员工档案管理制度

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员工档案管理制度

一、定义与权限

（一）本公司不负责员工人事档案保管与维护，员工人事档案可委托有管理资质的机构代为管理，费用由员工自行承担。本公司仅对由公司出具的证明或材料负相应责任。

（二）本管理制度中的“员工档案”是指由公司办公室（贵公司可根据自己公司结构的设置，进行修改）收集的《员工登记表》、身份证复印件、劳动合同、学历复印件、职称复印件、执业资格复印件以及在公司期间考核奖惩记录、工资支付凭据、培训证明等材料。

（三）员工档案由公司保管和维护，归公司所有。离职员工无权要求收走或查阅本人档案。在职员工有权查阅本人档案，或因工作需要经授权后可查阅他人档案。

二、档案的保管

员工档案应根据安全保密、便于查找的原则进行严密、科学、规范的保管。对所保管的档案，都应逐个进行编号登记。新员工入职后要进行建档登记。

部门经理级以下离职人员档案保留2年，部门经理级以上离职人员档案保留3年，逾期销毁。每年全面检查核对档案一次，发现问题及时解决。

三、档案材料的收集、鉴别与归档

（一）新员工在入职2个工作日内必须提供附有个人免冠彩照的《员工登记表》、身份证复印件、最高学历复印件、职称复印件和执业资格复印件（岗位有要求的提供）、原单位离职证明。员工应对所提供的档案资料的真实性负责。同时，公司办公室将该员工应聘期间的资料和劳动合同存入员工档案。

（二）公司办公室要将员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的记录材料，证明劳动关系的材料，培训协议和保密协议等材料，归集入员工档案。

（三）凡归集入档案的材料，须统一使用A4纸的原件或复印件。员工档案材料，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色墨水和复写纸书写。

（四）公司因工作需要，需向员工暂时借用证件原件的，员工应提供。

四、档案的查阅

（一）部门因人员考察、任免、调动、组织处理、确定入司时间、出国、职级待遇等事宜可查阅人事档案。部门经理有权查阅本部门人员的员工档案。公司高管有权查阅部门经理和部门经理以下人员的员工档案。

（二）查阅档案时，查阅者应对档案的保密、安全和完整负责，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、污损档案材料。查阅者不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育或处罚。

（三）未经批准不得复制档案材料，确因工作需要摘抄、复制档案内容的，使用人员要保管好，不得传给无关人员，用毕要立即销毁。

五、此规章制度由公司办公室负责解释。