第五章电子表格与 数据库

教学目标要求深刻理解与熟练掌握的重点内容有： 要求深刻理解与熟练掌握的重点内容有：

1、Excel 2003的基本概念 、 的基本概念 2、编辑工作簿 、 3、格式化工作表 、 4、制作图表 、 5、数据库的基本概念和创建数据库、数据表 、数据库的基本概念和创建数据库、 6、用设计视图创建表 、 7、数据表数据的输入和修改 、 8、创建和修改数据表结构 、 9、“自动创建报表”和“报表向导”的方法 报表向导” 、 自动创建报表” 10、“自动创建窗体”的方法 、 自动创建窗体”广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

教学目标要求一般理解与掌握的内容有： 要求一般理解与掌握的内容有： 1、使用公式和函数 、 2、管理工作簿 、 3、数据管理与分析 、 4、数据地图和高级功能 、 5、使用“设计视图”创建报表 、使用“设计视图” 6、掌握标签报表的制作 、 7、数据库对象的管理 、 8、窗体的作用和使用“窗体向导”创建窗 、窗体的作用和使用“窗体向导” 9、窗体中数据操作 体 、广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

授课内容5.1 电子表格的基本知识 5.2 工作表的创建 5.3 工作表的编辑 5.4 数据的图表化 5.5 数据的管理和分析 5.6 数据库系统概述 5.7 数据库管理系统 数据库管理系统Access 2003中文版概述 中文版概述 5.8 数据表的建立 5.9 数据表数据的编辑和使用 5.10 数据库的查询 5.11 创建实用报表 5.12 窗体 5.13 管理数据库

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5.1 电子表格的基本知识5.1.1电子表格概述 . . 电子表格概述电子表格，是一种能在计算机上提供运算操作环境的软件， 电子表格，是一种能在计算机上提供运算操作环境的软件， 用户可以在这个环境中输入数据和公式， 用户可以在这个环境中输入数据和公式，并迅速得到计算 结果。 结果。 利用电子表格中的数据，可以产生各种统计、 利用电子表格中的数据，可以产生各种统计、分析的报表 和统计图形。 和统计图形。全国高校计划招生数 600 500 人数(万) 400 300 200 00年 01年 02年 03年 04年 05年 06年 07年

图5.1.1高校招生数的增长图表广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

5.1 电子表格的基本知识1、电子表格的发展 1987年推出了全新的Windows版的Excel, 年推出了全新的Windows版的Excel (1)1987年推出了全新的Windows版的Excel,随 后又推出了Excel 4. 后又推出了Excel 4.0……Excel 7.0、Excel Excel 7. 97、 2000、 2002和 2003。 97、Excel 2000、Excel 2002和Excel 2003。 (2)我国的金山软件公司开发的WPS Office 2005 )我国的金山

软件公司开发的WPS 办公组合软件所含的金山表格， 办公组合软件所含的金山表格，其在使用与外观 上与Excel几乎一样，并全面兼容Excel格式文件。 Excel几乎一样 Excel格式文件 上与Excel几乎一样，并全面兼容Excel格式文件。

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2、Excel 2003的主要功能 2003的主要功能 对于有一定规律的数据，例如， (1)快速输入数据 对于有一定规律的数据，例如，“2006 2007年 一月、二月” Excel可以快速 年、2007年……”、“一月、二月”等，Excel可以快速 ” 输入。 输入。 利用Excel的函数或输入公式， Excel的函数或输入公式 (2)数据计算 利用Excel的函数或输入公式，可以对输入 的数据进行许多复杂的运算，得出结果。 的数据进行许多复杂的运算，得出结果。 Excel中 可以容易地实现数据的排序、 (3)数据管理 在Excel中，可以容易地实现数据的排序、 筛选和分类汇总等操作，并能进行数据的分析和预测。 筛选和分类汇总等操作，并能进行数据的分析和预测。 利用Excel的图表向导， Excel的图表向导 (4)创建图表 利用Excel的图表向导，可以快速地创建图 直观地显示数据及其相互间的关系。 表，直观地显示数据及其相互间的关系。 Excel可以与 可以与Microsoft Office的其它组件 的其它组件， (5)数据交换 Excel可以与Microsoft Office的其它组件， Word、PowerPoint、Access等应用程序动态交换数据 等应用程序动态交换数据， 如Word、PowerPoint、Access等应用程序动态交换数据， 还可与其它数据库管理系统如FoxPro Oracle等共享数据 FoxPro、 等共享数据。 还可与其它数据库管理系统如FoxPro、Oracle等共享数据。

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2003增加和完善的实用功能 增加和完善的实用功能： Excel 2003增加和完善的实用功能： 2003对一部分统计函数的特 (1)增强的统计功能 Excel 2003对一部分统计函数的特 性进行了改进，这些函数的计算结果比以前版本更准确。 性进行了改进，这些函数的计算结果比以前版本更准确。 增强的统计功能提供了更为可靠和准确的数值分析功能， 增强的统计功能提供了更为可靠和准确的数值分析功能， 使用增强的统计功能可以更有效地分析Excel统计信息。 Excel统计信息 使用增强的统计功能可以更有效地分析Excel统计信息。 2003中使用智能标记执行一 (2)智能标记 通过在 Excel 2003中使用智能标记执行一 些操作(这些操作通常是用其他程序来完成的),可节省 些操作(这些操作通常是用其他程序来完成的),可节省 ), 时间。 时间。 能将两个打开的工作簿作并排比较。 (3)并排比较功

能 能将两个打开的工作簿作并排比较。 支持扩展标记语言XML XML功能 2003提供了一套基 (4)支持扩展标记语言XML功能 Excel 2003提供了一套基 XML的工具 的工具， 于XML的工具，允许开发人员能够从远端导入并管理数据 的文档。例如，可以用XML XML制作一张有关出差费用的电子 的文档。例如，可以用XML制作一张有关出差费用的电子 数据表，财务管理软件能够自动处理这张电子数据表， 数据表，财务管理软件能够自动处理这张电子数据表，并 签发支票。 签发支票。

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2003的工作簿 的工作簿、 3、Excel 2003的工作簿、工作表和单元格 工作簿(Book) (1)工作簿(Book) 工作簿是在Excel中用来存储并处理数据的文件。 Excel中用来存储并处理数据的文件 工作簿是在Excel中用来存储并处理数据的文件。一个工作簿就是 一个Excel文件，其默认的扩展名为.xls。 Excel文件 一个Excel文件，其默认的扩展名为.xls。用来存放学生成绩数据的 期末成绩.xls”就是一个工作簿 就是一个工作簿。 “期末成绩.xls 就是一个工作簿。 工作表(Sheet) (2)工作表(Sheet) 工作表是由65536行和256列组成的一张二维表格， 65536行和256列组成的一张二维表格 工作表是由65536行和256列组成的一张二维表格，其中行号由上至 下按1 65536进行编号 而列号则由左到右用英文字母A IV进行编 进行编号， 下按1到65536进行编号，而列号则由左到右用英文字母A到IV进行编 一个工作簿最多可以有255张工作表。 255张工作表 号。一个工作簿最多可以有255张工作表。 (3)单元格 单元格是由行和列的交叉部分组成的区域， 单元格是由行和列的交叉部分组成的区域，是组成工作表的最小单 输入的数据保存在单元格中。 位，输入的数据保存在单元格中。 (4)单元格地址 每个单元格由惟一的地址来标识，地址由列号和行号构成， 每个单元格由惟一的地址来标识，地址由列号和行号构成，先列后 例如H5表示第H列第5行的单元格。 H5表示第 行，例如H5表示第H列第5行的单元格。

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5.1.2 工作簿的新建、保存和打开 . . 工作簿的新建、1、新建工作簿 、 单击“开始” “程序” “ 单击“开始”→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2003”。Excel 。 2003系统启动完毕，同时自动创建了一个新的工 系统启动完毕， 系统启动完毕 作簿“ 中就包含了3张自动 作簿“book1”,在“book1”中就包含了 张自动 ， 中就包含了 命名为“ 命名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”的工作 、 和 的工作 表。 2、保存工

作簿 、 菜单栏中单击“ 在Excel 2003菜单栏中单击“文件”→“另 菜单栏中单击 文件” “ 存为” 另存为” 存为”,在“另存为”对话框中分别指定工作簿 的保存位置和文件名如“期末成绩” 的保存位置和文件名如“期末成绩”,文件名无 须指定扩展名，Excel 会自动加上扩展名.xls。 须指定扩展名， 会自动加上扩展名. 。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

3、打开工作簿 在资源管理器下，找到拟打开的工作簿文件如“ 在资源管理器下，找到拟打开的工作簿文件如“期末成 并双击，出现Excel工作窗口，如图5.1.2所示。 Excel工作窗口 5.1.2所示 绩”并双击，出现Excel工作窗口，如图5.1.2所示。

工作窗口和“ 图5.1.2 Excel工作窗口和“期末成绩”工作 工作窗口和 期末成绩” 簿 广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

5.1.3 Excel 2003 窗口组成 . .1、名称框 、 显示当前单元格的地址。在图5.1.2中显示的当前单元格地址是 。 中显示的当前单元格地址是H5。 显示当前单元格的地址。在图 中显示的当前单元格地址是 在名称框中输入单元格地址后按Enter键，光标就可以快速定位到对 在名称框中输入单元格地址后按 键 应的单元格。在当前单元格进入公式编辑状态时， 应的单元格。在当前单元格进入公式编辑状态时，名称框就被函数列 表取代。 表取代。 2、编辑区 、 可以让用户通过它向当前单元格输入内容，如文字、 可以让用户通过它向当前单元格输入内容，如文字、数据和公式 在图5.1.2中输入了公式“=E5+F5+G5”,还可以在编辑区对输入 中输入了公式“ 等，在图 中输入了公式 ， 的内容进行编辑或修改。 的内容进行编辑或修改。 3、编辑栏按钮 、 光标定位到编辑区中后，在名称框和编辑区中间， 光标定位到编辑区中后，在名称框和编辑区中间，会出现三个按 “×”、 钮“×”、“√”、“fx”,它们的用法在后面介绍。 ” ,它们的用法在后面介绍。 4、工作表标签 、 工作表标签显示了每个表的名称如Sheet1,单击某个表的名称， 工作表标签显示了每个表的名称如 ，单击某个表的名称， 就可以“激活”这个工作表，使它成为活动工作表。 就可以“激活”这个工作表，使它成为活动工作表。四个带箭头的按 钮是标签滚动按钮。 钮是标签滚动按钮。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

5.2工作表的创建 . 工作表的创建创建工作表，实际上就是向工作表的每个单元格 创建工作表， 输入数据。在向单元格输入数据前， 输入数据。在向单元格输入数据前，首先必须激 活工作表， 活工作表，并使待输

入数据的单元格成为活动单 元格。单击某个单元格， 元格。单击某个单元格，该单元格就被双线边框 包围，表示该单元格成为了活动单元格。 包围，表示该单元格成为了活动单元格。 Excel共有 种数据类型，分别是：文本、数值、 共有6 Excel共有6种数据类型，分别是：文本、数值、 日期、时间、公式、函数。 日期、时间、公式、函数。

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5.2.1 . .

数据输入

1、直接输入数据 向工作表输入数据， 向工作表输入数据，可以直接向活动单元格或编辑区输 入数据。数据输入完毕， 确认刚输入的内容,按回车键、 入数据。数据输入完毕，要确认刚输入的内容,按回车键、 Tab键或单击编辑栏按钮 键或单击编辑栏按钮” 均可；要放弃输入， Tab键或单击编辑栏按钮”√”均可；要放弃输入，单击 编辑栏按钮” 或按Esc键即可。 Esc键即可 编辑栏按钮”×”或按Esc键即可。 输入的数据可以是文本型、数值型和日期型的。 输入的数据可以是文本型、数值型和日期型的。默认情 况下文本型数据左对齐，数值型右对齐， 况下文本型数据左对齐，数值型右对齐，日期型或时间型 数据右对齐。 数据右对齐。 (1)输入文本 文本是指从键盘上可键入的任何字符， 文本是指从键盘上可键入的任何字符，可以是汉字和其 他符号。当输入的文本型数据全部是由数字组成的， 他符号。当输入的文本型数据全部是由数字组成的，如学 电话号码等， 号、电话号码等，在输入时必须先输入英文的单引号 “’”。 “’”。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

(2)输入数值型数据 输入数值型数据是指能进行数值运算的数据， 输入数值型数据是指能进行数值运算的数据，要输入数 只需要选定单元格并键入数字即可。 字，只需要选定单元格并键入数字即可。 (3)输入日期和时间 输入日期时，一般使用“yy/mm/dd”或 yy-mm-dd”格式 格式， 输入日期时，一般使用“yy/mm/dd 或“yy-mm-dd 格式， 即先输入年份，再输入月份，最后再输入日期。 即先输入年份，再输入月份，最后再输入日期。日期在工 作表上的显示格式可以通过菜单“格式” 作表上的显示格式可以通过菜单“格式”→“单元 数字”命令设置。如果没有进行设置， 格”→“数字”命令设置。如果没有进行设置，日期的显 示格式用默认的日期格式(默认的日期格式是在“ 示格式用默认的日期格式(默认的日期格式是在“控制面 中设置的)。 板”中设置的)。 输入时间时，如果按12小时制输入时间， 12小时制输入时间 输入时间时，如果按12小时制输

入时间，则需要在时间 数字后空一格， 上午) 下午), ),例 数字后空一格，并键入字母 a(上午)或 p(下午),例 否则，如果只输入时间数字， 如，9:00 p;否则，如果只输入时间数字，Microsoft 将按上午处理。拟输入当前的日期， Excel 将按上午处理。拟输入当前的日期，可按 Ctrl+; 拟输入当前的时间 拟输入当前的时间， Ctrl+Shift+: 。 “Ctrl+;”拟输入当前的时间，可按 “Ctrl+Shift+:”。广西大学计算机与电子信息学院公共基础教学部

2、利用“自动填充”功能输入有规律的数据 利用“自动填充” (1)输入相同的数据 输入相同的数据相当于复制数据。选中一个单元格后， 输入相同的数据相当于复制数据。选中一个单元格后，在它的右下 角有一个小的黑色矩形图标，这个图标称为填充柄，见图5.2.2 5.2.2( 角有一个小的黑色矩形图标，这个图标称为填充柄，见图5.2.2(b), 将鼠标移到填充柄处，当鼠标指针变为状时，往水平或垂直拖动， 将鼠标移到填充柄处，当鼠标指针变为状时，往水平或垂直拖动，即 可将数据复制到相关的单元格。 可将数据复制到相关的单元格。 (2)输入序列数据 在单元格A1输入序列数据的初始值“星期一” A1输入序列数据的初始值 ①在单元格A1输入序列数据的初始值“星期一”,将鼠标移到填充柄处 当指针变为状时，往垂直方向拖动， 当指针变为状时，往垂直方向拖动，表示星期的系列数据即可输入到 各单元格中。 各单元格中。 自动填充还能根据初始值的规律决定填充值。例如，在图5.2.2 5.2.2( ②自动填充还能根据初始值的规律决定填充值。例如，在图5.2.2(a) 选中一个已输入数据1的单元格后，按住<Shift>键用鼠标单击内 中，选中一个已输入数据1的单元格后，按住<Shift>键用鼠标单击内 容为5的单元格，或者按住鼠标左键拖动到该单元格， 容为5的单元格，或者按住鼠标左键拖动到该单元格，即可选中两个 单元格。光标指向右下方的填充柄，出现时往下拖动， 单元格。光标指向右下方的填充柄，出现时往下拖动，系统会根据两 个单元格的等差关系(差值为4),在拖到的单元格内依次填充有规 个单元格的等差关系(差值为4),在拖到的单元格内依次填充有规 律的数据，结果如图5.2.2 5.2.2( 所示。 律的数据，结果如图5.2.2(b)所示。

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