这是靖江市的电子文件归档与管理规范

相关软件、其它说明也要一并归档保存。

　　3.3电子文件归档与纸质文件归档同步进行。各单位档案部门与业务部门一起制定电子文件归档的具体计划和措施，以确保电子文件随办随归。

　　3.4归档电子文件一般应为定稿电子文件和正式电子文件，并以通用格式存储。对一些以专用文字处理软件形成的文字材料，在归档时必须转换成文本文件格式，并将除正文以外的编辑符号删除，保证文字内容与正式文件完全相同。

　　3.5电子文件在归档时，必须具备标识、环境、设备类型的完整性。

　　3.5.1标识的完整性是指凡属归档的电子文件，都履行了必要的确认手续,即有完整的拟稿、核稿、签发等环节的责任者的签名、盖章（或电子签名、盖章）。

　　3.5.2环境的完整性是指电子文件的形成与其所使用的软件（及版本）密切相关。在归档时要特别注意收集制作电子文件所需要的非通用（专用）软件，保证电子文件归档后，能准确有效地识读。

　　3.5.3电子文件的设备类型完整性是指电子文件具有非直读性，它的读识对其所使用的设备具有依赖性，因此在归档时要注意相关的设备及型号。

　　3.6归档电子文件的整理与纸质归档文件的整理方法相同，应符合国家和行业有关规定要求。通常归档文件以件为单位，按“保管期限—年度—机构（问题）”或“年度—保管期限—机构（问题）”分类。

　　3.7分类后的归档电子文件分别拷贝至耐久性较好的载体上（推荐采用一次写光盘），一式三套（封存保管、查阅使用、异地保存各一套）。

　　3.8归档的电子文件要编制《电子文件目录》等简要的检索工具，其基本的著录项目为：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

　　3.9电子文件存储介质的标识上应注明：单位、年度、存储件数、流水编号。

　　3.10各单位要定期对存贮的电子文件进行检查清理，清除病毒，做到及时查漏补缺，以保证电子文件归档的齐全完整及数据的有效、可读。

　　3.11电子文件稿本代码：M—草稿性电子文件，U—非正式电子文件，F—正式电子文件；电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件，G—图形文件，V—影像文件，A—声音文件，O—超媒体链接文件，P—程序文件
，D—数据文件。

　　4移交与保管

　　4.1电子文件归档移交时，业务部门与档案部门应对归档的每套载体的技术环境进行有无划痕，是否清洁、有无病毒，是否真实、完整、有效，登记、说明是否齐全等检查，以确保电子文件移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致。对于移交不合格