会计实务模拟

实验三 总账系统日常业务处理

【实验目的】

1. 理解总账系统日常业务处理的基本功能；

2. 掌握总账系统中凭证管理和账簿管理的具体内容和操作方法。

【实验内容】

1. 凭证管理：凭证的填制、修改和删除，凭证审核，凭证记账

2. 账簿管理：总账、科目余额表、明细账、辅助账的查询输出方法

【实验资料】

1.

2. 2009年12月发生的业务

（1） 12月8日，财务部购买办公用品500元，以工行转账支票支付，票号ZZW001。

（2） 12月12日，销售部马丁销售给上海保温容器总公司产品一批，货款30000元，税款4100元。已开出销售发票（票号：42156）并已发货，货税款尚未收到。

（3） 12月13日，采购部丁月从东江有色金属公司购进原材料一批，价款34000元，适用税率17%，材料已验收入库并收到增值税发票一张。上述款项已以工行转账支票支付，票号ZZW002。

（4） 同日，采购部丁月报销差旅费10023元，出纳以现金补不足的差额。

（5） 12月15日，总经理办公室报销办公费800元，以工行转账支票支付，票号ZZW003。

（6） 12月16日，销售部马丁收到信谊百货公司转来的转账支票一张，金额10328元，用以偿还前欠货款及运费，款项已存入工行，转账支票号ZZR002号。

（7） 12月18日，总经理办公室报销业务招待费1200元，转账支票号ZZW004。

（8） 12月20日，收到华兴集团投资资金美元10000元，转账支票号ZZR003。

（9） 12月25日，发出材料一批，用于自建厂房工程建设，材料成本12000元。

3. 常用凭证

代号：01，说明：报销办公费。凭证类别：付款凭证

摘要：报销办公费；科目编码：660201和100201

【实验步骤】

1. 将系统日期修改为2010年12月1日；

2. 引入实验二账套

3. 由第1个操作员设置常用摘要和填制业务（1）的记账凭证（不要关闭凭证录入窗口）；

4. 设置常用凭证；

5. 填制业务（2）－（4）的记账凭证；

6. 调用常用凭证生成业务（5）的记账凭证；

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7. 填制业务（6）－（9）的记账凭证；

8. 由第3个操作员完成各业务记账凭证的审核工作

9. 由第3个操作员查询未记账凭证中，与客户“上海保温”进行交易的有关凭证

10. 由第3个操作员修改该记账凭证，将其中的税款由4100元改为5100元。

11. 由第1个操作员重新审核上述记账凭证

12. 由第3个操作员删除业务（5）的记账凭证并整理断号

13. 由第2个操作员完成上述业务中出纳凭证的出纳签字工作

14. 由第1个操作员查询“管理费用”科目包含未记账凭证的总账、并联查明细账及其中

有关业务的记账凭证

15. 由第1个操作员完成记账工作

16. 由第1个操作员查询已记账的1号转账凭证

17. 由第1个操作员冲销该凭证

18. 由第1个操作员查询与客户“上海保温”的往来明细账

19. 由第1个操作员定义并查询“应交增值税”多栏账

20. 由账套主管进行账套备份

【实验操作指导】

1. 设置常用摘要：

在“基础设置”选项卡，通过“基础档案｜其它｜常用摘要”打开“常用摘要”管理窗口，增加所需要的常用摘要。

2. 填制凭证

（1） 在“业务处理”选项卡，打开总账系统，双击“凭证｜填制凭证”打开“填制凭证”窗口；

（2） 单击“增加”按钮，并按业务内容填写记账；

A. 填写凭证字号：单击凭证类别的参照按钮选择凭证字，凭证号由系统自动生成，不能修改；

注：凭证类别和会计科目应符合凭证类别限制的要求。

B. 填写制单日期：系统预先填写同类别已有的最后一张凭证日期或系统登录日期，可以修改；

注：制单日期应大于已记账日期（在有序时控制时，应大于等于已有的最后一张凭证日期），不能大于登录日期。

C. 填写附单据数，可以省略；

D. 填写摘要：直接填写，或单击参照按钮选择常用摘要，或输入常用摘要的编码； 注：每一行摘要可以相同也可不同，但不能空，每行摘要将随相应的会计科目在明细账和日记账中出现。在凭证行末尾按回车键，系统自动复制上一行的摘要到下一行。

E. 录入会计科目：直接填写，或单击参照按钮选择，或输入科目代码；

注：会计科目必须是末级科目。

F. 如果所录入的是银行科目，需要在系统自动弹出的录入框中录入结算方式、票据号和发生日期等信息；如果是辅助核算科目，则需要录入个人、部门、客户、供应商、项目或数量单价等辅助核算的内容；如果是外币核算科目，记账凭证自动增加外币汇率和金额录入区域。由于实验中采用固定汇率，因此凭证中的汇率不可修改；

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注：如果要修改辅助核算的内容，首先将光标置于辅助核算的会计科目行，然后将鼠标移动到备注栏辅助项，在出现“笔头状”鼠标时双击，或者按“CTRL＋S”，在系统弹出的辅助项录入框中进行修改。

G. 录入借方金额或贷方金额；借贷方金额不能同时为零或同时不为零，但可以为红字，红字以负数录入。

注：在凭证最后一行的金额处，按“＝”键，可以取借贷方金额的差额到当前光标位置。按空格键可以改变金额的借贷方向。

H. 填写现金流量项目：如果凭证中包含现金流量科目，则在保存凭证时，系统自动弹出“现金流量录入修改”窗口，填写或修改其中现金流量项目和金额。

注：现金流量表的编制有两种方法：一种是利用总账中的现金流量辅助核算；另一种是利用专门的现金流量表软件编制现金流量表；实验拟利用第一种方法，因此需要在此处填写现金流量项目内容。

（3） 保存凭证：单击“保存”按钮，系统将对凭证的借贷方金额进行检查，如果借贷平衡，系统将保存凭证并给出提示。

注：如果需要保存后立即增加一张新的凭证，则可直接单击“增加”按钮。

3. 设置常用凭证：常用凭证有两种设置方式：

（1） 利用当前凭证生成常用凭证：

如果需要将“填制凭证”窗口中当前凭证作为常用凭证保存，可以：

A. 在“填制凭证”窗口，调用“制单｜生成常用凭证”菜单命令；

B. 在“常用凭证生成”对话框中录入常用凭证的代号及说明并确认。

注：利用当前凭证生成的常用凭证同时包含当前凭证中的金额、部门、个人、客户、供应商、数量、结算方式等辅助核算信息，可以利用下面介绍的“常用凭证”管理窗口删除或修改这些信息。

（2） 单独设置（或修改）常用凭证：

A. 在总账系统中，双击“凭证｜常用凭证”，打开“常用凭证”管理窗口；

B. 单击“增加”按钮并输入凭证的编码、说明和凭证类别；

C. 单击“详细”按钮进入“常用凭证”的下一级设置窗口，单击“增加”按钮并输入每一凭证行的摘要和会计科目，同时单击“辅助”按钮，以便输入与该凭证行的会计科目相关的辅助信息。

4. 调用常用凭证：

（1） 在“填制凭证”窗口，调用“制单｜调用常用凭证”菜单命令；

（2） 直接输入或（单击“参照”按钮，单击需要选入的常用凭证行，单击“选入”按钮，并确定；

（3）

（4） 在“填制凭证”窗口，对凭证进行修改，然后保存； 如果凭证中有现金流量科目，单击该科目，再单击“流量”按钮修改现金流量项目的内容。

注：调用“制单｜调用常用凭证”菜单命令前不要进行增加凭证的操作

修改常用凭证生成的凭证时应注意部门、个人、客户、供应商、结算方式以及现金流量等各种辅助核算信息的修改。

5. 更换操作员：

单击“重注册”按钮，输入新操作员的代码或姓名及密码，选择数据源，并确定。

6. 审核凭证：

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（1） 凭证审核人和制单人不能是同一人。因此，审核凭证前注意检查是否需要更换操作员；

（2） 双击“凭证｜审核凭证”，打开“凭证审核”查询条件对话框；

（3） 输入适当的查询条件，单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口，其中，白色区域为未审核凭证，而灰色区域为已审核凭证；

（4）

（5） 双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“审核凭证”的凭证窗口； 检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人，即当前操作员的姓名；

（6） 单击“下张”按钮，对其它凭证进行审核。

注：凭证一经审核，不能被修改和删除，只有取消审核后才可修改或删除，取消审核由审核人在“审核凭证”的凭证窗口单击“取消”按钮完成。

审核凭证时如发现凭证有错，可单击“标错”按钮，给凭证加上错误标志，由制单人或有凭证修改权限人修改后再审核。

如采用将凭证打印出来成批检查后再审核的方式，可利用“审核｜成批审核凭证”的菜单命令成批审核，加快审核凭证的速度。

7. 查询凭证：

（1） 双击“凭证｜查询凭证”，打开“凭证查询”对话框；

（2）

（3） 输入查询条件，单击“辅助条件”按钮可输入更多查询条件； 单击“确认”按钮，进入“查询凭证”的凭证列表窗口；

（4） 双击某一凭证行，则可显示此张凭证的详细内容。

注：这里查询凭证，可以是本会计期间的所有凭证，包括已记账的凭证。在“填制凭证”窗口中，执行“查看｜查询”菜单命令或单击“查询”按钮，只能查询未记账的凭证。

8. 出纳签字：

（1） 出纳签字前注意检查是否需要更换操作员；

（2）

（3） 双击“凭证｜出纳签字”，打开“出纳签字”查询条件对话框； 输入适当的查询条件，单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口，其中，白色区域为未签字凭证，而灰色区域为已签字凭证；

（4） 双击要签字的凭证或单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口；

（5） 检查要签字的凭证，无误后，单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人，即当前操作员的姓名；

（6） 单击“下张”按钮，对其它凭证进行签字。

注：出纳签字与凭证审核，以及出纳签字与制单可以同一个人，取决于用户权限的设置； 只有在会计科目设置中进行了指定科目操作，才能进行出纳签字；如果在总账系统参数中设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则出纳凭证必须经出纳签字后才能记账；

出纳凭证一经签字，不能被修改和删除，只有取消签字后才可修改或删除，取消签字由签字人或有权限的操作员在“出纳签字”窗口单击“取消”按钮完成。

9. 修改凭证：

（1） 利用查询凭证方法，查找到需要修改的凭证；

（2） 对于凭证的一般信息，将光标移动到要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先将光标置于辅助核算的会计科目行，然后将鼠标移动到备注栏辅助项，在出现“笔头状”鼠标时双击，或者直接按“CTRL＋S”，在系统弹出的辅助项录入框中进行修改。

注：修改人必须具有凭证修改权，若选择“不允许修改、作废他人填制的凭证”但已

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设置了明细修改权限，可修改他人填制的凭证但系统会先给出提示（如本实验的情况）。

已经审核或出纳签字的凭证需要取消审核或签字后才能修改。

10. 作废和删除凭证：

作废凭证：

（1） 如果需要，由凭证的原审核人和原出纳签字人取消凭证的审核或出纳签字；

（2） 利用凭证查询方法查询到需要作废或删除的凭证；

（3） 执行“制单｜作废/恢复”命令，给凭证打上“作废”标志。

注：作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样

作废凭证不能修改和审核；凭证记账时应列入记账范围，但不会参加数据处理； 利用相同的操作过程，可以取消凭证的“作废”标志，恢复为有效凭证。

整理（删除）凭证

（1） 在“填制凭证”窗口，执行“制单｜整理凭证”命令，打开“选择凭证期间”对话框；

（2）

（3） 选择要整理的“月份”，打开“作废凭证表”对话框； 选择真正要删除的作废凭证，“确定”后，系统提示“是否还需要整理凭证断号？”，并显示“选择凭证号重排方式，提供凭证号重排、凭证日期重排与审核日期重排”三个选项；

（4） 选择“选择凭证号重排方式”，确定后系统对凭证号重排，以避免凭证号断号。 注：删除凭证必须先作废后整理；

整理凭证只能对最后一张已记账的凭证之后的未记账凭证进行，如果要对记账凭证进行整理，应先“恢复到记账前的状态”。

11. 记账和取消记账：

（1） 由具有记账权限的操作员执行“凭证｜记账”命令，打开“记账－选择记账范围”对话框；

（2） 选择本次记账的凭证范围，或单击“全选”按钮对全部已审核和签字的未记账凭证记账；

（3） 单击“记账”按钮，系统显示“期初余额试算平衡表”；

（4） 单击“确定”，由系统自动完成记账。

注：第一次记账时，期初余额试算不平衡不能记账；上月未记账，本月不能记账；未审核凭证不能记账，但作废凭证不需审核可参加记账。

取消记账

（1） 在总账初始窗口，执行“期末｜对账”命令；

（2） 在以“对账”窗口，按Ctrl+H，系统提示“恢复记账前状态已被激活”，确定并退出“对账”窗口；

（3） 在总账初始窗口，执行“凭证｜恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框；

（4） 选择“恢复到记账前状态”并确定；

（5） 在“请输入主管口令”的提示对话框中输入账套主管口令并“确认”。 注：已结账月份不能取消记账；取消记账后，应重新记账才能结账。

12. 冲销凭证

（1） 执行“凭证｜填制凭证”命令进入“填制凭证”窗口；

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（2） 执行“制单｜冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框；

（3） 选择“月份”、“凭证类别”并输入“凭证号”，“确定”后系统自动生成红字冲销凭证。

注：冲销凭证实际上就是填制一张特殊的凭证；只有已记账凭证才能生成红字冲销凭证；红字冲销凭证应与正常凭证一样进行审核、签字和记账

13. 查询账簿

系统定义多种供用户查询使用，这里只介绍几种账簿的查询方法，其它账簿使用方法类似。

查询总账

（1） 在总账系统的初始窗口，执行“账表｜科目账｜总账”命令，打开 “总账查询条件”对话框；

（2） 在“科目”编辑框中输入或参照选择要查询的科目并选择是否包括未记账凭证，确定后将显示选定科目的总账内容；

（3）

（4） 双击“当前合计”行或单击该行并点击右键，在快捷菜单中选择“联查明细账”； 在明细账中某一业务行上双击，或单击后点击右键，选择“联查凭证”，可以查看该业务的记账凭证。

查询客户往来明细账

（1） 执行“账表｜客户往来辅助账｜客户明细账”命令，打开“客户明细账查询条件”对话框；

（2） 选择客户，并要求包括未记账凭证，确定后可得到该客户往来的明细账。 定义和查询多栏账

（1） 执行“账表｜科目账｜多栏账”命令，打开“多栏账”管理窗口；

（2） 如果所要的多栏账尚未建立，单击“增加”按钮，进入“多栏账定义”窗口；

（3） 按需要选择“核算科目”，单击“自动编制”按钮，并“确定”返回“多栏账”管理窗口，完成多栏账的定义；

（4） 查询多栏账时，打开“多栏账”管理窗口，单击“查询”按钮（或双击多栏账名称行），打开“多栏账查询”条件对话框；

（5） 选择需要查询的多栏账和月份范围，必要时选择“包含未记账凭证”并确定，系统将显示该多栏账的内容，在其中的业务行上双击，可联查该业务的记账凭证。