案例 百货商店业务管理信息系统

一、系统开发背景与调查结果

1．开发背景

2．系统调查结果 3．系统规划

二、系统分析

1．系统目标 2．数据流程图 3．系统概况 4．数据字典

三、系统设计

1．系统硬、软件配置

2．系统功能结构图与控制结构图 3．系统的IPO图 4．系统程序结构框图

百货商店业务管理信息系统的规模较小，但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此，此处仅对系统分析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中，系统分析和系统设计是基础性的和难度较大的工作阶段，所以，加强对系统分析、系统设计的举例，对巩固和深化所学的知识会有较大的收益。

一、系统开发背景与调查结果

1.开发背景

某百货商店是一个商业销售组织，该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货，然后再向顾客销售。按照有关规定，该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富，每天营业额很大，因此业务人员的工作量十分艰巨。

最近，因百货商店大楼翻建后，营业面积扩大，从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加，需要建立一个计算机管理信息系统，以减轻工作人员的劳动强度，提高业务管理水平，适应新的发展。

'2．系统调查结果

（1）现行系统的组织结构及工作任务

现行系统在商店经理的领导下，设有销售科、采购科和财务科，如图1所示。销售科的任务是，接受顾客的订货单，并进行校验，将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货，那么就给顾客开发货票，通知顾客到财务科交货款，并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货，那么先留底，然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后，核对到货单和缺货单，再给顾客开出发货票。

图1 现行系统组织机构

采购科的任务是，将销售科提供的缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，向销售科发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。

财务科（会计科）的任务是，接到顾客的货款时，给顾客开出收据及发票，通知销售科付货；根据税务局发来的税单建立付款帐，并付税款；根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐，建立付款明细帐，同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后，都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上日常账务工作的同时，还要定期编制各种报表向经理汇报，以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。 ( 2 ) 现行系统业务流程及概况

现行系统的业务流程情况如图2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表1。

表1 百货商店现行系统概况表

图2 现行系统业务流程图

3．系统规划

（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。

（2）销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成，增加自动登记新顾客数据的功能；货物售出后，自动建立售货历史记录和修改库存记录。

（3）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。

（4）会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成，报表的编制、打印也由计算机完成。

二、系统分析 1．系统目标

（1）实现登记、整理数据，处理核对顾客订货单。 （2）向经理提供各种业务统计报表。 （3）提供各级查询。

（4）销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。 2．数据流程图

百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图3所示，该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间的信息输入、输出关系，即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图4，该图实际上是把图3中“百货商店业务处理”框进行细化，根据图2现行系统业务流程图所列的处理功能，初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存储（如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐）和数据流（订单、发货单、缺货单、付款单等）。上述三个子系统的数据流程图（即二级分解）分别如图5、图6、图7所示。

图3 新系统顶层数据流程

图5是销售处理功能，实际上是把“销售处理”（图4；P1.1框）进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是“顾客”。首先，由顾客（S1）提出订货单（F1）。然后商店从货名文件中得到货名信息（F5），从顾客文件中得到顾客信息（F47）。如果顾客是老主顾，则商店对订单（F1），货名信息（F5），顾客信息（F47）进行编辑处理（P1.1.1），从而生成编辑后的订单（F4）。

如果是新主顾，除了进行上述处理外，要生成新顾客信息（F2），并将新顾客信息进登录（P1.1.2），然后登录入顾客文件。图5中的其它数据流和处理以及图6、7，读者均可以自行随着箭头走一遍，以加深理解。

图4 系统数据流程图一级分解

图5 二级数据流程(销售处理)

图6 二级数据流程(采购处理)

图7 二级数据流程(会计处理)

3．系统概况

百货商店业务管理信息系统的概况如表2所示，该表格反映了新系统的输入、处理、数据存储和输出的概况。其中带“＊”号的表示由计算机处理的项目，其余处理由人工进行。

百货商店业务管理信息系统概况表 表2

4．数据字典

数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表3所示）、数据存储字典（如表4所示）、数据处理字典（如表5所示）三类。

表3为数据流字典清单，此处仅对F1作如下解释，数据流F1（见图5）是顾客S1提出的订单，它的去向是编辑处理P1.1.1，在F1中包含如下信息：订单标识、顾客细节（如顾客姓名、顾客地址、电话、电传等）、货物细节（如货物名称、货物产地、货物数量等）。F2、F3……F7均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。

数据流字典清单(部分) 表3

数据存储字典清单(部分) 表4

表4为数据存储字典清单，均以D表示。此处仅对D9进行解释，其余类推。D9（见图5）为应帐款明细帐，它是用来记销售收入（应收款）的库文件。通过P1.1.5（建立收款明细帐）的处理将数据流F9写入D9（应收款明细帐）。D9包含如下信息：标识货名、数量、顾客名、应收款、日期。从图7中D9的输出数据流为F43到P1.3.5（编制报表处理），其内容包含标识、货名、数量、顾客、应收款、日期。

数据处理字典清单 表5

表5为数据处理字典清单，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1.1（编辑订单）为例（见图5），商店根据订单（F1）、顾客情况（F47），判断是新老主顾编辑成合适的订单（F4），同时对于新主顾，从P1.1.1输出新顾客数据（F2），再登记新顾客数据处理（P1.1.2）。凡是图5中方框都代表处理，以P为代表。在数据字典处理清单中（见表5）均有详细说明，表5只是一部分。其余以此类推。

表6列出的数据字典中的部分条目，并给出数据描述的部分内容。它是对数据流图中各个存储文件中记录的字段予以逐个定义，规定其类型、长度和各个字段的作用。例如订单数据，它由订单号、顾客号、顾客名、顾客电话、货物编号、货物名、货物数量、订单标志、厂商编号等（见表6）均给以定义（类型、长度、说明），这里列出的只是对各数据元素的一部分。

数据描述(部分) 表6

三、系统设计

1．系统硬、软件配置 (1)系统处理方式

百货商店业务管理信息系统采用分布式处理。采购、销售、会计三个部门各配置一台微机，三台微机联成网络，相互通信。采购、销售、会计三个部门各自独立地进行业务处理，各部门之间的数据通信由网络完成。

（2）系统硬件配置

<1>三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。 <2>打印机。

<3>适配器、电缆等其它网络配件。 （3）软件配置

<1>汉字多用户操作系统。 <2>汉字dBASE—Ⅲ数据库系统。 <3>其它应用软件。

2．系统功能结构图与控制结构图

百货商店业务管理信息系统共分成销售、采购、会计三个子系统，其功能模块结构如图8所示。

图8 百货商店业务管理信息系统功能模块结构

销售子系统、采购子系统和会计子系统的控制结构分别如图9、10、11所示。它们分别对应于图5、6、7，即从逻辑功能设计走向物理功能设计。这里仅对图9进行部分解释，图10、11两图学习者可以进行自行解释。

图9 销售子系统控制结构

在图9中，通过输入功能模块得到订单、顾客细节、库存细节信息，然后进行销售处理。在销售业务处理中，首先对订单、顾客细节进行编辑，并反馈出编辑后的订单，然后对编辑过的订单再进行检验核对并且加载分类标志。订单、顾客细节、库存细节经过编辑、检验核对后进行分类处理。根据订单加载的分类标志，将订单划分为不可供处理（反馈出缺货单）和不合格订单，对于可供货的订单，要根据货名和数量修改库存，根据顾客细节、货名和数量建销售记录，并为顾客开发货票。

图10 采购子系统控制结构

图11 会计子系统控制结构

3．系统的IPO图

图12和图13给出了系统的部分IPO图，其中图12是主控模块的IPO图。

图12 系统的IPO图(主控模块)

图13 系统的IPO(一)

图13 系统的IPO(二)