001文件与资料管理程序

文件与资料管理程序

制 订：

批 准：

文件编号：XX-QP-001 文件版本：A/0 版 文件页数：共 10 页 制订单位：文控中心 制订日期：X-X

XXX 有限公司文件名称 1.总则 . 文件与资料管理程序

文件编号 版本/次 页 码 制订日期 文件类别

XX-QP-001 A/0 版 2 OF 09 X-X 程序文件/2

确保公司管理体系在运作中能够有效落实，对公司管理体系之所有文件予以控制；通过 相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件 非预期使用，保持在现场操作中的文件版本是最新、最有效的。 2.范围 . 适用于公司所有与管理体系有关文件(包括适当范围的外来文件)的管理与控制 。 3.权责 . 3.1 内部文件与资料之制订，废止与收发管制权责表：

文件阶层 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件

核准 总经理 管理代表 管理代表 管理代表

制订 管理代表 部门主管 部门主管 部门主管

收发管制单位 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心

3.2 外部文件资料,由文控中心收集,经管理代表审查,核准后由文控中心收发管制. 3.3 文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认. 4.定义 . 4.1 一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件； 4.2 二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件； 4.3 三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书； 4.4 四阶文件：质量记录(各类表单):用来记录执行结果之表格或报告书； 4.5 外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等。

XXX 有限公司文件名称 文 件与资料控制程序

文件编号 版本/次 页 码 制订日期 文件类别

XX-QP-001 A/0 版 3 OF 09 X-X 程序文件/2

5.3 文件制订、修订、作废作业 5.3.1 文件制订作业 文件需要制订时,由制订权责部门填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”进 行文件制订、修订，经相关部门会审，权责主管核准，文控中心按文件编号原则对 新文件进行编号。 5.3.2 文件修订作业 A 若文件不符合现实要求需修订时,由权责部门提出修订原因,填写“文件借阅、更改、 补发、报废、申请单”交原制订部门研议修订，修订内容填写于“文件修改记录表” 中，并附于修订后之文件后面。 B 修订后之文件经审查与核准后由文控中心发行。 5.3.3 文件废止作业：文件废止作业时,需由提出部门填写“文件借阅、更改、补发、报 废、申请单”交原制订部门废止，原编号列入管制，不得重复使用。 5.3.4 工程图面制订,修订及废止作业按《工程图面管制办法》执行。 5.4 文件审核与核准作业：文件

制订、修订及废止之审查及核准作业依照 3.1 作业。 5.5 文件编号原则 XX------ □□------□□□

文件流水号 文件类别/代码 公司代码 5.5.1 公司代码：公司代码用大写英文字母“XX”表示 XXX 有限公司。 5.5.2 文件类别： 序号 1 2 3 4 文件类别 质量手册 程序文件 检验标准、 作业指导书 质量记录 文件代码 序号 文件类别 文件代码

XXX 有限公司文件名称 文 件与资料管理程序

文件编号 版本/次 页 码 制订日期 文件类别

XX-QP-001 A/0 版 4 OF 09 X-X 程序文件/2

5.6 一、二、三阶文件版本/版次及页次管理 5.6.1 第一次制订之原版以 A/0 表示,A/0 版第一次修订为 A/1 版, 经过 5 次修订后改为 B/0, 单页修订抽 换为准，不必整本改版。依此类推. 5.6.2 一二三阶文件总页次数包括正文和附件两部分,表单不计入总页数,由该文件引出之 表单附于后面, 以表单编号管制，由其余文件引出之表单而该文件也用到者,不再附 于文件后面。 5.7 文件发行、回收管制作业 5.7.1 一二三阶文件收发管制,由文控中心按“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”注明之各部门需 求份额，填写“文件(发放、回收)记录表”,并在发行文件封页及正文和附件上加盖发行章(如 附件四)。 5.7.2 修订及废止时,旧版本失效之文件于新文件发行时回收,回收份额与发行份额数量一致,内容完整,若有 遗失,记录于“文件(发放、回收)记录表”备注栏。 5.7.3 对外发行文件,由适当对外单位签收,回收亦由签收单位负责,并交文控中心统一处理。 5.8 文件保存、销毁作业 5.8.1 文件保存作业 A、 现场使用之文件须置于现场场所,非现场使用之文件由各部门自行集中管理。 B、使用部门不得影印正式发行之文件(四阶文件不限制影印)。 C、文控中心须在增加新文件或文件有修订版本版次后 3 日内发行“文件清单和质量记录清单”,供 使用部门核对其文件资料是否为最新版本，如有文件变动时，请使用部门在“文件清单和质量记录 清单”上自行做好记录。 D、文件若发现有遗失、破损、字迹模糊、份数不足等需要补发时，由需求部门填写“”注明申请原 因，经单位主管审查，经理核准后由文控中心予以补发，损坏文件回收并记录于“文件(发放、回 收)记录表”上。 E、任何人不得于一二三阶文件上加标记或书写任何字符。 F、文控中心由专人管理，文件管制须纳入内部质量稽核项目中以确保文件资料之正确使用。 G、各单位看板需引用文件时，在看板上标明文件编号及版本版次，文件修订时应随文件而改变。 H、文件之借阅，填写“文件借阅、更改、补发、报废 …… 此处隐藏：2331字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……