第3章 Word文档版式设置技巧

发布时间：2024-11-06

第3章 Word文档版式设置技巧

第3章版式设置技巧 (49)

3.1 版式设置技巧 (49)

3.1.1 利用【页面设置】对话框设置页边距 (50)

3.1.2 使用鼠标设置页边距 (50)

3.1.3 显示绘图网格 (51)

3.1.4 在文档中使用行号 (52)

3.1.5 添加“艺术”页面边框 (53)

3.1.6 设置文档的默认版式 (55)

3.1.7 更改部分文档的页边距 (55)

3.1.8 设置大页面文档 (55)

3.1.9 按照发排单设置版心 (56)

3.2 分栏技巧 (60)

3.2.1 创建版面的分栏 (60)

3.2.2 制作跨栏标题 (62)

3.2.3 平衡各栏文字长度 (63)

3.2.4 快速更改分栏的宽度 (63)

3.2.5为目录分栏 (64)

3.2.6为分栏的版面插入页码 (66)

3.3 分节技巧 (68)

3.3.1 文档中节的作用 (68)

3.3.2 使用分节符 (68)

3.3.3 使用分隔符 (70)

3.3.4 分节后的页面设置 (71)

3.3.5 分节后页码编号 (72)

3.3.6 分节后页眉与页脚的设置 (72)

3.3.7 保留文档原来的版式和分页 (73)

3.3.8在同一页中使用多种版式 (74)

3.4 制作页眉和页脚技巧 (74)

3.4.1 创建页眉和页脚 (74)

3.4.2 设置页眉或页脚高度 (76)

3.4.3 设置页眉或页脚首页、奇偶页不同 (77)

3.4.4 插入页码 (78)

3.4.5 修改页眉分隔线 (79)

3.4.6 使用域插入页码 (81)

3.4.7 扩展页码格式 (81)

3.4.8 利用章节号设置页码 (82)

3.4.9 设置特殊页眉和页脚 (83)

3.4.10 编辑复杂页码 (84)

3.4.11 制作文档背景图案 (85)

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3.4.12 制作另类水印效果 (87)

3.4.13 制作字典式页眉 (88)

3.4.14 制作“出血”的版面 (91)

3.4.15 综合运用——制作公文模板 (93)

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第3章版式设置技巧

设置页面是文档的基本的排版操作，是页面格式化的主要任务，它反映的是文档中具有相同内容、格式的设置，所以在文档的段落、字符等排版之前进行设置。

页面设置的合理与否直接关系到文档的打印效果。文档的页面设置主要包括设置页面大小、方向、边框效果、页眉、页脚和页边距等。如图3.1所示是区分版式的各项具体情况。

正文虚框

如12×6 cm

宽×高（厘米）自定义大小

页面大小

正文虚框

左页

边距

上页

边距

下页

边距

页脚

页眉

页眉距离

页脚距离

正文

图3.1 区分版式的各项具体情况

在排版的过程中，也可以根据需要对于文档的各个部分灵活地设置不同的效果，比如，分栏。另外，把文档分节可以划分上面的各个不同部分标记。

3.1 版式设置技巧

版心为16开的纸张，每页为39行×38字，如果仅仅选择了纸张大小还是没有作用的，还要跟着设置页面页边距。

当页边距是页面四周的空白区域。也就是正文与页边界的矩离。当整个页面的大小在选择纸张后已经固定了，然后再确定正文所占区域的大小，要固定正文区域大小，；就可以设置正文到四边页面边界间的区域大小。通常，可在页边距内部的可打印区域中插

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入文字和图形。但是也可以将某些项目放置在页边距区域中：如页眉、页脚和页码等。

3.1.1 利用【页面设置】对话框设置页边距

Word 提供了两种页边距选项，就是使用默认的页边距和指定自定义页边距。

利用【页面设置】对话框可以全面地、精确地设置页边距。

要设置页边距或者查看页边距的效果，可以在【页面设置】对话框中选择【页边距】选项卡，切换到如图3.2所示的对话框。

图3.2 【页边距】选项卡

分别在【页边距】区域中的【上】、【下】、【左】、【右】输入框中输入页边距数值，如果选择【页码范围】右边的下拉列表框中的【对称页边距】选项（一般使用默认的【普通】选项），表示当双面打印时，正反两面的内外侧边距宽度相等，此时原【页边距】区域下边的【左】、【右】框分别变为【内侧】、【外侧】框。

若要更改部分文档的边距，可以选择需要的部分文本，然后设置所需的边距。在【应用于】列表框中，单击【所选文字】。Word 自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。

3.1.2 使用鼠标设置页边距

使用鼠标直接拖动可以快速地设置整篇文档的页边距。

（1）要确认在文档的屏幕中显示有【水平标尺】和【垂直标尺】。

如果屏幕上没有水平标尺，可依次单击【视图】|【标尺】菜单命令来启动水平标尺；如果屏幕上没有垂直标尺，可以依次单击【工具】|【选项】命令，在打开的【选项】对话框中选择【视图】选项卡，在对话框中选中【垂直标尺（仅用于页面视图）】单选项，再单击【确定】按钮退出该对话框。

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（2）在标尺两侧的深灰色区域代表的是页边距，将鼠标移动到标尺边界上，当光标出现双向箭头状态时，再同时按下鼠标右键，并拖动鼠标就可以调整页边距了。如图3.3所示，可以拖动右边距和上边距来设置页边距。

图3.3 拖动右边距和上边距快速设置页边距

3.1.3 显示绘图网格

如果为了适应排版的严格要求，用户设置了控制每行及每页的字符数后，这时用户很需要在文档中能看到适当的字符网格。如图3.4所示。

图3.4 显示绘图网格

图文并茂的文档可以更加引人入胜。为使文档的版面布局更加美观大方、整洁合理，常常需要对文档中的图形进行编排，修改其位置和尺寸。但是当用户修改图形的位置和尺寸时，会发现图形位置和大小的变化是不连续的，加上受页面和版式的限制，图形的编排既麻烦又难以得到理想的效果。

使用网格能够更精确地定位一个图形对象。虽然打印时屏幕上并没有显示网格，但在过多或者绘制图形对象时，Word自动将其与最近的网格交叉点对齐。如果暂时不用网格设置，可在拖动或者绘制图像时按住Alt键。

在文档中显示网格的方法是，在【页面设置】对话框中，单击【文档网格】标签，切换到【绘图网格】选项卡后，单击【绘图网格】按钮，或者单击【绘图】工具栏中的【绘图】按钮。从其弹出的菜单中选择【绘图网格】菜单项，即可打开如图3.5所示的【绘图网格】对话框。

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图3.5 【绘图网格】对话框

（1）选中【在屏幕上显示网格线】前的复选框，如果要在屏幕上同时显示左右网格线和上下网格线，则可以选中【水平间距】复选框。然后单击【水平间隔】和【垂直间隔】右边的上下按钮，选择网格间隔的字符间距。

（2）在【水平间距】框中，设置左右网格线之间的距离；在【垂直间距】框中，设置上下网格线之间的距离。

（3）清除【使用页边距】复选框，然后在【水平起点】和【垂直起点】框中指定网络的起点坐标。

（4）图中的【水平间距】和【垂直间距】的度量值必须分别介于0.01字符到150.85字符和0.01行到101.5行之间。为方便对图形的微量调整，一般是输入较小的数值，如0.2、0.1甚至最小值0.05。这样，再进行图形的调整时，就很容易控制位置的移动和尺寸大小的缩放了。

3.1.4 在文档中使用行号

在出版物中，有些类型的文档，如果在正文的侧面添加行号，会增强文档的易读性。比如许多英文教材就使用行号。添加了行号之后，文档能够自动给行计数，计数包括文档的每一行文本，但不包括表格、页眉:或页脚、脚注、尾注、文本框中的文本等。另外，用户可以设置跳过某些特殊不用添加行号的行，如标题或空行等。

添加了行号一般显在左边的页边距中，如果是分栏的文档，则行号显示在各栏的左侧。

添加行号的方法是：

（1）分别选择【文件】|【页面设置】菜单命令。

（2）在弹出的对话框里选择【版式】选项卡。

（3）单击【行号】按钮，可以打开【行号】如图3.6所示的对话框。

（4）选中【添加行号】复选框，再定义所需的行号样式：

在【起始编号】微调框中输入或者选择第1行的编号，可以是任意一个自然数，如果不输入，则默认使用从1开始，并使用【连续编号】。

在【距正文】输入框中输入行号右边缘与文档文本左边缘之间的所需距离。默认

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距离为【自动】，是0.25 英寸（新闻稿样式分栏中为0.13 英寸）。

【行号间隔】表示是以多少行为间隔下一次出现的行号，如输入数为“5”，则第1次出现行号为5，第2次出现行号为10。在这果一般应输入的数值为“1”，让段落中的每一行都出现行号。

在【编号方式】以【起始编号】框中的数字对文档的起始行进行编号，有三种编号方式，【每页重新编号】、【每节重新编号】、【连续编号】，可以选择其中一种方式进行编号。

（5）单击【确定】按钮。可实行对文档进行编号，编号后效果如图3.7所示。

图3.6 添加行号图3.7 添加行号的效果

使用上面的方法添加行号之后，就会得到通篇所有页面都有行号的文档。如果想取消行号，可以再次打开该对话框，然后取消【添加行号】复选框即可；如果想取消某些段落的行号，可以切换到页面视图，选择不需要编排行号的一个或多个段落。分别选择【格式】、【段落】菜单命令，在【换行和分页】选项卡中，选中【取消行号】选项，最后单击【确定】按钮。就可以取消的特定段落的行号。

如果要在长篇文档里用行号，就可以创建一个特别的样式——如命名为“选文”的样式，在编辑样式的时候，只需把该样式的加上或取消行号，那么使用了这种样式就可带或不带行号了。

3.1.5 添加“艺术”页面边框

在Word中，如果要在文档中每页都出现边框效果，除了可以用线型边框外，还可以设置多种“艺术性”页面边框，无论是装饰文档或打印出来作信笺都很漂亮。

（1）单击【页面设置】中【版式】选项卡对话框中的【边框】按钮。打开【页面和边框】对话框。

（2）单击【页面边框】选项卡。可以打开如图3.8所示的对话框。

（3）在【设置】选项组可以定义在所选内容四周加上边框项，选择【方框】项。

（4）在【艺术型】列表框中选择喜欢的样式。也可以选择的线型边框样式。在【宽度】下拉列表框中调整边框的宽度。

（5）单击【选项】按钮，可以设定其它边距和位置的设置，如图3.9所示。（只有

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在选中【应用于】框中的【段落】或者【页面边框】选项卡处于活动状态时，才能使用此按钮）。

图3.8 【页面边框】选项卡图3.9 页面边框选项对话框

【边距】选项组：用来输入【上】、【下】、【左】、【右】边距与文字之间的距离。对于页面边框，可单击【度量依据】框中的【文字】项，使此设置与页边距有效。

【度量依据】：选择【文字】选项，使页面边框的内部边框位置与页边距有效。选择【页边】选项，使页面边框的外部边框位置与页边距有效。

【选项】：只有选择【文字】选项后，才可以使用此区域的选项，可以设置页面边框的项目有：【段落和表格的边框与页面边框对齐】（选中此复选框可消除相邻边框间的空白区域。只有在表格边界到页面边框的距离小于等于一个字符宽度（10.5 磅）时，Word 才会将其对齐）；【总在前面显示】（将页面边框置于与页面边框交叠的任何文字或对象的上面）；【环绕页眉】（将页眉包含在页面边框之内。如果希望页面边框不包括页眉，可清除此复选框）；【环绕页脚】（将页脚置于页面边框之内。如果希望将页脚置于页面边框之外，可清除此复选框。

（6）最后连续单击【确定】按钮，最后得到的的效果如图3.10所示。

图3.10 添加页面边框的效果

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55 3.1.6 设置文档的默认版式

在使用Word 的过程中，每新建一个文档，都会以当前Word 模板为基础来创建，而新建的这个文档所使用的模板默认版式，使用默认版式的纸张大小是“A4—21.0×29.7cm ” ；页边距是“上、下2.54cm

39行×38字等的版式心，就可以在【版式设置】对话框各选项卡中设置相应数值，然后单击

【默认】按钮，会打开如图3.11所示的更改默认设置提示框，单击该对话框中的【是】按钮，新的默认设置将保存在该文档基于的模板中，此后每一个基于该模板的新建文档将自动使用上面要求的页边距设置。

图3.11 更改默认设置

3.1.7 更改部分文档的页边距

如果文档是横向的，又要更改部分文档的边距，则要先选择该文本，然后【版式设置】各个选项卡中设置所需的边距和其它设置。在【应用于】选项组中，选择【所选文字】项。Word 就自动在应用新页边距设置的文字前后插入分节符。如果文档已划分为若干节，可以单击某节或选定多个节，然后更改页边距。

如果在选择了该文本的同时，在【版式设置】的【页边距】选项卡，可以快速更改所选文档的【纵向】为【横向】页面。

3.1.8 设置大页面文档

Word 文档的页面会有一个指定范围，这个范围是

0.26~ 55.87 cm 之间，然而就算新建一个文档的页边距设置在这个范围之间，如果你大于了A4的纸张的打印区域之外，也会出现一点小误会的，比如把一个文档的纸张大小设置为如图3.12所示。

图3.12 自定义纸张大小

单击【确定】按钮之后，就会出现如图3.13或者图3.14所示的提示框。提示该文档的页面设置范围或已经设在打印区域之外。

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图3.13 提示文档的页面设置范围

图3.14 页面设置在打印区域外的提示

在此提示框中，有的用户就会不知所措，只有单击重新调整回到【页面设置】对话框。他们不知道，只要单击【忽略】按钮，就可以接受这个页面的设置。

然而，许多用户不知道，为什么会出现这个对话框的，原因是默认文档的打印的页面设置为A4的纸型，如果大于A4纸型的可打印区域，就会出现上面的提示框了，解决办法是，单击【文件】|【打印】|【属性】|【纸张】命令、按钮或选项卡，在【纸张大小】中选取其中的一个【自定义版】项，如图3.15所示。最后单击【应用】后再关闭对话框退出即可。此后，设置超大页面就不会出现上面的提示了。

图3.15 自定义打印页面大小

3.1.9 按照发排单设置版心

在排版的发排单中不会指定页边距和字符、行跨度，所以在设置版心时也要多次尝试才能成功。当然，根据精确的页面大小和和跨度磅值也可以计算出页边距，但这样计

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算操作也很复杂。

下面假设发排单用16开的纸张，39行×39字符的版心，使用下述步骤可以精确地按照发排单设计版心大小：

（1）新建一个文档，单击【文件】|【页面设置】命令，打开页面设置对话框。

（2）选择【纸张】选项卡，在【纸型】下拉列表框中选择【16开（18.4×26厘米），此时在【宽度】与【高度】栏中就会得到相应的数值18.4厘米和26厘米。

（3）切换到【页边距】选项卡，根据以前设置版心的经验，首先估计一下16开的纸张设置39行×40字符的版心大概需要上下左右的页边距为多少厘米。这里估计为如图3.16所示。

图3.16 估计页边距数值

（4）切换到【文档网格】选项卡，在【网格】组中，选中【指定行和字符网格】复选框，并在【字符每行】中单击上下箭头指定该项字符数为38，还差两个字符数，说明左右页边距的数值设置过大。而在【跨度】栏中显示为10.5磅，正常的数值也应该为10.5磅，在【行每页】中单击上下箭头指定该项行数为39行，此时右边的【跨度】栏中显示为15.6磅，而正常的数值也为15.6磅，说明上下页边距设置正确，如图3.17所示。

图3.17 指定字符数和行数

（5）再切换到【页边距】选项卡，在图3.19中的页边距基础上，把左右页边距更改为1.7 厘米，如图3.18左图所示，再切换到【文档网格】选项卡，此时【字符每行】中字符数显示为39，右边的【跨度】栏中显示为10.5磅，说明左右页边距也基本设置正确。如图3.18右图所示。

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图3.18 左右页边距、行字符数和跨度设置正确

（6）在该对话框中单击【绘图网格】按钮，打开【绘图网格】对话框后，并按照如

图3.19所示设置各参数。最后单击【确定】按钮确认设置。

图3.19 设置绘图网格参数

（7）切换到【版式】选项卡，单击【行号】按钮，打开【行号】对话框，选中【添加行号】对话框，使文档中的段落显示行号。

（8）连续单击【确定】按钮退出上面的对话框返回文档，在文档中按回车键，使用行号显示满一页文档中，并在此页文档中最后一行输入任意一行文本，此时在文档中显示的网格线与行号如图3.20所示。

图3.20 文档中显示的网格线与行号

（9）显示了网格线后，发现字【每行字符数】和【每页行数】最后还不能满格，说明上、下、左、右页边距都可以加大，在【页边距】对话框，再作如图3.21所示的页边距调整。

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图3.21 再次调整页边距

（10）单击【确定】按钮，退出对话框后，此时文档在网格线中显示行数与字符数非常准确，简直是天衣无缝。如图3.22所示。

图3.22 显示准确的每页行数和字符数

另外，这里还有一个技巧，因为在【页面设置】的绘图网格选项卡中选中【指定行和字符网格】复选框，所以在正文或其它样式的【段落】设置中，在如图3.23【缩进和间距】选项卡，要清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，而应选中【如果定义了文档网格，则与网格对齐】复选框。这项设置应该添加到“正文”和其它样式中去。

图3.23 清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框

而如果没有清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框，则在文档段落的右边就会显得参差不齐，如图3.24左、右两图是清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框与不清除【如果定义了网格，则自动调整右缩进】复选框前后的两种不同效果。右图中的段落明显有参差不齐的感觉。

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图3.24 清除【如果定义了网格…】复选框前后的效果

3.2 分栏技巧

在排版文档的操作中，也有需要使用分栏的，翻翻各种报纸杂志，分栏版面随处可

见。在Word中可以容易地生成分栏，还可以在不同节中有不同的栏数和格式。

3.2.1 创建版面的分栏

下面介绍分栏的操作。

（1）单击【格式】|【分栏】命令，则出现如图3.25所示的【分栏】对话框。

图3.25 【分栏】对话框

（2）在【预设】选项组中选择分栏的格式。有【一栏】、【两栏】、【三栏】等。