现代秘书学与秘书实务上编(第四版)

现代秘书学与秘书实务 (第四版)

向国敏

编著

华东师大出版社2012年出版

上 编

现代秘书学原理

第一章 绪 论第一节 秘书学的基本概念——秘书

一、我国秘书概念的流变(一)我国秘书概念的古今异同

今天，“秘书”一词是对在领导者身 边工作，为领导者处理信息、协理事务的 服务人员的统称。

古代“秘书”一词最初却不是指人或 者职务，而是指具有秘密性质或神秘色彩 的文献。这些文献主要有三类：一类是指 封建帝王宫禁内收藏的经籍；另一类是指 朝廷中的机要文书；还有一类是指以隐语、 咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带 有浓厚的迷信色彩的谶纬图箓。

由于“秘书”一词原义是指文献，故后 来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职 称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书 郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国 家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收 集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我 国古代以“秘书”一词命名的官职或官署， 并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不

能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。

结

论：

一是古今“秘书”一词所代表的概念具有 明显的区别，古代“秘书”一词指物，现代 “秘书”一词则指人，即为领导者提供特定服 务的人员；

二是古今“秘书”概念之间存在内在的联 系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字组成。 “秘”即秘密、神秘的意思。我国古代“书” 一字指一般图书外，还包括版图、律令、户籍、 族谱等文书和档案，这同现代意义上的秘书职 能具有一定的相通之处。

(二)我国现代秘书概念的确立●源头1907年，安徽巡抚冯煦率先设立 “秘书”、“助理秘书”的官职。 ● 标志： 1912年，孙中山领导的中华民国临 时政府设秘书处，内有秘书长一人，秘 书若干人。

现代“秘书”一词的含义发生了以 下变化： 首先，它彻底摆脱了与“图书”这 一含义的联系，从指物转变为专指某种 特定的职务； 第二，秘书作为一种特定的职务， 不再以掌管一般意义上的图书典籍为主 要职责，而真正具有了现代意义的秘书 职能。

二、国外对秘书概念的解释●Secretary最早是指英王身边的辅臣●今天，一切辅助主管人员从事行政和 业务管理的人员都可以称为secretary

国际职业秘书协会的秘书概念秘书应是主管人员一位特殊的助手，他掌握办公室工作技巧，能在没有上级

过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确判断能

力，并在所给予的权力范围内作出决定。

美国《职称辞典》对秘书的要求1.全面处理机关

、公司的行政工作； 2.能用速记记录口述； 3.将口述或复制的记录信息译成文字； 4.处理首长约会及提醒约会； 5.接见办公室来访人员； 6.接打电话； 7.处理首长重要邮件，拟写日常函件； 8.对办公室其他工作人员进行工作监督； 9.整理人事档案。

三、秘书的定义秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。

(一)秘书活动的根本对象是领导者秘书活动的对象分解成两个相互联系的层 次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘 书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信 息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本 的，对于秘书活动具有本源意义的对象 ——领 导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了 核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性 和可能性。 结论：没有领导活动，就没有秘书活动。

正确处理三对关系 为本级领导服务与为上级领导服务 为本级领导服务与为下级领导服务 为本级领导服务与为群众服务

(二)秘书活动的根本职能是辅助管理领导者职责是对自己所辖的系统进 行正确有效的决策、计划、组织、指挥 和协调，概言之，就是对所辖系统实施 有效的管理和控制。领导管理过程是个 动态控制系统，是由研究、决策、执行、 监督、反馈五个相互关联的子系统构成 的。

领导管理控制系统

研 究 系 统

决策 中心 监督系统 反馈系统

执行系统

受控 系统