二．收文处理与发文处理

收文处理与发文处理

**收文处理是对外单位送本单位的已成文件的处理,包括传递、签收、签记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文处理是根据外单位来文、有关领导指示或有关实际情况等,对本单位拟向外单位发出的未成文件的处理。包括拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

通过公司的内部网络，利用系统中的公文管理将传统的人工公文呈报方式改为网上传递，加强文秘的管理职能，缩短公文流转时间，提高办公效率。其传递过程，主要分为公文呈报、公文签发、公文跟踪、公文查询和待办公文五部分。 1.公文呈报：公文呈报环节为用户提供写公文呈报申请、添加呈报附件、并进行呈报提交的功能。另外，在公文呈报撰写的过程中，系统还为用户提供了设置文件类型、秘密等级和文件等级的功能。

2.公文签发:公文签发环节，为用户提供签发操作的功能，并在用户界面内以任务栏表格的形式自动产生待签发文件列表，为用户提供简便的操作手段。 在用户签批意见时，系统为用户提供添加附件的功能，并使得签批人能够在“签批意见栏内”能够浏览到领导的批示意见。

3.公文跟踪:提供了对公文传递流转过程的跟踪功能，使用户能够在公文流转过程中的任何时候进行公文流转情况的查询，并且系统在公文流转期间，允许呈报者和签发者跟踪公文，在结束流转后，允许参与者查看公文的流转记录。追踪记录分为流转过程记录和分发过程记录，记录以列表的形式表示，为用户提供了易用、方便的界面。

4.公文查询:通过关键字信息，可迅速找到您所需要的以往发文文件，包括当天的发文信息及符合规定查询日期内的具有可阅读权限的发文信息，在文件检索输入框中，输入您要想检索的关键字信息，执行查询，系统会弹出符合查询条件的结果页面。对于已经结束的公文，可在公文查询界面中重新查看。

5.待办公文:待办公文为用户提供了待办理公文的操作界面，系统以列表的形式，为用户提供了需要处理地待办公文信息，当用户完成版办理或阅读后，系统会自动从此列表中删除此项。