合同管理制度

一、主体内容与适用范围

1、本制度规定了本公司合同档案及相关资料登记、归档与统计应遵循的管理原则和办法。

2、本制度适用于本公司各有关部门和分/子公司的合同档案资料管理。

二、档案资料内容

下列资料可以作为合同档案：

◆ 谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

◆ 合同相对方法人营业执照、事业单位法人执照、非法人营业执照的副本复印件； ◆ 合同相对方履约能力证明资料复印件；

◆ 对方代理人（经办人）的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、授权委托书的原件；

◆ 我方代理人（经办人）的法定代表人的授权委托书的复印件； ◆ 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

◆ 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料； ◆ 登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

◆ 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议； ◆ 标的验收记录单；

◆ 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

三、合同档案资料登记、归档与统计

1、公司所有合同都必须按要求编号，妥善保管。各公司及部门都应建立合同管理台帐，及时将合同履行情况根据台帐内容详细记录。合同管理台帐由合同管理员负责建立和保存。 2、合同代理人（经办人）办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后一周内，应将合同档案资料移交合同管理员。

合同管理员对合同档案资料核实后一个月内移交档案室归档。 3、各公司及部门应于每年的一月十日和七月十日前将管辖范围内上年度和本年度上半年的合同档案资料及合同统计报表报送集团公司合同管理部门。

各公司及部门应于每年的一月十日前将管辖范围内上一年度合同管理情况分析报告报送集团公司合同管理部门。

4、本制度与岗位责任挂钩，列入考核范围。