学Excel2003

第6章 管理工作表中 的数据除了利用公式和函数对数据进行计 算和分析外，Excel还提供了数据清单、 数据排序、数据筛选、分类汇总以及合 并计算等功能，利用这些功能可以方便 地管理、分析各类数据，从而为企事业 单位的决策管理提供可靠的依据。

学Excel2003

本章内容提要

建立数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 合并计算 数据分析

学Excel2003

6.1 建立数据清单在Excel中，数据清单是包含一系列数据的 工作表行，清单的第一行具有列标志，紧随其后 的行是数据行，在标题与数据、数据与数据之间 不能有空行，而且同一列数据必须具有同样的类 型和含义。在执行数据操作的过程中，Excel会自动将 数据清单视作数据库，即数据清单中的列被视作 数据库的字段，数据清单的列标记被视作数据库 的字段名称，数据清单的每一行被认为是数据库 的一条记录。

学Excel2003

6.1.1 建立数据清单的准则 数据清单的大小和位置 (1)避免在一个工作表中建立多个数据清单， 因为数据清单的某些处理功能(如筛选等),一次只 能在同一工作表的一个数据清单中使用。 (2)在工作表的数据清单和其他数据间至少留 出一个空白列和一个空白行，从而在执行排序、筛选 或插入自动汇总等操作时，有利于Excel检测和选定 数据清单。 (3)避免在数据清单中放置空白行和列，从而 有利于Excel检测和选定数据清单。 (4)避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。 因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。

学Excel2003

列标志 (1)需在数据清单的第一行里创建列标志。Excel 将使用这些标志创建报告，并查找和组织数据。 (2)列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、 边框或大小写样式，最好与数据清单中其他数据的格式 相差别。 行和列内容 (1)在设计数据清单时，应使同一列中的各行数据 具有同样的类型和含义。 (2)在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为 多余的空格影响排序和查找。 (3)不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。

学Excel2003

6.1.2 直接输入数据清单建立数据清单分以下两个步骤： (1)建立数据清单的标题：在数据清单的标题行 中键入各字段名。 (2)输入各项记录：可以直接在数据清单中键人 数据(该方式下当数据清单栏目较多时容易出错); 或使用“记录单”输入数据。 例如要制作一个通讯录，首先要规划好数据清单 的结构，即字段，然后在工作表中输入相应的数据。

学Excel2003

6.1.3 使用记录单输入与编辑数据1.使用记录单输入数据

学Excel2003

学Excel2003

2.使用记录单编辑数据若要添加新的记录，可在记录单 对话框中单击“新建”按钮，然后输 入各字段内容即可

。重复该操作可添 加多条记录。添加完毕，单击“关闭” 按钮，退出记录单对话框。 若要修改记录，可单击“上一条” 或“下一条”按钮查找并显示出要修 改数据的记录，如图6-8所示，然后 修改该记录的内容。修改完毕，单击 “关闭”按钮，退出记录单对话框。 若要删除记录，可单击“上一条” 或“下一条”按钮查找要删除的 记录，然后单击“删除”按钮， 弹出提示对话框，单击“确定” 按钮，在记录单中显示的记录被 删除。

学Excel2003

6.2 数据排序排序是对工作表中的数据进行重新组织安 排的一种方式。Excel可以对整个工作表或选 定的某个单元格区域进行排序。 在Excel中，可以对一列或多列中的数据 按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可 以按自定义序列(如大、中和小)进行排序。 大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也 可以针对行进行。

学Excel2003

6.2.1 简单排序简单排序是指对工作表中的单列数据按照 Excel默认的升序或降序方式进行排列。 升序排序 数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。 日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。

文本：按照特殊字符、数字(0…9)、小写英 文字母(a…z)、大写英文字母(A…Z)、 汉字(以拼音排序)进行排序 逻辑值：FALSE排在TRUE之前。 错误值：所有错误值(如#NUM!和#REF!) 的优先级相同。 空白单元格：总是放在最后。 降序排序 与升序排序的顺序相反。

学Excel2003

对“水果名称” 列进行升序排序

学Excel2003

6.2.2 多个关键字排序多关键字排序，也就是对工作表中的数据按两 个或两个以上的关键字进行排序，。 下面将水果价格表中的“水果名称”、“产 地/规格”和“最高价”按升序进行排序。

学Excel2003

将水果价格表中 “水果名称”、 “产地/规格” 和“最高价”按 升序进行排序后 的效果

学Excel2003

6.2.3 自定义排序如果已有的排序规则无法满足用户要求，此时可以 用自定义排序规则来解决。在该方式下，需首先自定义 序列，然后再按自定义的序列排序。

自定义序列

学Excel2003

学Excel2003

自定义排序 结果

学Excel2003

6.3 数据筛选Excel的数据筛选功能为我们提供了一种方 便、快捷的数据查询方法，它只显示符合条件的 数据，而将不符合条件的数据隐藏起来，且隐藏 起来的数据不会被打印出来。要进行筛选数据操 作，工作表中必须有列标签。

6.3.1 自动筛选自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选 时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示 符合条件的数据。

学Excel2003

将水果价格表中 “产地/规格”为 “国产”的记录筛 选出来了

学Excel2003

6.3.2 自定义筛选在筛选按钮下拉列表中选择“自定义”项，可 以限定一个或两个筛选条件，以显示

出所需的数据。 下面将水果价格表 中“均价”大于或 等于10且小于或等 于25的记录筛选出 来。

学Excel2003

筛选出水果价格表中“均价”大于 或等于10且小于或等于25的记录