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图5 人事分析表1

以图中所示的人事状况分析表为例由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写在总计栏以单元格G5为例公式为

=SUM(C5:F5)

我们看到计算为0的结果如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的是否有办法去掉总计栏中的0呢你可能会说不写公式不就行了当然这是一个办法但是如果我们利用了IF函数的话也可以在写公式的情况下同样不显示这些0如何实现呢只需将总计栏中的公式仅以单元格G5为例改写成

=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"")

通俗的解释就是如果SUM(C5:F5)不等于零则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果否则显示字符串

几点说明

1 SUM(C5:F5)不等于零的正规写法是SUM(C5:F5)<>0在EXCEL中可以省略<>0

2 ""表示字符串的内容为空因此执行的结果是在单元格中不显示任何字符

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图4

2 不同的条件返回不同的结果

如果对上述例子有了很好的理解后我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域比如在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法

图6

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某班级的成绩如图6所示为了做出最终的综合评定我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则如果各科平均分超过60分则认为是合格的否则记作不合格

根据这一规则我们在综合评定中写公式以单元格B12为例

=IF(B11>60,"合格","不合格")

语法解释为如果单元格B11的值大于60则执行第二个参数即在单元格B12中显示合格字样否则执行第三个参数即在单元格B12中显示不合格字样

在综合评定栏中可以看到由于C列的同学各科平均分为54分综合评定为不合格其余均为合格

3 多层嵌套函数的应用

在上述的例子中我们只是将成绩简单区分为合格与不合格在实际应用中成绩通常是有多个等级的比如优良中及格不及格等有办法一次性区分吗可以使用多层嵌套的办法来实现仍以上例为例我们设定综合评定的规则为当各科平均分超过90时

评定为优秀如图7所示

图7

说明为了解释起来比较方便我们在这里仅做两重嵌套的示例您可以按照实际情况进行更多重的嵌套但请注意Excel的IF函数最多允许七重嵌套

根据这一规则我们在综合评定中写公式以单元格F12为例

=IF(F11>60,IF(AND(F11>90),"优秀","合格"),"不合格")

语法解释为如果单元格F11的值大于60则执行第二个参数在这里为嵌套函数继续判断

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单元格F11的值是否大于90为了让大家体会一下AND函数的应用写成AND(F11>90)实际

如果满足在单元格F12中显示优秀字样不满足显示合格字样如果F11上可以仅写F11>90

的值以上条件都不满足则执行第三个参数即在单元格F12中显示不合格字样

在综合评定栏中可以看到由于F列的同学各科平均分为92分综合评定为优秀

三根据条件计算值

在了解了IF函数的使用方法后我们再来看看与之类似的Excel提供的可根据某一条件来分析数据的其他函数例如如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数则可使用 COUNTIF 工作表函数如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和则可使用 SUMIF 工作表函数关于SUMIF函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍这里重点介绍COUNTIF的应用

COUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数

语法形式为COUNTIF(range,criteria)其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域Criteria

确定哪些单元格将被计算在内的条件其形式可以为数字表达式或文本例如条件可以表示为 32"32"">32""apples"

1成绩表

这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法我们需要计算的是每位学生取得优秀成绩的课程数规则为成绩大于90分记做优秀如图8所示

图8