文件和档案管理制度

1.0目的 为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规范档案管理工作秩序，特制定本制度。

2.0档案管理方式与组织

公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。即公司档案由综合办公室集中统一管理，相关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。 3.0归档档案范围

3.1政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、

规定、通知等等资料。

3.2公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。

3.3内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

3.4与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。

3.5主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。

3.6公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。

3.7公司内部的各项管理制度。

3.9重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、

会议简报、会议记录等等。

3.10反映主要职能活动的报告与总结。

3.11其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。

4.0相关档案管理责任

4.1文书档案、人事管理档案：由综合办公室负责抓好机关文书、合同等档案的归

档管理；业务档案资料由相关部门指定专人负责管理。在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后，一般情况下交由综合办公室登记，并实行统一保管和归档，相关部门只留存复印件。

4.2财务档案：由财务科负责具体抓好财务单据、账簿等资料的定期归档。

4.3合同档案：各科室要强化合同文书档案管理意识。凡各科室及在分管领导指导

下签订，或指导协调辖属企业签订，或有关部门签订的，与粮食系统有关的合同，各相关科室要在10日内将所负责签订的合同原件报送市局办公室，由专人进行保管。特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件。机关合同签订实行“全程负责制”。各科室要强化合同签订的法律意识和责任意识，请司法

部门及律师帮助审核，使合同的签订置于法律框架之内，确保合同签订的严肃性。各相关科室将合同档案报送办公室存档的同时，要继续认真抓好合同期限、合同执行效果等情况跟踪落实，并及时与办公室联系或向分管领导报告合同执行有关情况，提出相关的意见和建议，确保合同的起草、审核、签订、执行、存档等环节的科室“全程负责制”落到实处。

4.4基建保卫档案：由基建保卫科负责抓好基建项目、安全生产等相关档案管理工作。

4.5业务档案：由调控储运科负责抓好仓库储粮情况等资料档案的管理。

4.6审计档案：由审计科负责抓好年度离任审计等文件资料的整理归档。 5.0档案归整

5.1归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的重要文件不能

归档的，可保存复印件。

5.2以正式文件发出的文件、函件或请示，有关科室在收到有关部门的批复文件后，

要及时送交办公室进行登记归档，确保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的档案文稿。

5.4档案资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务，按照“案卷类目”放入文件

卷夹内分类保管，并填写《文档归档登记表》，方便查阅。

6.0档案保管与借阅

6.1档案属于机关办公机密资料，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导

批准不得借阅。

6.2借阅档案材料，须经档案管理所属科室负责人批准。借阅档案，必须履行登记、

签收手续。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员催还。需要长期借出的，须经有关领导审核批准，并由档案管理人员做好详细登记。

6.3调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污

文件，归还的档案材料应完整无损，否则，追究当事人的责任。

6.4借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告分管领导及时处理。