文件和档案管理制度
时间:2025-07-10
时间:2025-07-10
1.0目的 为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作,进一步规范档案管理工作秩序,特制定本制度。
2.0档案管理方式与组织
公司档案以集中管理为主,采取集中与分散管理相结合的方式。即公司档案由综合办公室集中统一管理,相关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。 3.0归档档案范围
3.1政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、
规定、通知等等资料。
3.2公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。
3.3内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
3.4与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。
3.5主管任命书等资料,以及关于员工奖励、处分的文件资料。
3.6公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。
3.7公司内部的各项管理制度。
3.9重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、
会议简报、会议记录等等。
3.10反映主要职能活动的报告与总结。
3.11其他反映经营管理业务活动,具有查考价值的文件资料。
4.0相关档案管理责任
4.1文书档案、人事管理档案:由综合办公室负责抓好机关文书、合同等档案的归
档管理;业务档案资料由相关部门指定专人负责管理。在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后,一般情况下交由综合办公室登记,并实行统一保管和归档,相关部门只留存复印件。
4.2财务档案:由财务科负责具体抓好财务单据、账簿等资料的定期归档。
4.3合同档案:各科室要强化合同文书档案管理意识。凡各科室及在分管领导指导
下签订,或指导协调辖属企业签订,或有关部门签订的,与粮食系统有关的合同,各相关科室要在10日内将所负责签订的合同原件报送市局办公室,由专人进行保管。特殊情况不能报送原件,要说明情况并报送复印件。机关合同签订实行“全程负责制”。各科室要强化合同签订的法律意识和责任意识,请司法
部门及律师帮助审核,使合同的签订置于法律框架之内,确保合同签订的严肃性。各相关科室将合同档案报送办公室存档的同时,要继续认真抓好合同期限、合同执行效果等情况跟踪落实,并及时与办公室联系或向分管领导报告合同执行有关情况,提出相关的意见和建议,确保合同的起草、审核、签订、执行、存档等环节的科室“全程负责制”落到实处。
4.4基建保卫档案:由基建保卫科负责抓好基建项目、安全生产等相关档案管理工作。
4.5业务档案:由调控储运科负责抓好仓库储粮情况等资料档案的管理。
4.6审计档案:由审计科负责抓好年度离任审计等文件资料的整理归档。 5.0档案归整
5.1归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批或无原件的重要文件不能
归档的,可保存复印件。
5.2以正式文件发出的文件、函件或请示,有关科室在收到有关部门的批复文件后,
要及时送交办公室进行登记归档,确保文件申请与批复的连贯性,避免出现只有请示没有批复的档案文稿。
5.4档案资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务,按照“案卷类目”放入文件
卷夹内分类保管,并填写《文档归档登记表》,方便查阅。
6.0档案保管与借阅
6.1档案属于机关办公机密资料,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导
批准不得借阅。
6.2借阅档案材料,须经档案管理所属科室负责人批准。借阅档案,必须履行登记、
签收手续。借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借,过期由档案保管人员催还。需要长期借出的,须经有关领导审核批准,并由档案管理人员做好详细登记。
6.3调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印,不得拆卸、损污
文件,归还的档案材料应完整无损,否则,追究当事人的责任。
6.4借出的档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告分管领导及时处理。
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