任务4 通知、请示、邀请函等公文处理

任务4 通知、请示、邀请函等公文处理公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位 在处理公务活动过程中使用的有特定效能和广泛用途的 公共文书。公文在办公中起着非常重要的作用，如上情 下达、互通情报、宣传教育、规范人们行为规范等，同

时也可以为日常工作提供依据和凭证。下面将通过制作一份“关于召开第二季度工作总结 和表彰大会”的通知介绍公文的写作格式以及公文文档 的编辑与排版。

会议通知制作效果

目 录4.1 任务情境 4.2 任务分析

4.3 制作会议通知 拓展实训综合实践3

4.1 任务情境为了总结前期工作，表彰在本季度工作中有突出表现 的部门和个人，公司决定将于近期召开本年度第二季度工 作总结和表彰大会。办公室张主任把会议的有关事项向小

王做了一下简要交待，然后让小王草拟出一份通知，并下达到各个部门。公文的写作与处理可是小王的强项哦，下 面就着手完成吧。

知识目标和能力目标知识目标：

通知、请示、邀请函等公文的写作格式。创建与使用模板文件的方法。 项目符号和编号的设置方法。 绘制图形并进行格式设置。 对象的超链接设置。 能力目标： 能够根据实际情况进行各种公文的写作，并进行编辑 和排版。5

4.2 任务分析通知属于公文的一种，一般由文件版头、发文字 号、公文标题、公文正文、成文时间、印章等组成， 必要时还可以添加附件链接。 制作会议通知需要进行以下工作： 1.创建公司红头模板文件。

2.根据模板创建新文档。3.编辑会议通知内容。 4.为会议通知添加附件，并设置超链接。 5.制作电子公章。 6.加盖电子公章。6

4.3 制作产品说明书

在日常办公中，公司的许多文件都是以红头文件的 形式下发的。既然每次都要用到文件的红头部分，那么， 何不将红头部分的格式和基本内容制作成模板的形式， 这样，即避免了重复劳动，又提高了工作效率。

创建模板文件首先应编排好模板文件内容，然后将编排好的文档保存为模板文件即可。

编辑红头模板文件 文件红头部分一般包括文件版头、发文字号和红 色分隔线三部分

在“发文字号”下面插入一条红色分隔线的具体 操作步骤：

将光标定位到 “发文字号”下一行位 置，切换到【插入】选 项卡，在【插图】选项 组中单击【形状】按钮 ， 在弹出的下拉列表中单 击直线。

鼠标指针变成十字形状 ，在文档编辑区中 按下鼠标左键并拖动，拖动到适当位置，释放鼠标， 即可绘制出一条直线。

默认情况下，绘制出的形状颜色为黑色，可以通 过以下方法对形状的颜色、粗

细等样式进行设置： 切换到【绘图工具/格式】选项卡，在 【形状样式】选项组中，单击【形状轮廓】按钮。

在弹出的下拉列表中选择主题颜色面板中 的“红色”。

单击【粗细】选项在其下拉列表中选择 “2.25磅”。

将新建红头文件保存为模板 单击【Office按钮】,在弹出的下拉菜单 中依次执行【另存为】—【Word模板】命令。

弹出【另存 为】对话框，在【保存 位置】列表框中选择 【受信任模板】选项， 在【文件名】文本框内 输入模板文件名“公司 红头文件模板”。

单击【保存】 按钮，即可将编辑好 的文件保存为模板文 件。15

4.3 制作产品说明书