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Word如何进行“邮件合并”

陆丰市玉燕中学 蔡清怀

“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一，这项功能是要与Excel等数据源结合才能实现。基本思路是利用Excel作为数据源，用Word作为打印的模板。以下是几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。

1．建立Word模板。

将Word的页面设置按你所要的效果进行相关设置。文字的内容与格式也要先设置好。如图：蓝色字体部分的内容是要改变的，这些数据从Excel中获得。

2．建立Excel数据源的模板。

根据打印的版面需要，决定Excel的数据结构模式，如上图，一张纸只打印一个人（单位）的数据，在Excel中，将相应的“姓名”、“奖项”等数据以列为单位存入。如图：

注意：如果一张纸要打印多个数据单位的，如下图，则相应的Excel数据库结构也要改变，如图

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因为Word在获取Excel的数据时，是整列获取，就是说，C列、G列均为“姓名”， Word的一个数据域将Excel中C列的数据获取完毕后，不会G列的数据的。简要地说，一个Word里的域，只能获取Excel里一个列的数据。

3．开始邮件合并

（1）在你编辑好的Word模板中，依次打开Word菜单中：工具、信函与邮件、邮件合并，在右侧窗口出现：点“下一步”。如下图：

（2）下一步：选取收件人，如下图：

（3）“浏览”，找到刚才建立的Excel文件，并打开。如下图：

刚才将数据存放在Sheet 1中，所以此处不用改。点确定就行了。出现如下对话框：