干部人事档案管理

岗位培训讲义

干部人事档案整理工作 干部人事档案整理工作的概念、类型、要求 干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求 干部人事档案的分类和干部人事档案材料的归类 干部人事档案材料的排序与编目 干部档案材料的复制与加工 干部人事档案材料的装订与入库 向外传递、报送干部人事档案的要求

第一节 干部人事档案整理工作的概念、类型、要求

一、干部人事档案整理工作的概念干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，它是将

收集起来的每个干部的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在基础上，不断地对档案内容进行补 充的工作。它可以具体从以下几个方面讲：

干部人事档案的整理工作是档案建设的基础工作档案建设是一项大工程，它包括三项内容：一是档案的自身建 设，如体制、机构、工作原则、领导与指导关系、规章制度、 管理方法等；二是物质建设，如库房设施、“六防”措施等。 其中档案的整理工作，就是一项重要的基础性工作，为什么这 样说？这是因为档案的整理工作，是整个档案管理工作的中心 环节，它是干部人事文件材料转化为干部人事档案材料的重要 条件，又是人事档案利用工作的前提，可以说没有干部人事档 案的整理，就谈不上档案的科学管理和利用。

干部人事档案的整理，是按照一定的规则方法和程 序，把收集来的干部人事档案材料进行系统化条理 化的加工过程。我们平常通过各渠道收集上来的干部人事档案材料，是分散

的和零星的，要想把它转化为成档案，必须按照一定的规则 方法和程序进行整理，中组部颁布的《干部档案工作条例》 和《干部档案整理工作细则》等，就是我们干部档案整理工 作的依据与准绳。

干部人事档案整理的程序一般分为以下八个步骤： 干部人事档案材料的鉴别 干部人事档案材料的分类 干部人事档案材料的排序 干部人事档案材料的编目 干部人事档案材料的复制 干部人事档案材料的技术加工 干部人事档案材料的装订 干部人事档案材料的验收入库

只有经过这些步骤，才能使收集来的材料从分散到集中，从零 星到系统，从而使之系统化、条理化。

干部人事档案材料的整理，并不是一次性 整理之后就一劳永逸，而是要随着新材料的 不断补充要经常性地进行续整。

二、干部人事档案整理的类型 干部人事档案整理的类型就其范围来说，可分为常 规整理和局部整理。 常规整理，就是对新建档案的整理。新建档案是指本 单位新吸收进

来的干部档案，它的来源一般有下列几个 渠道：

大中专毕业分配当干部，从学校寄来的学生档案。 国家人事部门按计划在社会上招录的干部，这些一般是电 大、自学考试、业大等毕业生，他们的档案是从人才流动 中心转递来的。 从外单位调来的干部，档案随人寄来。 从工人中提拔来的干部，其档案从工人档案转为干部档案。 从部队复员转业的干部，档案从部队转来。

局部整理，也叫续整。所谓续整就是因补充新材料而对原有整

理过的档案进行部分整理，其特点是：针对性强(哪份档案有 新材料就整理哪份，是第几类的材料，就续在第几类后面); 有基础(在原已整理好的基础上作局部的整理);但很麻烦 (这是因为续整时要拆卷，加入新材料，补登目录，再装卷， 因反复拆卷，使装订孔增大、移位，装订不整齐)。

三、整理工作的基本要求1. 整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、 目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真 实、条理、精炼、实用的要求。

2.

整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、 目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和 设备。 整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、 政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规 定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理 工作。

3.

四、干部人事档案整理前的准备工作 主要有以下几个方面的内容：

1.2.

干部人事档案材料的准备。在整理之前所管理的干部人事 档案材料应收集齐全。人员准备。管档卷较多，人员配备少的单位，整理任务重 的，单靠干部人事管理人员自己整理是不行的，必须挑选 政治素质和业务素质较好的党员干部来集中整理，并对他 们严格进行培训，学习文件，熟悉业务，掌握有关政策规 定，明确工作的要求和整理工作的各道工序、步骤和实际 操作技术，可采取先试行整理，达到标准后，再正常的开 展整理工作。

3.

经费的准备。整理工作需要一定的费用，购买工具、

用品，在整理工作前要申请解决专项经费。

4. 物资准备① 整理室。整理干部人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、 技术加工等，并且要求安全保密，因此，需要有一定的场地。 ② 工具。整理干部人事档案需要进行一些技术加工，因此，要 配备一些整理工具。一般有打眼机、切纸机、剪刀、启钉器、 铁夹等，有条件的单位可以配备缝纫机和复印机等。 ③ 用品。整理干部人事档案要备齐必要的用品，就是要按《干 部档案工作条例》的规定

和兵团统一要求印制的干部人事档 案盒、档案卷皮、目录纸、分类角、分类条章等。同时，还 要准备几种在整理工作中用的登记表格，如：整理干部人事 档案登记表、销毁材料登记表、缺少材料登记表。

五、整理工作应注意的事项必须认真做到以下几点： 1. 在整理档案时，严禁抽烟，以确保档案安全。

2.3.

不得私自涂改、抽取或伪造材料。不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案

材料，需进行登记，经主管领导批准后分情况予以处理。4. 在整理档案的过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢 失档案材料和泄露干部人事档案内容。

第二节 干部人事档案材料鉴别的意义、原则和要求 干部档案材料的鉴别，是干部档案管理部门对收集起来准 备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保 存价值，确定是否归入干部档案的工作。

鉴别工作的意义1. 2.

鉴别工作是干部档案材料进入干部人事档案的最后一

道关口，是系统整理的基础和前提。鉴别工作是保证干部人事档案完整、真实、条理、精 炼、实用的总要手段。

3.

鉴别工作是正确贯彻党的干部政策、彻底肃清干部人 事工作中“左”的影响，调动干部积极性的措施。

鉴别工作的原则首先必须根据中央有关文件精神，以《干部档案工作条例》 和《关于干部人事档案材料收集归档规定》等有关文件， 作为鉴别工作的基础标准。

鉴别工作的要求归入的干部人事档案材料，必须符合真实标准，手续完备 的要求。 材料要真实准确。凡诬蔑不实和虚假的材料，模棱两可、 含糊其辞、自相矛盾的材料，一律不得归档。准确是指材料的 归属要准确。首先，要判定是否属于所管干部的材料，其实，

要判定是否属于归档范围，发现同名异人，张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其有保 存价值的文件可交文书档案保存，不属于干部档案的内容，比

较重要的证件、文章等，组织还需要保存的，退还本人。无保存价值又不能退还本人的，应登记报主管领导批准销毁。

1.

材料要完整、齐全。一个干部人事档案不是孤 立的，相互之间有着历史的内在联系，互相依 存，互相补充，构成一个完整的有机体。如： 五类政审材料一般应具备审查结论、调查报告、 上级批复、主要证明材料、本人交待材料等。 上述材料，属于成套的，必须齐全，每份归档 材料，必须完整，对头尾不清，来源不明的材 料，要查清注明后再归档，否则，不能归档。