职位说明书的编写

职位说明书的编写2013年1月10日

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引言企业的困惑用人部门老与我过 不去，HR部门为 他们招聘的人员总 是认为不合适？

这个人暂时没什 么事做，找点工 作给他干一干？

HR部门推荐的 人员好象都无 法胜任呀！

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引言员工的困惑我已经很努力了， 但上司对我还不满 意，我不知道到底 为什么？

我们部门员工做 得很好，但其它 部门认为他们配 合不好！

我来公司几个星 期了，不知道到 底该做些什么？

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引言工作中的困惑过多突发事件 分工不明 用人不当 缺乏合理的 评价标准

职责不清

岗位价值被低估

我们可能并不了解每个岗位的具体工作职责是什么？ 我们可能并不了解每个岗位具体的工作量有多少？ 我们可能并不了解到底需要什么样的员工？ 我们可能并不了解如何有效地考核员工的工作？ 我们可能并不了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小？4

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一、职位的概念职位即岗位(position),它是指在一个特定的企业组织中、在一个特定的时间内、 由一个特定的人所担负的一个或数个任务所组成。简单地讲，职位是指企业的某个员工需 要完成的一个或一组任务。

职位分类：市场营销类：销售总监、销售经理、销售主管、销售助理、市场专员、市场助理…… 媒体广告类：公关经理、媒介经理/主管、品牌主管、促销督导…… 商务类：商务经理/主管、采购经理/主管、采购专员/助理、业务跟单员、报关员…… 后勤文秘类：行政总监、行政经理、办公室主任、行政专员/助理、经理助理、秘书、文员、前台…… 企业高管类：首席执行官CEO、总裁、总经理、总监、人力资源总监…… 财务审计类：财务总监/经理、财务主管/总帐主管、会计、出纳、统计员、税务专员、审计专员…… 店员导购类：店长、卖场经理、店员/营业员/导购员、收银员、理货员/陈列员……

……5

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一、职位的概念职位在企业系统中的位置 企业系统

销售 系统

采购 系统

财务 系统

行政 系统

管理 系统

……

子系统1 子系统2 子系统3 ……

职位1

职位2

职位3

……6

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二、职位说明书的概念

职位说明书，是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为 理论形式，使之成为指导性的管理文件。 职位说明书界定的是“职位存在的价值”、“职位做什么事/有什么职 责”和“职位要求什么样的人来做”。实际上解决了几个问题：工作如何科 学地组合成为一个整体；每一个环节/职位的任职者应该如何规范地行动； 如何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效。 职位说明书的具体内容可以根据企业的需

要来具体规定，一般包括：职 位名称、所在部门、工作关系、职位薪资等级、职位编号、编制日期、职位 价值、职责要求、关键绩效指标和任职资格等。

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三、职位说明书的内容

职位说明书

岗位描述

任职资格

岗 位 基 本 情 况

岗 位 设 置 目 的

主 要 工 作 职 责

主 要 工 作 权 限

主 要 工 作 关 系

工 作 特 征

最 低 学 历

专 业

工 作 经 验

性 别

资 格 证 书

专 业 知 识

专 业 技 能

岗 位 培 训 要 求

能 力 素 质

个 性 特 征

其 它

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四、职位说明书的作用

培训什么？如 何培训？ 选择怎样 的人？ 如何选？ 招聘/调配 HR规划 如何设置职位？ 绩效管理 关键绩效怎 样考核？9

职位培训 职位说明书 职位评估 薪酬回报

怎样 评估？ 怎样报酬 员工？

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四、职位说明书的作用人力资源规划：企业要根据生产经营发展战略做出人力规划。通过工作分析的结果，可以为有效的人力规划提供可靠的 依据。有多少种工作职位？职位目前的人员配备能否达到任职要求？今后职位和工作将发生那些变化，人员结构应做什

么相应的调整？后备人员的素质应达到什么水平？招聘：为应聘者提供了真实可靠的需求职位的工作内容、职责和人员的资格要求。 选拔：为选拔应聘者提供了客观的选择依据，提高了选择的信度和效度，降低了人力资源选择成本。 绩效管理：为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据，使员工明确了企业对其工作的要求目标，从而减少了因考 评引起的员工冲突。 薪酬设计与管理：明确了工作的价值，为工资的发放提供了可参考的标准。 职业生涯设计：使员工清楚工作的发展方向，便于员工制定自己的职业发展计划。 管理关系：明确上级与下级的隶属关系，明晰工作流程。 培训和开发：不同的员工有差异，并非人人都能够满足和达到任职要求，必须要不断培训，不断开发。因此，可以按照 工作分析的结果，设计和制定培训方案，根据实际工作要求和聘用人员的不同情况，有区别、有针对性的安排培训内容 和方案，以培训促进工作技能的发展，提高工作效率。 10

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五、如何编写职位说明书—职位基本信息(1-1)

职位名称： 限定词+名词 如：财务部经理 区域经理 产品部经理 行政助理

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五、如何编写职位说明书—职位基本信息(1-2)职位编号：有两种常用的编号规则 规则一： 部门代号 + 顺序号 例如：CW__001(财务部经理)

规则二：

顺序号 职位类别 部门代号

例如：CW__01 __ 001(财务部经理)12

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五、如何编写职位说明书—职位基本信息(1-3)所在部门指本职位所属的机构或部门。繁简程度要视

企业具体情况来定，原则上是应 该写到该职位所属的最小组织细胞。 如：财务部、“子公司名称+人力资源部”、“公司名称+人力资源部招聘科”

职务等级 薪资等级 直接上级 直接下级

指该职位经过职位评估后在组织中所处的等级位置。

指该职位经过职位评估和薪酬设计后的薪资等级。

指本职位直接汇报的职位名称。

指直接向本职位汇报的职位名称。

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五、如何编写职位说明书—任职资格(2)任职资格是指岗位对任职者在学历、专业、工作经验、性别、从业年 限制、专业知识、专业技能、职业素养及其他等方面的要求。 偏重于准入条件，在招聘员工时作为基本条件，才能胜任该职位要求的工作。 兼顾企业发展的需要任职资格 教育背景 学历、专业现代组织的培训体系，一般可以按照岗位层级的不同要求，归纳为三个不同的层次： 针对中下层基础岗位的岗位知识与技能培训、企业的基础技术与产品知识培训； 针对中层管理人员的管理技能培训； 针对中高层管理人员的经营管理理念培训，

培训经历

工作经验 性格特点

行业、岗位 开朗、热情、严谨

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五、如何编写职位说明书—技能和素质(3-1)技能包括基本技能和业务技能； 基本技能是指完成各种工作时需要具备的通用的操作技术。通常指“写作能力、外语能力和计算机能力”等； 例如： 一个大的集团办公室主任应具备的基本技能有：外语四级，能够阅读一般英文资料，能用外语进行日常交流； 能够熟练使用OFFICE办公软件；能够撰写集团领导的发言稿、宣传材料以及以集团公司名义下发的文件、报告； 一个预算工程师应具备的基本技能有：良好的公文写作能力；能够阅读专业英文资料；熟练掌握数据库管理、 工程造价相关软件及网络应用等； 业务技能是指运用所掌握的业务完成业务工作的能力； 例如： 对于一个集团公司办公室主任来说，应该具备的业务技能有：能够撰写集团领导的发言稿、宣传材料以及以集 团公司名义下发的文件、报告；能够运用行政管理知识建设并维护内外部工作关系；能够运用文秘管理知识处理好 文书、档案等管理工作；能够运用公关技巧建立良好企业形象，协调公共关系；能够运用人员管理的方法和技巧有 效地对下属进行管理与开发；能有效进行信息收集和提供； 对于一个人力资源管理高级咨询师来说，应该具备的业务技能是：能够独立主持大型项目(指拥有全资子公司、 控股子公司、分公司、事业部、分厂、项目组等各种下属机构的集团)的组织设计、工作分析、薪酬与考核体系的 设计； 这些技能都应区分其熟练程

度。对于外语和计算机的应用等技能可以参照国家统一规定的级别来区分。例如： 英语四级、计算机三级；对于没有国家统一规定的技能可以用行业标准或本公司标准来加以区分。

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五、如何编写职位说明书—技能和素质(3-2)能力要求是指该职位对任职者最需要的能力要求，一般不宜多，三到五个即可。 常见的能力有： 学习能力：通过自学更新知识结构，吸收新事物、新工具、新方法的能力 ；在工作中总结经验教训的能力 ；开辟新的学习渠道，收集 新的信息的能力 ； 创新能力 ：思维灵活，能够从不同的角度思考问题并提出新设想、新方案的能力 ；改进工作方式和方法的能力 ；开拓新局面的能力 ； 协调能力 ：处理组织内、外的人际关系、冲突和矛盾的能力 ；协调平衡大家的利益，促成“共赢”合作的能力 ； 沟通能力 ：语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力；善解人意，与人取得共识的能力 ；通过说服改变对方行为的能力； 分析判断能力：对现有信息进行分析，找出相关因素的能力；在分析的基础上，对问题的性质、根源及其发展趋势进行判别的能力； 问题解决能力：在不同环境、不同层面中发现问题的能力；面对问题提出解决思路的能力 ；解决问题的周到程度 ；解决问题的效率 ； 适应能力：熟悉新环境、新关系、新位置的能力；根据不同的环境和条件调整自己的心态和工作方法的能力；在新的组织关系下定位自 身角色，了解其他成员对于自己的期望并与人合作的能力； 培养指导下属能力：发现下属的特点，合理用人的能力；因人施教，开发下属的能力 ； 计划能力：对未来进行预测的能力；在预测基础上制定有效目标的能力；分步骤有效实施目标的能力； 组织能力：挖掘资源的能力；统筹安排，提高资源综合利用的效率的能力； 控制能力：面对各种局面，考虑并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝着自己期望的方向发展的能力；紧急情况下，能利 用各种有效的方法，稳定局面，使事情正常、有序地发展的能力； 执行能力：领会目标要求，完成任务的能力；执行过程中应变的能力； 信息检索能力：对信息的敏感性，积累与本职位工作相关的信息，掌握本领域最新动态的能力；在大量信息中，筛选有效信息的能力 ； 领悟能力：领会计划、方案、他人意图的正确性；在领会的基础上，举一反三，做出系列反应的能力； 举例说明： 一个办公室主任的能力要求是：计划能力、组织能力、协调能力、激励下属的能力、控制能力；一个人力资源部薪酬主管的能力要求是： 领悟能力、沟通能力

、问题解决能力、学习能力；市场策划人员的能力要求是：信息检索能力、分析判断能力、创新能力、学习能力、 沟通能力；销售人员的能力要求是：公关能力、沟通能力、拓展能力、适应能力；事务类人员只需要执行能力；