3.5.6 国际标准梳理

国际标准的填写主要用于通用型材料物资，目前常用国标、美标、日标、英标等，填写格式如下：标准为GB/T9877-2008、GB6095-2009、JB/T8727-2004，应填写为GB/T9877、GB6095、JB/T8727，不需填写版本年限，这样可约束供应商随时执行新标准； 5.3.5.7 规格填写要求

5.3.5.7.1 特性值所填字母全部用大写字母显示，电子表格中批量处理，可对应单元格运用函数=UPPER； 5.3.5.7.2 特性值中不允许有型号、名称、材质、厂家等信息。对8个特性值不能描述清楚的物料，其余参数全部在“其它”栏填写；

5.3.5.7.3 电压填写格式应为AC***V，例如：AC220V。

5.3.5.7.4 电动机中卧式和立式字样需填到型号栏中的型号后端； 5.3.5.7.5 字符替换：(ф、Ф)替换为φ；(X、×)替换为*；Δ替换成δ。 5.3.5.8 材质填写要求

5.3.5.8.1材质填写按国家标准的化学元素符号填写，碳钢按照中文读写次序写为20#、35#、45#等； 5.3.5.8.2 未填材质的物料补填规则为，不锈钢默认316、碳钢和铸铁默认Q235、黄铜或铜默认T2、紫铜默认T9、铝默认AL、金属石墨缠绕垫材质“石墨+306”，镀锌的不作为材质，需将镀锌放到名称前端，材质默认为Q235；

5.3.5.8.3 材质栏填写字符全部使用半角字符，字符写法按照元素表的形式书写； 5.3.5.9 制造厂家

5.3.5.9.1 制造厂家标识。对目前国家无强制标准（GB）或推荐标准(GB/T)，或目前行业、企业尚未完全执行国家标准，各制造厂生产的产品在安装尺寸、结构、原材料及使用条件等方面有特殊要求，电厂在做物资需求计划时需要标识制造厂家的物资，编码时标识制造厂信息；对通用性具有不确定性，尽管规格型号相同、可以互换，但是不同制造厂家生产的产品质量差异较大的物资，在编码时不宜标识制造厂信息，以便招标采购时有广泛的选择余地。

5.3.5.9.2 物料维护时，制造厂家的填写需在系统中进行点选，如没有，需在制造厂家新增界面创建，待审核通过后，填写人方可启用。创建时要求按照厂家的注册公司名进行填报。

5.3.5.10 数据必填字段的填写要求

参照物料数据必填字段要求表，对没有填写的规格型号数据，不允许创建或批导入系统，带返厂补充信息完成后予以创建或导入。 5.3.5.11 计量单位的填写要求

5.3.5.11.1 计量单位标准，采用国家规定的法定计量单位。法定计量单位单位中没有限制规定的，通常应采用最小计量单位，如“个”、“条”、“只”；尽量不要用“箱”、“盒”，特殊除外。（附件3） 5.3.5.11.2 常出现的名称与计量单位有争议的建议对应原则如附件4.

5.3.5.11.3 物料的计量单位应使用京能集团建立的“数据模板”中所定义的计量单位，且与实际采购所需的计量单位一致。详见附件5。对于各单位在申请数据时，单位差异较大的数据、影响价格的计量单位数据，应向集团数据组提出新增模板或作计量单位转换等处理； 5.3.5.11.4 特殊计量单位说明

a.以“件”为计量单位的定义原则：无独立型号的主设备配件，且为金属材质，如汽机本体、脱硫、锅炉的金属配件，通常单位定义为“件”；

b.以“个”计量单位的定义原则：无独立型号的主设备配件，且为非金属材质，如汽机本体、脱硫、锅炉的非金属配件。以及有独立型号体积较小的物件，通常单位定义为“个”。

c.单位在SAP系统规定，编码创建后，只要发生过此物料相关的业务操作，单位不可以变更。对于创建编码规定，同物料描述，不同单位，不可以创建新物料编号。因此对于同物料不同单位的物料需求，需在SAP系统建立单位转换关系， 5.3.5.12 特殊分类说明

5.3.5.12.1 闸板门：又名“煤阀”、“煤闸门”、“关断门”，用于一次风送风管道风粉隔绝，需按照所属专业设备划分。

5.3.5.12.2 高、低压电机分界线：相间电压（线电压）400伏。

5.3.5.12.3 备品备件中相关的密封件（金属制品）归入所属占用备品备件，其它柔性密封材料及密封件归“消耗材料-密封材料”。

5.3.5.12.4关于有关逻辑控制系统卡件全部归入PLC“备件-热工”，例如汽轮机电液调节系统（DEH）、高低旁路控制系统。

5.3.5.13 优先级的填写要求

5.3.5.13.1 物料的特性应按照其所对应的优先级升序排列填写。

优先级是规格栏特性值的排列次序而设定，只有批量导入数据时，才需手工按照系统定义的特性值的优先号逐一逐项填写。正常从系统创建新物料时，是不需要单独填写优先级编号的，优先级号会根据所填特性

值而自动生成。系统会按照优先编号的升序方式排列所指定的特性值次序。

5.3.5.13.2 优先级编号为4位文本数字，不够四位的，前面补0。优先级编号和特性值必须一一对应，有特性值的必须有优先级编号，反正，无特性值的物料不需要配有优先级编号。其编号可在远方平台中的特性录入界面查找。对于填写条件不满足的情况下，系统均会报错，无法导入。

5.3.5.13.3 批量梳理数据时，需按照优先级号升序排列次序，将特性值按照特性1-8的次序顺次配套调整，可应用的函数公式为，函数公式=IF(A2<A3,1,2)。 5.4 批导物料主数据前的梳理要求 5.4.1 批导数据前的排重梳理方法

5.4.1.1 物料数据需依照部件型号作排重梳理。

5.4.1.2 将品牌、部件型号、图号、主设备型号、国家标准、8个特性、材质连成一个字符串，做重复检查梳理。如果单独对品牌、部件型号、图号、主设备型号、国家标准、8个特性、材质等多项进行分别做排重处理，便不需再做连成一个字符串的排重操作。 5.4.2 对查找出的重复数据做标识处理

对梳理数据时检查出的重复数据需在名称上做出重复标识，方法如下：对查出的两条以上重码，需考证其使用情况。如都未使用过，可选编码较小的物料作为主码，另几条在名称后加注“（查重码请使用***），以表明使用定义主码的物料，标重复的将来不再使用；同理，如都使用过，选编码较小的物料作为主码，另几条在名称后加注“（重码请使用***）；如一条使用，一条未使用，则选使用的作为主码；未使用在名称后加注“（查重码请使用***）。对标注有“查重复”的数据，数据组会做批量替换处理；对标注有“重复”的数据，数据组会做停用处理。 5.4.3 已使用数据的描述核对

为保障批导数据前使用数据版本不同，导致重复数据已替换，但数据仍未做更新，造成二次使用的现象。要求数据在批量导入时，必须核对曾使用过的数据描述与将导入的数据描述是逐一对应的，方可进行后续操作。

5.4.4 未使用的重复数据替换前检查

未使用的重复数据替换前需进行二次使用情况检查，已保障所替换数据均为未使用数据。此操作可规避由于标注时间不同而照成的标注不准确情况。避免已使用数据被替换所带来的一系列在途业务问题。 5.4.5 建立数据对照替换表

未使用的重复数据替换后，必须建立替换数据对照表，以便后续的问题追踪、批导数据检查，以及重复数据的统一替换等业务操作。 5.4.6 重复映射数据间的验证检查

厂级自行检查数据重复情况，是根据各公司多项重复数据的物料编号唯一指定码作为编号信息标识，此编号称为“过渡编号”。通过此编号。可方便的查出重复的内容和重复数量。对相同数据与集团SAP数据库做数据映射时，也可大大减少其工作量。但实际映射过程，数据的映射和查重是不同专业人员在做，其数据结果偏差较大。这样在确认数据映射表导入前，需对过渡码和SAP映射码做相互验证检查。保证重复数据的过渡码和SAP映射编码标识情况相同，方可导入。检查方法，将SAP码排次后，通过函数=IF(AND(A2=A3，B2<>B3),1,2)进行检查。反正，过渡码排次，函数公式相同，进行方向检查。 5.4.7 检查一对多及多对一映射数据

在做数据映射时会出现很多一个厂级编号对应多个SAP编号物料，或多个厂级编号对应一个SAP编号物料。此类问题均需在系统上线切换前，逐一进行数据信息核实及实物核实无误后，方可切换。核实过程对应单位有差异的数据需标注单位间转换关系。

方法，导入数据中的一对多及多对一的映射数据。以SAP号和各公司物资编码未条件取唯一，对SAP码和过渡码出现两次以上的数据进行纠正。

5.4.8 导入数据前，对使用数据计量单位的核对

5.4.8.1 一种物料名称只能有一种计量单位。如个公司提供的数据计量单位与模板设定计量单位差异较大，需进行核实，能按照模板更正原物料计量单位的公司，需按照变更清单调整原物料计量单位及对应单价信息。对不可调整计量单位需与数据组沟通，调整信息增加模板。

5.4.8.2 对应未使用的物料计量单位有误数据，可直接通过模板刷新，即可调整。操作方法，数据导入前，检查数据的使用情况，对未使用的数据，可刷新。使用数据，保持原计量单位，同时备注栏标注，标准单位为“**”。对备注栏有信息的数据，不可作为模板。 5.4.9 专业分类、国家标准、电力标准梳理

5.4.9.1 专业分类、国标分类、电力分类、计量单位应使用系统固化的模板填写。

5.4.9.2 国家标准要根据国家标准编号对应汉字解译检查分类的准确性，避免出现非三级分类的编号，国家标准编号为5位数字。

5.4.9.3 电力标准按照国家标准与电力标准的绑定关系结果与录入结果比对进行检查，电力标准编号为4为数字。

5.4.9.4 根据数据分类模板，依照物料名称分别匹配专业分类、国家标准、电力标准和计量单位。没有对应上的，说明没有模板，需自行建立，填写如上4项，带数据组审核通过，纳入模板后，方可使用。匹配方法可用函数值VLOOKUP。

5.4.10 物料名称与计量单位及三大分类应唯一

同一物料名称只能对应一种专业分类、国标分类、电力分类和计量单位。如出现相同名称，不同分类的现

象，需明确一个更为准确的分类作为模板。如果确实有同名称两种分类模板的情况，必须区分名称，可通过加定语的方式解决，以保障其模板的名称唯一性。但需注意，名称如变更，必须在系统将对应的物料数据名称逐一变更，已保障刷新数据后，系统会自动读取对应名称的分类及计量单位信息。 5.4.11 批导数据模板的应用