如何写好建设监理的会议记录和会议纪要(2)
发布时间:2021-06-05
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陈独秀的秘密
,工程建设过程中必然会举行众多类型的会议,通过会议的讨论研究,统一了思想认识,形成决议。为使会议精神能在会后很好的贯彻执行,顺利实现预定的目标,并作为日后检查执行情况的根据,就有必要把会议的内容具体记录下来。这些记录材料就是会议记录。工程建设监理会议记录有别于其它会议记录,有其自己独特的格式,它所包括的两个部分是:
3.1 会议记录(B3-1) 由五个方面组成,即会议主持人、会议时间、会议地点、记录人和会议内容。会议内容是会议记录的主要部分,记录方法有两种。
(1 )摘要记录。只记会上报告了什么事情,讨论了什么问题,通过了什么决议。一般只要在开会时认真地记一下,事后未必整理,但也要仔细地看过、补遗。
(2 )详细记录。要把每个人的发言都记下来,不仅要在开会时记好,而且要在会后认真地加以整理。会后整理的记录还要经过主持人的审阅。
以上两种方法,究竟采用哪一种比较合适,要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题来决定。一般的会议,如讨论的问题比较简单,只要摘要记录就可;讨论的问题比较复杂,在讨论过程中有不同意见,甚至有争论的,就要详细地记下来。
3.2 会议签名单(B3-2 ) 会议签名单里主持人、时间、地点、记录人与会议记录相重复,书写时必须要一致,不能有误。工程名称写建设项目名称,编号写工程合同编号+B3.2+N (N 是自然数)。出席人员及职务签名栏较为关键,最好在散会前讨论时间里抽空签。尤其是重要领导人当时签不上,会后再补很困难,往往空缺。
4 会议纪要
会议纪要是根据会议记录摘要整理的、需要贯彻执行的书面文件。水利工程建设过程中,要形成全文纪要的会很多,如:技术交底会议、施工方案审查会议、基础验收会议、工程阶段验收会议、年度工程计划会议、竣工验收会议、索赔协调会议、设备采购会议等。这些会议虽开过后并不作出正式决定和决议,但对会上所讨论的问题,在取得一致意见后,需要贯彻执行,在这种情况下,就需要写会议纪要。
会议纪要一般包括两个方面:会议情况简述和内容纪要。
4.1 会议情况简述 简要叙述开会目的、时间、地点、参加会议的单位和讨论的问题及讨论情况。
4.2 内容
纪要 记述有关领导的讲话摘要,归纳与会人员经过讨论取得一致意见的几个问题。
4.3 注意的问题 会议纪要既然要贯彻执行,在写作时就必须注意以下几点:
(1 )阐述要清楚,交代要具体,否则就无法贯彻执行。
(2 )观点要鲜明,是非要分明,对有争议的问题要表明态度,以免造成